浅谈工程档案的特点作用与管理方法

吴淑暖

泉州市公园管理中心 福建泉州 362000

摘要：建筑工程档案管理是建筑工程项目管理的重要部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，因此本文讨论了工程档案的特点作用与有效管理的措施。

关键词：工程档案；管理；措施

一、工程档案的特点

工程档案来源分散，涉及领域广泛。形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大。工程项目的完成要经过项目建议、可行性研究、勘察、设计、建设准备、施工、竣工验收等多个阶段，不仅涉及研究、决策、设计、建设、监理、施工、监督环保等多个部门和企业，还涉及多个专业、多种技术领域是多种技术、工艺的综合运用。记录形式的多样性。工程内容繁多、形式多样，也造成了记录形式的多样性。各种批文、说明、报告、往来公函等资料以铅字印刷为主；工程内容、型式、施工工艺、施工进度、竣工结算等资料以图纸、表格为主；为保证原始记录的隐蔽记录、材料检测记录等资料以手写为主。随着科技发展，为了形象表达工程效果，音像视频材料也成为工程档案记录的一种。档案成果的系统性。工程档案是以建设项目为单位，记录该项目形成全过程的各种文件、图纸、资料的总和，是一个完整的整体。

二、工程档案资料的内容

综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等；土建工程及水、电、设備安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等；竣工图等。主要包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、给水排水工程竣工图、强电弱电工程竣工图、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、加强档案管理的作用

1、建设工程档案是建设工程的有机组成部分

建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。

2、工程档案管理是工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，实际上是工程项目管理的一部分。

3、工程档案管理是提高工程质量的重要手段

工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，防止了“以次充好”事件发生；还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。

四、有效管理工程档案的措施

1、配备专业技术人才

人才需求和配备问题是工程档案事业发展中非常现实，非常重要的一个问题，做一个合格的工程档案管理员应具备以下几方面素质：工程档案人员的政治素质：坚持四项基本原则，坚持实事求是，热爱档案工作；具有高度的法律意识：要人人知晓工程档案的法律法规，使大家都懂得以法治档依法办事，每个参建人员都应在法律法规的规范下，完成自己承担的工作；工程档案人员的专业知识一方面，工程档案内容广泛，专业性强，档案人员必须熟悉档案管理各项工作的原则和方法，更要了解规划、土建工程及水、电、设备安装、图纸会审、工程质量检验等知识，要对专业人员进行定期岗位培训，岗位必备的知识为：了解城市建设法规和档案管理法规与技术标准：熟悉档案与城建档案的基本知识，以及工程档案的知识；熟悉计算机应用知识；掌握城建档案管理的工作程序；通过岗位培训，使档案管理人员具有制定工作计划，组织实施档案业务管理的能力，处理业务和有关部门协调能力，应用自如的操作计算机能力，有效的提高工作效率和经济效益。

2、严格执行工程档案与工程竣工同步进行

工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证，尤其是工程质量事故检测的依据.工程施工时应按施工图施工，从施工记录、施工实验记录，建设材料的选择，工程检查验收，质量评定等方面予以体现.工程文件、竣工图便是施工质量的真实记录，当然这也是审定工程质量，判断工程事故的依据.在工程竣工验收时，一定要严格审核工程档案的内容是否齐全真实，是否有缺、漏现象，是否按规范要求进行归档.如果发现问题及时解决，认真贯彻执行相关法规，把好竣工验收关，做到工程竣工验收与档案验收同步.移交合格的由建设部门发放合格证.不按规定移交档案的，不发放合格证，不得交付使用，不得申报优质工程和其他奖励。达到工程档案的完整、准确、系统.由于工程档案不准不全，造成各种事故原因无法查清，使工程管理难以到位，给人们的生产、生活带来了不便和严重的经济损失.因此工程档案的完整性很重要。

3、做好工程档案开发利用

工程档案工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务，充分发挥工程档案社会效益和经济效益但是只有等到充分的开发利用，只有同城市建设的利用需要结合起来，发挥其客观存在的价值.对收集来的工程档案，如果只把它们堆积起来，放在库房里，使档案处于静止状态，它的价值再大也发挥不出来。为使档案从静止状态进入运动状态，为使档案客观存在的价值充分发挥出来，必须通过利用工作。档案部门须自学地大力开发工程资源，通过提供档案信息为城市建设服务，沟通档案工作与城市建设活动之间的联系，这样才能真正有所作为，真正发挥参谋助手的作用.所以提供利用是整个工程档案工作中最富有活力的一个环节。

4、健全工程档案管理网络

在建设初期应把参与建设的各单位组织起来，建立工程档案编报工作网，工程档案主管部门随时掌握工程进度和工程档案编制情况，及时解决遇到的技术问题和协调问题，编报网络可组织开展一些有益活动，召开经验交流会等，加强联系取长补短。

5、加强对工程档案工作的监督检查

城建档案管理机构要建立健全组织检查机构，配备人员，组织监督检查，按程序办，认真负责对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，应随时提出意见和批评限期改正，确实起到监督检查的督促作用。

结语

工程档案是否齐备直接影响着工程项目的整体质量，同时良好的工程也肯定具备完整的工程档案；作为企业的领导层，应当充分认识到工程档案管理的重要作用，重视企业工程档案归档，强化工程重点环节工程档案质量控制，引进专业的工程档案管理人员，进而提升企业的工程档案管理水平。

参考文献：

[1]汤丽平.浅谈工程档案的建立与管理.广东档案[J].2010

[2]魏延晓.做好工程档案管理确保建设工程质量[J].城建档案.2011