推动档案信息化建设，实现档案工作飞跃发展

2014-09-25王海波

中国新技术新产品 2014年16期

王海波

（黑龙江省康复辅具服务中心，黑龙江哈尔滨 150000）

当今社会是一个信息社会，随着社会发展的不断完善，越来越多的档案信息出现在我们的学习中生活和工作中。不仅档案的数量在急剧的增加，档案的种类也随之复杂起来。给传统的档案管理工作带来了挑战。而电子计算机以及网络技术的发展，彻底改变了这种局面。实现电子档案信息化管理之后，不仅档案管理的任务量随之急剧减少，同时档案管理的效果更佳明显，各种档案的调取和查阅也更为便捷。在纷繁复杂的档案信息中，利用计算机搜索平台，能够迅速实现有条件的搜索，将有利用价值的档案信息迅速检索出来实现了档案管理的及时性和有效性。

一、档案信息化建设的发展趋势

随着计算机网络的普及，各类办公都实现了无纸化操作，因此档案的信息化管理是一种必然的趋势，是顺应时代发展的产物。到目前为止，全国各个区域基本上建立健全了档案信息化管理的系统，这也导致档案的生成发生了本质上的变化。传统的档案生成都是纸张形式的数据，而现如今都实现了网络建档，信息的更改和调整都实现了自动化管理。一些老旧没有进行网络档案建立的数据也在加紧工作，相关部门筛选有价值的档案信息陆续建立的电子档案，虽然目前这项工作还没有完全建成，但是发展趋势不可扭转。

二、档案信息化建设存在问题

虽然档案信息化管理具有时代的优势，是进步的事物，但是由于其发展时间短，许多地方还不够完善，因此也存在一些问题，对此我们应该理性的看待，并不断的对这些问题进行深入研究，争取早日完善档案信息化管理工作，提高社会服务整体质量。下面简单介绍几种存在的主要问题：

1 制度与法律不健全

这种问题主要存在于一些大专院校，有些学校档案信息化建设的法律法规不健全，操作起来无章可循，因此导致档案信息的建立遇到了瓶颈。而有些高等学府顺应社会发展的需要，已经完善了相关的体制，但是在实际的操作中并没有严格执行，一些违规操作没有得到及时的纠正，因此造成了诸多遗留问题，清理难度大。

2 存在管理观念问题

传统的档案信息是纸张形式的，档案管理者主要对档案进行分类和保存。而信息化时代要求信息的高度分享和利用，建立档案信息化的一个目的也是提高档案信息的利用率。但是一些档案管理工作者还没有及时的转变观念，仍然重于档案的管理，而不能够提高档案的利用率。这种问题是主观思想的问题，相关部门定期开展业务培训即可缓解，解决难度并不大。

3 基础设施不完善

档案信息化管理需要有相应的基础设施来支撑，比如计算机、打印机、存储机器等，如果不能够完善这些基础的设施，那么档案信息化管理工作就是一纸空文。而一些相关的单位并没有落实好基础设施的启动资金，导致档案信息化建设严重滞后。

三、加快档案管理信息化建设的建议

1 加快档案信息标准规范化建设步伐

任何一项工作的落实首先都要完善与其相应的规章制度，这样工作的落实才能有章可循有的放矢。档案信息标准规范的完善程度决定着档案信息工作的质量水平。档案信息标准规范的制定应该是一项从上到下的工作，因为这是一种新兴的事物，计算机网络技术的相关法律也有待完善，所以国家的立法机关应该组织一批专业人员进行实地考察，从档案信息的建设、计算机使用规则、档案信息的调用等诸多方面进行严格的规范，避免一些人利用职务之便盗用他人的档案信息扰乱社会秩序。

2 提升档案管理人员业务水平

档案管理工作人员是档案信息化建设的基础，这些业务人员额业务能力直接关系到档案信息建设的质量。传统的档案信息管理难度不高，所以整体管理队伍素质偏低。档案信息化建设需要应用电子计算机技术，因此应该定期有侧重点的组织相关管理人员进行及时的业务培训，对于那些培训不合格的人员要及时淘汰，全面提高档案管理团队的综合素质。

3.提高认识，加大设施投入档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

四、全国数字档案馆建设成绩显著

为了更好的进行社会主义现代化建设，全面提高我国的综合素质，更早更好的与国际社会接轨，实现档案信息的高质量管理，早在上个世纪的八十年代，国家就组织各级省市部门率先进行档案信息化建设的改革，为了进一步强化这项工作，国家立法机关还专门颁布了《文书档案文件目录级数据库结构和交换格式》地方标准以及30个专题数据库结构标准。各省市档案馆开展馆藏档案目录数据库建设，档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步推进档案数字化建设进程。据不完全统计，截止到2010年底，江苏省达到原文数字化约1.1亿页、照片52万张、影片和音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。数字资源总量是全国前列。总之，数字化档案馆主要强调馆藏的数字化，将数字化的档案信息上网提供利用。它是建设数字档案馆的基础及不可少的前期准备工作，是构成数字档案馆的一部分。