信息化时代下如何保证档案安全

张金

鹤岗市房地产产权市场管理处

摘要：无论是传统的时代，还是信息化时代，档案安全管理都是关键，只是在不同的时候，需要采取不同的措施来保证档案安全，这是因为不同的时代，档案安全面临的问题不同。本文主要通过信息化时代档案安全存在的问题的介绍，进而探讨了其档案安全措施，希望能够为档案安全管理工作提供帮助。

关键词：信息化时代；档案安全

信息化时代保证档案安全的措施有很多，但是要遵循一定的原则，其中最最重要的就是整体性原则，就是从全局考虑出发去保证档案安全，起到宏观统领的作用，这其中也包括很多原则，其中法制原则是关键，因为无论是做任何工作，只有在法律允许的范围之内，才能有效保证档案安全的措施也不例外，一旦超过这个界限就要受到相应的惩罚。

1、信息化时代档案安全存在的问题

信息安全问题，知识产权问题，这些问题的产生，在一定程度上阻碍了档案信息化工作的顺利进展。目前，用于解决上述问题的对策除了技术以外，也有很多学者呼吁应尽快出台关于档案信息化的法规、政策和标准，但问题是，技术本身就是一把双刃剑，问题主要不在于技术，而在于人性。我们看到，复制技术既可用于信息共享，也可用于侵犯他人知识产权；过滤技术既可用于自律，也可用于搜集他人的隐私信息；加密技术既可用于信息安全防范，也可被恐怖分子和极端民族主义分子用于秘密通信，从事破坏和颠覆国家政权的犯罪活动。

1、数字档案信息对计算机设备的依赖性

数字档案信息从传输、存储到显示都是通过计算机实现的，计算机是生成数字档案信息的前提和基础，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息，因此数字档案信息对计算机及其相关设备具有绝对的依赖性。

2、数字档案信息的不安全性

除了数字档案信息对计算机设备的极强依赖性之外，处在系统网络中的数字档案信息表现出的不安全性十分明显，网络安全的薄弱性是不可忽视的，计算机网络系统并不安全，有时会出现某些隐患，从而使数字档案信息化为乌有，另外计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丟失的问题，带来难以估量的损失，这些都意味着确保数字档案信息的保密性、完整性、真实性和可用性极富挑战意义。

3、数字档案信息对标准的依赖性

在数字档案信息的形成与管理中使用标准，有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性，标准的使用不仅有利于数字档案信息的科学管理，同时，遵守与使用标准还便于数字档案信息随技术的发展在新、旧数字平台间转换，这将直接降低保存数字档案信息的费用，因为，随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，如果数字档案信息按标准进行管理，就会降低数据格式变换的频率，格式变换、数据迁移的频率降低，所需的费用自然就降低了。

2、信息化时代保证档案安全的措施

信息化时代，档案管理也逐渐的进入到了信息化时代，很多部门的档案管理都已经应用了电子档案管理，但是电子档案管理却存在着安全隐患，针对这一问题，必须采取措施，否则不但没有发挥信息化时代的作用，甚至会影响档案管理事业的发展。可以采取以下措施：

2.1整体指导原则

整体指导就是全方位、多角度的去指导和管理，起到宏观调控的作用，使其从整体上走上正轨，整体指导的原则主要包括以下几点：

首先，法制原则，也就是说保证档案安全，必须是比在法律允许的范围内，不能违反相关规定，否则档案安全没有保证，也触犯了法律。法律是行驶一起活动的依据，如果没有在这个依据下行驶权利，只会取得事倍功半的结果。但是我国有关档案的法律法规还有一些不健全的地方，相关部门应该尽快完善，使信息化时代的档案管理有一定的法律依据。

其次，伦理原则，无论是什么行业都具有一定的伦理性，信息化时候的档案安全管理也是如此，所谓伦理原则简单的说就是要有一定的好坏标准，比如说违法法律的档案安全管理就是不被允许的，因为要在信息化时候，逐渐建立起档案安全管理的科学合理的标准，从法律以及道德方面来真正的解决这一问题。这就需要建立健全档案管理环境，优良的环境是档案安全管理工作的重要保证。

再次，效用原则，无论传统时候的档案安全管理，但是信息化时代的档案安全管理，其主要目的都是为人们服务，如果没有一定的效用性，其管理也就失去了意义。虽然信息化时代，使用的都是高新技术，但是如果部门不能承受，完全没有必要一定要引进先进的技术，只要适合本部门管理的技术即可，而且档案安全问题不可避免，不能一味怕影响档案安全管理工作，而影响档案的使用，只要将档案安全问题发生的概率降低到可以接受的范围就可以，效用性才是关键。

最后，创新原则，保证档案管理的措施虽然有很多，但是方式都比较传统，有些盗取档案的人员已经对这些方法有所了解，从某种程度上说，不及时的调整档案安全管理办法，也是档案安全频发的主要原则，因此一定要对其进行创新，使其管理办法能够完全的适应档案安全管理，而且如果方法十分实用，也可以作为专利，卖给其他档案管理部门，甚至国外，这在一定程度上也为档案管理部门增收。

2.2档案信息化的法治保障

目前，我国与数字档案信息安全保障体系相关的国家法律包括《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但从整体来看，现有的法律法规尚不能为解决数字档案信息安全保障体系建设面临的复杂问题提供有效的法律依据，因此要进一步完善我国数字档案信息安全保障体系。

2.2.1修订档案基本法

现行的《中华人民共和国档案法》面对的是日新月异的客观环境，已经不适应当前信息化的飞速发展，有必要将其纳入我国的立法规划工作，在修订时，应对数字化档案作出明确、具体的规定，将以磁性物质和激光为主要介质的数字化档案纳入法律规范。

2.2.2归并各类规章制度，避免政出多门

应以修订的档案法为指导核心，归并和修改甚至是废除与其不相适应的各类部门规章，这样既能有效节约行政和执法成本，又能有效控制档案安全问题，参照国际档案立法趋势数字档案信息安全保障体系的立法要借鉴国外成功的立法经验，要注意和国际接轨，国外在数字档案信息安全保障方面的一些成功的经验和做法，我们应当积极努力学习、借鉴和吸收，我们在制定具有我国特色的政策法规时，在不失我国原则的前提下，应尽量向国际规则靠拢，从一开始就能和国际接轨，避免走弯路，但也不能完全照搬外国的做法，必须结合我国国情，坚持从实际出发，走有中国特色的发展道路，同时还应指出，提高执法的有效性是立法目的得以实现的基础保证，这就需要行政、司法部门通力配合，真正将法律贯彻到实处，体现法律的权威和保障性。

3、结语

综上所述，可知即使是信息化时代，档案安全依然存在，因此一定要采取科学有效的措施，来保证其安全，使档案管理工作真正的为人们服务，但是因为我国档案安全管理工作的相关法律还有一些不够健全，这就需要相关部门及时的调整与完善，从大环境中保证档案安全，培养相关的档案管理人员也是保证档案安全的重要方法。

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