企业集团全面预算管理信息系统设计研究

（长沙理工大学 湖南长沙410015）

一、企业集团全面预算管理信息化存在的问题

一是信息及时反馈和沟通问题。目前某企业集团仍采取按期拿出历史数据开会商讨的传统方式，这种方式费时费力，而且还存在沟通不及时、解决问题滞后等问题，给公司造成不必要的损失。二是信息系统预算数据分析能力不足。该企业集团利用EXCEL软件对数据进行处理，EXCEL只能对数据进行汇总排序，并没有分析功能，对于数据的处理能力也非常有限，很难达到全面预算管理要求的效率性、准确性，亟需一个专业级软件建立数据库并对数据进行处理和分析。三是客户终端不够多样化。该企业集团的全面预算管理信息系统并没有将智能移动终端等纳入客户终端的范围。四是缺乏对决策的指导能力。该企业集团的全面预算管理信息系统由于分析能力的欠缺，无法生成对决策层有真正指导意义的相关信息，造成全面预算管理功能缺失和效益下降。

二、企业集团全面预算管理信息系统需求分析

（一）预算编制。某企业集团按照“上下结合、分级编制、逐级汇总”的原则编制预算，见图1。

1.由财务部和董事会等高层根据目前企业发展战略和经济形势制定预算目标大纲并下达。

2.各部门按照预算管理层下达的财务预算目标和政策，结合自身特点以及预测的执行条件，提出本部门详细的财务预算方案上报企业财务管理部门。

3.财务部和预算管理委员会对下级各部门上交的预算方案进行审查修编。

4.将修编后的方案与各部门商讨再做最后修改，将最终方案上交至董事会，进行最后的审议批准。

5.董事会将通过批准的方案下达执行。

（二）预算执行。某企业集团的预算执行包括预算控制、预算反馈和预算调整三部分。预算执行控制包括具体业务控制和资金控制。业务控制通过责任中心的业务流转来实现过程控制，通过预算与实际情况的对比来实现反馈控制。资金控制则借助资金集中管理系统实现。该企业集团对预算执行的事中控制是要求每个业务部门的预算执行情况都要按期上报反馈给财务部，业务部门一定要做到全面的信息上报，不能有隐瞒遗漏的情况出现。财务部进行监督和审查，跟进业务执行进度，对于出现的不良情况提出警告和改进方案，对问题提出解决方案，并将解决方案提交给预算管理委员会和董事会审批，将审批通过的解决方案下达给出现问题的业务部门，业务部门及时作出调整，针对问题进行解决。见上页图2。

图1 预算编制流程

图2 预算调整流程

（三）预算分析。许多公司实施全面预算管理，往往忽视预算分析这一部分，只是简单地编制预算然后下达执行，进行监督考核，这是很片面的预算管理。在全面预算管理执行过程中产生的数据往往含有大量的有价值的参考信息，如果能从中进行归纳总结，从数据中总结对以后全面预算管理和公司经营有指导意义的方式方法，才是全面预算管理更高层次的意义和功能，这就要考验全面预算管理中预算模块做的好坏。但面对大量的数据分析，没有计算机的辅助是不可能完成的，而目前该企业集团全面预算管理信息系统的不完备导致预算分析做的并不好，需要好的信息系统予以支持，做好预算分析，这对企业全面预算管理的执行和成长至关重要。见图3。

图3 预算分析流程

图4 预算考核流程

（四）预算考核。预算考核是以预算指标、预算执行结果以及预算分析等相关资料为依据，运用一定的考核方法和评价标准，对企业各部门、各环节的全面预算管理实施过程和实施效果进行考核、评价的综合管理活动。有效的预算考核必须建立与预算体系相匹配的核算体系，建立不同于财务会计的责任会计核算体系；能够按不同口径归集经济业务（例如：按部门、按收入类型、按机组、按项目等）。预算考核是对企业内部各部门、单位预算执行结果的考核和评价，是预算的事中控制和事后控制的主要手段，是一个动态的考评过程。预算考核对数据的要求比较高，要求数据全面准确，这就对该企业集团全面预算管理信息系统的数据对比分析能力提出了要求，具体为：信息系统能根据历史数据，针对不同部门制定专门的指标体系进行全面预算管理评价，判断预算执行的优劣，并且生成考核结果，作为本部门预算管理工作执行效果评价，以此判断对部门的奖惩，并帮助预算管理委员会和财务部门生成对以后预算管理工作的指导意见。见图4。

三、企业集团全面预算管理信息系统设计

（一）信息系统的设计原则和指导思想。该企业集团的全面预算管理信息系统设计应遵循规范性、前瞻性、易用性、灵活性、整合性、安全性等原则。

1.规范性。系统建设应统一规范，满足业务需求、提升业务绩效，提高业务自动化、改进工作效率，保证数据质量的提升，保障决策的准确性，保证更安全、更可靠的业务信息，形成面向业务的IT组织和管控体系。

