简析企业知识产权档案管理问题及应对策略

文/上海磁浮交通发展有限公司 陈娟娟

随着市场经济的发展，知识产权对企业的作用也越来越大，企业也越来越重视企业知识产权的维护。知识产权对企业来说是很重要的资源，是一种无形的资产。在当今社会，市场竞争激烈，企业要想在这激烈地竞争中生存下去，就必须重视知识产权的管理问题。企业知识产权档案是企业最原始的、具有保护价值的资料，它是在企业的产权活动中逐渐形成的，是企业知识产权信息的载体，也是企业维权的重要凭证。

一、企业知识产权档案的定义

企业知识产权档案是企业知识产权在活动中的产物，记录着企业知识产权的活动过程，将活动过程中形成的资料进行整理、归档，使之形成具有保护和收藏价值的文件。知识产权档案包括商标档案、著作档案、商业秘密档案以及专利档案等，是企业知识产权的重要载体，它反映出的是企业内部的本质，因此，企业应该在当代背景下，遵循在知识产权活动中所呈现出来的特点和规律来进行企业知识产权档案管理。

二、企业知识产权档案管理中存在的问题

（一）管理意识比较薄弱

在企业知识产权档案管理中，首先存在的问题就是企业对知识产权档案的管理意识比较薄弱。很多企业首先追求企业的经济效益，把经济效益放在企业发展的首位，不重视对企业知识产权档案的管理工作，也对企业知识产权档案管理的相关法律法规不够了解，不能很好的去进行产权档案的管理。另外就是企业管理人对企业知识产权档案管理的意识薄弱，使得企业员工没有树立正确的价值观，认为这项管理工作没有什么意义，也没有发展前途，导致企业员工对这份工作没有积极性，缺乏竞争力。

（二）档案的内容收集不全面

现如今，我国大部分企业的的知识产权档案的收集管理工作一直都是很被动地进行，企业档案的管理人员对这份工作也没有很大的热情，导致档案部门就单纯的成为了保管档案的部门，失去了档案的真正价值。而且资料也只是业务部门的工作人员交多少就收集多少，而企业的核心资料没有得到完整的保留，导致企业在产权档案管理中出现了资料收集不全的问题。如果企业的档案收集不全面，企业一旦遇到什么问题，企业维权时难以提供依据，会给企业带来很大的损失。

（三）档案管理混乱

由于对知识产权档案缺乏重视，一些企业未将知识产权管理纳入归档范围，或即便列入归档范围，也形同虚设，拿不出实际资料，一方面是因为目前在我国的企业中对企业知识产权档案的管理没有一个统一的部门去执行，缺乏统一的档案管理模式，导致资料过于分散，在移交归档资料时，常常出现推诿现象。另一方面是因为管理人员的专业性问题。一是企业知识产权部分管理人员专业素质不高，法律观念薄弱，缺乏管理方面的知识，也没有归档意识，或是对归档工作存在误区，认为资料在日常工作中要经常利用，归档后并不利于工作等；二是企业档案管理人员的专业素质不高，不能制定合理的企业知识产权档案管理制度，没有规章制度的约束，同样会影响到工作人员对企业档案的收集和归档。业务行为的不规范会使得档案资料遗失、混乱的问题，大大降低了对企业知识产权档案的利用，不利于企业的维权。以上种种原因都造成了企业知识产权档案管理工作比较混乱。

现在我国的部分企业学习了国外先进企业的管理模式，在企业中也设立专门的部门和相关的工作人员去负责管理知识产权档案，专门解决企业知识产权中遇到的问题。这样有助于知识产权档案管理工作，使知识产权档案更完整、更专业、更具备利用价值、更能及时为企业维权提供依据。

