探究分析高职院校学生学籍档案管理的问题和策略

孙磊SUN Lei；朱桂平ZHU Gui-ping

（江苏财经职业技术学院，淮安 223003）

（Jiangsu Polytechnic of Finance &Economics，Huaian 223003，China）

0 引言

随着时代与科技的快速发展，高职院校随之得到不断的进步，高职院校是以培养职业人才为主的教育场所。所谓职业教育就是指学习者经培训教育获得相应的专业知识与专业技能，具备一定的职业能力与职业道德，二十一世纪以来，社会各界对人才的需求比较迫切，职业教育逐渐受到了国家政府的关注，在我国有关政策的扶持下，职业教育得到了飞速的发展，其投入资金不断加大，国内各大高等职院资源配置得到全面的提升，办学质量有了质的飞跃，整体办学效益比较显著。近年来，高职院校为社会输送了一批又一批的专业人员，我国经济建设得到蓬勃发展，在高职院校发展期间，不断涌现许多有待解决的问题，作为学校工作的重要组成部分，学生学籍档案管理工作存在不足，还需进一步妥善解决学生学籍档案管理工作。

1 高职院校学生学籍档案的构成

学籍档案是学生在读书期间详细全面的记录，学籍档案内容包括学生的读书院校记录、获得的表扬、受到的处分，可直接反映出学生在校时的学习状态、生活状态、个人思想道德及品质、社会实践、专业研究等。高职院校学生学籍档案的主要组成包括以下八个方面，首先是学生考学的入学信息，其中包括每年到校报道生的花名册、考试档案、学生入学登记表、入学体检表等记录；学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，选修、必修课程的数量，有无存在重修课程；学生的学籍信息变更记录，其中包括转学、休学、退学、复学、专业变更等记录；在校期间学生获得的奖励及受到的处分记录；在校期间学生的思想品质、政治表现记录；学生有无如期毕业、结业、肄业等信息，相关学位证书、学历证书的发放记录等；学生有无就业，若学生已就业，应留存派遣证的存根联；所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。上述八个方面共同组成了高职院校学生学籍档案内容，学籍档案的保存方式为纸质档案、电子档案，凡是打印的文本、手写纸质材料均属于纸质档案，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。

2 高职院校学生学籍档案管理工作中存在的问题

2.1 学生学籍档案管理工作不规范 当前我国相当一部分高职院校是由直接升格、中专合并而来，原本学校与晋升为高职院校的管理方式、办学规模等不尽相同，致使高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式与现存的高职院校学生学籍档案管理工作不适应，随着时代的发展，传统的档案管理模式也应作出与时俱进的改变。部分高职院校的管理仍处于起步阶段，校园工作尚在摸索当中，相关部门的建立不够全面，制定的职能规范尚不完善，传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的失真、缺失，时常发生学籍档案丢失，学生学籍档案管理工作缺乏独立性，与档案馆、教务处、学生处等部门存在密切关联，各职能部门间相互作用，管理中存在较多的不足，易于出现管理职能不清、管理混乱、管理漏洞等现象。

2.2 学生学籍档案的整理工作不规范 学生学籍档案的整理工作是学籍档案工作中主要环节之一，学生学籍档案的整理是指学生学籍档案进行收集后的分类、处理等工作，学生在校期间的原始资料信息根据档案分类法将其作出处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。由于学生学籍档案的整理工作量较大，对工作的规范性、有序性要求较高，在高职院校相关的考评工作中，学生学籍档案管理工作也属于考核的重点，建立以评促建的基本原则，促进学籍档案工作的规范有序。现阶段学生学籍档案的整理工作仍存在许多的不足，如不统一的学籍档案分类编排，档案根据学生入学年份、毕业年份作出不同的编排，学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，根据一个班级、多个班级作出不同的装订形式，致使学籍卡组卷薄厚不一，不利于及时查找，同样欠缺美观性。学生在毕业前期的学籍档案交予相关辅导员进行保管与填写，不少辅导员欠缺一定的档案意识，在填写档案时分别使用圆珠笔、铅笔填写，部分栏目填写不规范，致使档案内容缺乏正确性、标准性。

2.3 对于电子档案认识不到位 高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，受到传统思维管理模式的影响，部分高职院校的学生学籍信息按照以往手写的形式进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，部分电子档案没有得到妥善的保存，易出现电子档案信息丢失的情况。学生学籍档案保存方式以纸质档案、电子档案为主，或者同时采用纸质与电子档案，若只以一种形式保存学生学籍档案，当档案信息不全或丢失时，对学生、对学校而言，将是难以补偿的重大损失。

3 加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策

3.1 提高对学生学籍档案管理工作的重视性 高职院校学生学籍档案对每位学生都有着重要的意义，记录了学生所有的读书生涯的信息，因此，高职院校的教职工与学生都应充分认识到学籍档案的重要性，具备一定的档案意识。尤其是掌管学生学籍档案管理的工作者，首先在其投入工作岗位时，应对其档案思想、专业技能进行严格的考核，定期对相关工作人员开展档案职业道德素养、专业知识培训。建立完善的学籍档案管理考核制度与激励机制，学校各个部门应对学生学籍档案管理工作予以配合和支持，保证学生学籍档案管理工作的顺利开展，加强学生学籍档案保存工作的通畅性，杜绝掉以轻心、相互推卸责任、敷衍的情况。

3.2 制定学生学籍档案的基本规范 首先应统一学生学籍档案使用表格，根据高职院校档案管理规定建立不同表格的统一样式，督促学校有关部门及人员在书写学生学籍档案时，应注重规范性，包括考试考核成绩、学生的基本信息、表扬及处分内容、社会实践意见等信息的填写，应统一书写标准，要求所填写的信息具有真实性、客观性，对书写格式、用笔、字迹等进行规范，统一使用黑色签字笔、碳素墨水钢笔，严禁使用铅笔、圆珠笔，保持字迹的工整，不得任意修改档案信息，这是对填写档案内容的统一标准，以此来保证学籍档案内容的真实性、准确性、可用性。

3.3 加大电子档案建设力度 随着时代与科技的进步，互联网技术在各行各业得到广泛的应用，社会各界对信息技术予以高度重视，高职院校学籍档案管理工作也应如此，这也是未来发展的趋势与必然要求。在当前高职院校学籍档案管理工作中应用科学技术，转变以往的学籍档案录入、查阅方式，加强学院各部门信息化档案管理工作的认识，在实际电子档案建设中，应做好学院相关部门学籍管理系统与档案管理系统的交流，构建完善的电子档案平台，使档案管理工作效率与质量得到双重提升。同时在加强建设电子化学籍档案管理的过程中，除了关注电子档案外，还需对纸质档案予以重视，做到纸质档案、电子档案的相互补充、同存同用，促进高职院校学籍档案管理工作的大力发展。

4 结束语

综上所述，由于高职院校学生学籍档案对每位学生的重要性是无可替代的，学生无论处于何等地位、何等环境，仍需要使用学籍档案信息。做好高职院校学生学籍档案管理工作，就是对学生负责，因此，学校内每位档案管理人员都应重视学生学籍档案工作，在实际的工作中不断提高学籍档案的服务能力、管理水平，保证学籍档案信息的真实性、准确性、可用性。

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