2.前瞻性。系统建设符合总体目标战略，融合行业最佳实践，应用先进、开放、经市场证明的成熟技术，在IT架构的各组成部分尽可能使用业界公开标准。

3.易用性。系统业务开发快速简便，系统易学习、易操作、易维护；供应商和平台数量最小化；IT架构层次简单、高效实用。

4.灵活性。系统能适应不同的业务环境，系统应用业务可配置、可扩展、可管理，IT架构层次化、组件化、灵活的配置数据参数化，系统数据模块化、模型可扩充。

5.整合性。IT资源集成整合（信息/模块/功能资源），IT技术集成整合（界面/信息/流程/应用集成）。

6.安全性。系统运行数据安全，接口集成安全。该企业集团信息系统的设计指导思想就是利用目前信息技术界最前沿的科技技术，将各个信息平台结合到一起，将系统设计成一个功能全面、理念先进的针对性全面预算管理信息系统。

（二）信息系统架构。信息系统功能结构设置将根据该企业集团的全面预算管理流程设置，将各部分需求功能都通过信息系统实现，并且按照流程各个功能部分之间能直接过渡、前后衔接实现闭环管理。软件的权限需根据该企业集团本身的管理组织体系层级进行设置。为了方便软件的设置安装，可以把客户端直接放在浏览器上，也就是基于WEB技术省去客户端的安装。而整个系统结构应该是B/S三层技术构架，分别为展现层、应用层、数据层。展现层就是指客户终端展现数据的层面。应用层是指信息系统的功能实现层，在这一层级发挥信息系统的各项功能。数据层就是储存数据的层面，一般有专门的数据服务器作为支撑。见图5。

图5 信息系统层级结构

图6 信息系统管理模块设计

（三）信息系统设计。见图6。

1.工作流管理。预算编制、预算审核、预算分解、预算调整（按实际成本数据补录的审批流程）的设定，包括通知的设置等等；支持流程发起、流程节点、触发机制等的设置。

2.权限管理。维护组织、角色、用户，设置能够使用全面预算管理系统的用户，以及各用户访问系统（对应公司、部门、菜单、功能、流程等）的权限、口令；系统支持激活/停用组织，停用的组织在本系统中都处于不可用状态。

3.数据字典。维护预算科目、会计科目、资产类别、业务活动、版本、期间、币种、汇率和项目类别等项的数据，有的是从其他系统取得，有的在本系统维护；系统支持新增、修改、删除、查看等数据项；系统支持设置启用/停用数据项，及启用时间段的设定，对于有层级的数据，需要先维护累计组及层级的信息；系统支持导入功能，如从其他系统、从EXCEL文件导入。

4.映射管理。业务活动类型与成本中心、预算科目与会计科目、预算科目与成本动因等之间的映射管理维护；预算科目与会计科目、业务活动类别、公司、部门、战略之间的映射关系维护；可以设定映射规则，如制定范围，包含、排除的关系。可导入，也可手工维护。

5.模板管理。对各套模板各表单表项的管理，增加、减少、调整模板，调整模板里栏位数值取数逻辑及表间计算关系等，可增加、删除模板；能够从历史存在的模板中自动创建模板的草稿；可指定归口管理部门、审核部门；可调整模板里的栏位信息；可定义表间计算关系；对模板调整有历史记录并进行版本控制；可批量导入导出模板。

6.系统维护。对系统的数据进行备份或恢复，系统日志的查询和清除，系统运行状况监控，用户个性化的配置，如界面颜色、字体等、系统帮助，对系统功能的解释说明及系统操作的方法。系统备份支持定期手工/自动数据清理、备份计划设定；支持数据手工/自动的清理、备份登记操作。有数据恢复功能，支持手工/自动的数据恢复机制。个性配置主要记录用户的一些个性的配置信息。例如：设定默认的显示风格，或所有查询列表中每页显示的条目及是否开通短信。系统支持对个性参数进行设置。日志管理记录从登记预算管控系统开始，用户在系统中所做的每一个动作，如项目预算申报、调整等，都会在操作日志页面中记录。关于系统日志的相关功能需求如下：系统支持对每个用户的操作进行记录；系统支持查询操作记录。可对系统运行状况进行监控。支持在操作人员定位到预算录入、调整和查询中的部分字段时，可自动显示该字段的说明信息；在预算的每个流转界面中均增加“系统帮助”栏位，通过此栏位可以直接链接到“系统帮助”模块看到帮助信息；支持对帮助信息进行归类，并可按归类主题进行查询；支持在线预览各类帮助信息，但不可下载阅览；支持用户对企业特殊问题或需求的反馈。

7.接口管理。管理与各个系统的接口，可对接口数据自动校验，对记录接口传输日志，对接口状态进行监控。

8.查询统计。按多个维度对年度预算、月度现金流预算进行明细、汇总查询；对预算的执行状态进行监控；对预算调整情况进行查询；系统可提供灵活的界面查询功能，能够支持自定义查询，包括查询维度、查询模板等。查询出的数据可以进行导出打印。可进行多币种转换。支持查询结果的追溯：能从上级汇总数挖掘钻探查询到构成此汇总数的明细数，如：从公司汇总数挖掘钻探查询到部门明细、从部门汇总数挖掘钻探到项目明细数、从科目汇总数挖掘钻探查询到末级明细数。