（四）缺乏完善的管理制度

一个完善的企业知识产权档案管理制度，有助于落实企业知识产权档案管理工作。现阶段在我国对企业知识产权档案的管理工作做的还不是很到位，接触的时间也不长，还只是在发展中的探索阶段，学习国外先进的管理模式再结合我国企业的发展特点，现如今只是拥有了一个较新的管理模式，这个模式还没有经过长时间的实践，因此存在的问题还比较多，再加上企业知识产权活动相当的复杂，所以企业现在的知识产权的管理还分散在各个部门，没有一个完善的管理制度去规范，不利于企业对企业知识产权档案管理工作的开展。

三、针对企业知识产权档案管理问题的改善措施

（一）提高档案管理意识

提高企业知识产权档案管理意识，一方面是要提高的是领导人的档案意识。企业能否顺利的开展企业知识产权档案管理工作的关键取决于企业的领导人，提高企业管理人的档案意识是推动企业知识产权档案管理工作开展的有效途径。所以企业要加强领导人的档案意识，宣传、引导领导人重视企业知识产权档案的管理，营造企业工作人员尤其是领导人员都重视知识产权档案管理工作的一种氛围，让大家意识到开展企业知识产权档案管理工作的重要性，在全企业人都重视档案管理工作的同时，必定会营造一种积极的、团结的、良好的工作环境，团结一致共同为企业做贡献，有助于增加企业的凝聚力。反之，如果领导人的档案意识不高，在企业内部也不开展相应的管理工作，那么其他员工对这份工作也更没有积极性，都抱着这种不负责的、消极的工作态度面对企业知识产权档案管理工作，那么必然会造成档案资料收集不全、管理混乱的工作局面。

另一方面就是要提高员工的思想认识。员工是企业知识产权档案管理工作的实施者，所以要加大相关知识的普及和教育，使工作人员的法律意识和档案意识增强，这样才能更有效的开展企业知识产权档案管理工作，更好地维护公司的合法权益。

（二）提高业务素质

具备相关的业务素质是做这份工作的前提条件，只有具备了相关的知识技能才能在这个岗位上为企业、为个人创造价值。我国企业在当代背景下，结合企业自身的知识产权档案特点，加强对工作人员在业务上的培训，让工作人员的知识结构在学习中不断地加强和完善，提高他们的业务能力。在对管理人员进行业务培训的时候，一定要先从基础知识进行培训，因为我国的企业知识产权档案管理模式还处在初级探索阶段，所以首先要从知识产权的基本内容开始，然后再对我国相关法律法规进行一个普及教育，使管理人员对企业知识产权档案管理能够形成一个系统、全面的了解，以此来提高管理人员的业务素养，不断地完善我国企业知识产权档案管理制度。

（三）完善企业知识产权档案管理制度，进行规范化管理

进行企业知识产权档案管理工作时要有一套完善的管理制度作为管理标准，约束和指导管理的方向，使企业知识产权档案管理工作日益规范化。企业知识产权档案进行规范管理能够明确各部门、各工作人员的权利和责任，通过相关部门的相互合作、相互支持，在实际工作中不断地积累经验、收集材料，将材料进行归类总结，保留对企业有价值的资料，不断地发展和完善企业知识产权档案管理制度，为维护企业的合法权益提供依据，发挥企业知识产权档案管理的重要意义。

四、结语

企业知识产权档案管理工作已经逐渐的被我国企业的领导人所重视，我国企业领导人也开始在企业内部成立专门的知识产权档案的管理部门，并在实践工作中积累经验，完善我国企业知识产权档案管理制度。顺应时代要求，将企业的知识产权档案管理问题处理好，才能有效的保障知识产权战略的实施，才能更好地推动企业知识产权档案管理工作的发展，更好地为企业权益做贡献。

[1]刘艳玲.企业知识产权档案管理问题及对策研究[D].安徽大学,2012,05.

[2]陈晓倩.企业知识产权档案管理研究[J].东方企业文化,2012,13(23):73-74.

[3]季春丽.企业知识产权档案管理问题及对策研究[J].才智,2014,07(15):302.