对事业单位人事档案管理工作的思考

2014-10-02增城市城乡规划测绘院邹秀琼

办公室业务 2014年15期

文/增城市城乡规划测绘院邹秀琼

人事档案管理是事业单位人事管理中的一个重要工作。人事档案管理人员的管理能力，不仅关系着人事档案的质量，而且人事档案作为领导对单位人才的重要参考资料，对领导的用人决策都会产生重大影响，因此，在现阶段，必须对事业单位的人事档案管理工作进行研究探讨。

一、人事档案管理工作的意义

单位的人力资源管理直接关系到事业单位的办事效率和处事能力，而要掌握事业单位的人力资源状况，就必须加强人事档案的管理工作。因为事业单位的人事档案管理能够直接反映了事业单位人力资源的现状，事业单位的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到事业单位员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况。事业单位管理者可以通过将人事档案的动态变化与事业单位的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些员工对单位的发展起到了积极性的作用，哪些员工还需要加强和改进；人事档案还可为单位的人力资源开发提供依据，事业单位在发展过程中，必然需要充足的专业技术人员来作为保障，依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。所以说，事业单位认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代事业单位的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为单位的人事数据和信息管理提供依据，进而为人力资源规范化管理提供基础保障。

二、当前人事档案管理人员在人事档案管理工作中存在的问题

（一）思想道德素质落后

据了解，人事档案管理人员除了具备一般工作人员的基本条件外，应有的特殊知识修养、技能修养等方面的要求并不高。由于这种意识的存在，使他们的思想道德素质严重的跟不上工作发展的需要。这是因为，知识修养、技能修养好不好，关系到人事档案管理称职不称职的问题。现在事业单位的人事档案管理人员在这些方面都做得不够好，在一定程度上束缚了其工作能力的进一步提高，使人事档案管理人员不能从正确的角度来看待问题，从而对工作造成许多不利影响。

（二）人事档案管理不够规范

事业单位的人事档案管理工作，主要是工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重复与立卷组合比较杂乱，这给人事档案管理工作带来了巨大的麻烦，使工作既没有秩序，管理又不够规范，而且也不达标。此外，一些事业单位的人事档案数字化程度不高。比如，很多单位只是将个人基本情况、及本单位制作的材料输入计算机，对单位以外收集来的材料，如：个人材料复印件等，由于输入工作量较大，通常不被录入计算机；另一种情况，由于纸质档案容积有限，按《干部人事档案材料收集归档》规定，评定专业技术职务（职称）时干部本人写的论文、技术报告、技术设计图纸、毕业设计、答辩记录、入学通知书、创造发明说明书、科研成果文件材料、著作、译著和获奖论文等内容均不归入本人档案。总而言之，要提高事业单位的人事档案管理质量，就必须人事档案管理工作规范化。

三、完善事业单位人事档案管理工作的建议

（一）提高人事档案管理人员的思想道德素质

作为一名合格的人事档案管理人员，应该具备知识修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的素质。人事档案管理人员应该要自觉加强这几个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的工作人员。

在此方面，可以制定合适的激励措施，训练事业单位的操作能力、管理能力、学习能力，培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，营造良性竞争氛围、健全考核评估制度、加强培训学习等等措施都有助于管理水平的提高。但我认为，要提高人事档案管理水平，关键在于发挥管理人员的主观能动性，而发挥主观能动性的动力是建立一种激励机制，使管理人员对人事档案管理工作始终充满激情，产生无穷的使命感、责任感、归属感、认同感和成就感。

（二）提高人事管理人员的素质

对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；由于人事档案管理工作头绪多，事务杂，从资料搜集、资料整理，资料鉴别等到资料的登记立卷等等，几乎包罗万象。人事档案管理人员在工作中会接触到经济、法律等各方面的知识。人事档案管理工作广泛性的特点凸现，这就需要人事档案管理人员对自身的知识结构进行不断优化，具备广博的知识，以应付日新月异的发展形势。最后，在所属管理部门的指导下，对人事档案管理进行定期考核，合格者应享受规定的工资津贴，鼓励他们做好本职工作。