信息化工程档案评审要点分析

武秋实+陈鹏飞

随着金教工程的逐渐深入，众多子项目纷纷立项。各个子项目都提交了需求规格说明书和实施方案等大量的相关文档，监理人员面临着巨大的审核压力。

在赛迪监理与教育部教育管理信息中心同事的相互配合下，金教工程已经形成了《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等较为系统的对于文档的要求，明确提出了承建单位需要提交的文档，以及这些文档所应遵守的规范。

但是，这些规范内容较多，在巨大的文档审核压力下，监理人员难以严格按照规范的逐条要求，对文档进行评审。同时，金教工程已经进行了顶层设计，并引进了总集成，很多子项目已经完工，这对新立项的子项目提出了很多新的要求，也要求监理单位在评审工作上需要添加新的关注点。

因此，本文拟将文档评审的要点进行梳理和浓缩，方便监理人员在评审时参阅；同时将赛迪监理进行文档审核的经验进行总结和提炼，完善监理工作的方法论；既方便信息工程监理从业者进行交流，又可以对新员工就信息工程档案审核进行初步培训。

一、规范性

《计算机软件文档编制规范》、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等相关文件，对金教工程文档的规范性进行了严格的要求。

规范性是文本的外型美观大方，文字及图片等内容格式工整，用语规范，编号一致。同时，金教工程的各文档应遵循统一的规范性要求。

规范性是判断一篇文档是否合格的基本要求，也是关系到文档能否通过专家评审的重要事情。对于不合乎规范性的文档，监理人员应直接发回厂商处进行修改，合格后再进行其他方面的评审。在评审时，可以从以下四个方面来着重审核文档的规范性。

第一，封面和书脊的制作。文档的版本信息是值得监理人员注意的内容。文档编制单位在形成文档初稿时版本号定义为V0.1；在文档提交评审之前，文档编制单位内部版本号应控制在V1.0以下；在文档提交评审时，文档版本号升级为V1.0；在评审后，进行文档修改过程中，版本号应控制在V2.0以下；在文档修改完成形成正式稿时，版本号确定为V2.0。

第二，内页的制作。《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》已对页眉、页脚、标题、正文、图表等方面的格式进行了明确的要求。在此着重强调图表的编号和正文的格式。部分厂商在所提交的文档中，图片粘贴随意，不注重图片的编号和格式，常常造成某些图片没有编号，或者图片所在的段落格式混乱，缺少标点符号。还有些文档，正文中部分内容是粘贴过来的，格式上不符合要求，甚至保留着网页的格式。这是在格式方面常见的两个错误，需要监理人员格外注意。

第三，文档的用语。首先，检查厂商所使用的语言和表达方式与读者是否相应。给领导阅读的报告，表达方式以图表等形式为宜，分析应尽量详尽，少使用专业性较强的词汇；给技术人员的设计说明等报告，则可以使用简约的描述和专业性词汇。其次，检查文档中口语化的语言，建议厂商替换为书面语言。

第四，文档的编号和符号。首先，检查文档的档号，是否能够标识文档的分类，序号是否连续。其次，检查文档内部的章节编号，章节编号不能重复；同时应具有适当的分节，能够体现文章的结构性。如整篇文档只有第一章，则在编号上需要重新调整。

二、逻辑性

逻辑性可以概括为内容不重不漏，说理层层深入，结构条理清晰，表达顺情合理。

文档的逻辑性直接影响着读者的理解，关系到厂商能否清晰表达思想，以及能否让人信服。IT从业人士多为理工科出身，往往具有较强的技术能力而欠缺文字功底和表达技巧，导致厂商和业主单位之间的沟通障碍。因此，在文档的逻辑性方面给予点评和指正，是监理人员不可推卸的责任，也是文档评审工作中最具有挑战性的部分。

评审文档的逻辑性，可以从以下四个方面着手。

第一，文档内容是否全面。《计算机软件文档编制规范》等相关文件中，明确规定了信息系统全生命周期需要提交哪些文档，并且给出了每个文档的模板，对每个文档中需要提交的内容进行了明确的规定，监理人员可以根据相应规范，检查厂商的文档在内容上是否全面。如《需求规格说明书》，是否覆盖了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追踪性需求等各个方面。

第二，文档内容是否重复。文档重复性的审核，体现在两个方面：一是注意审核每篇文档中，不同章节之间是否存在内容重复。二是不同文档间，是否存在内容重复或者相互参考，尽量避免读一篇文档时需要参考另一篇文档。部分入行较浅的从业人员，对项目的某些概念或内涵理解不够深入，或者对用户的需求把握不足，难以与操作联系到一起，体现在文档中就容易出现内容重复。因此面对新手提交的文档，尤其需要注意这方面的审核。

第三，文档结构是否清晰。文档的结构应遵循人的思维规律，对背景信息和思考过程进行充分介绍，使读者能够获得相同的思考过程，从而认同作者的结论，我们称之为层层深入。因此在评审的过程中，应注意厂商的思路是否清晰，是否存在论证与结论混杂在一起，令人难以阅读的情况。

埃森哲在中煤集团MIS的实施方案中，第一章描述系统的建设目标；第二章由建设目标推演出系统的建设范围、工作内容和工期；第三章根据工作内容和工期等内容，制定了项目的进度计划、人员计划、采购计划和变更计划等内容；第四章进一步明确了项目的质量措施、沟通措施、风险管理措施等内容，随后依次说明了项目交付物、验收方式和上线支持等事宜。整篇文档可谓层层深入，条理清晰。

而笔者曾经评审的某篇实施方案中，则先提出项目的施工计划等内容，而后一边对项目的背景信息进行介绍，一边说明工作内容，令人难以领会其思路。

第四，文档是否合乎情理。在逻辑性评审中，也应注意文档是否存在语言上逻辑不通，标题和内容不匹配等错误，使文档合乎情理。

由于信息系统项目是具有创造性的脑力劳动，因此在逻辑性的评审中，也允许文档存在较大的灵活性。文档的表现形式，可以用自然语言，也可以用图表和代码等语言；章节和条目可以按照项目的实际情况进行扩张与缩并；由于相关文档的配合，文档的详细程度可以进行调整；文档也可以保留一定的扩展内容，在后续文档中进行体现。（GB8567-2006计算机软件文档编制规范）

三、科学性

科学性是指文档所使用的支撑理论、技术方法、相关数据既尊重客观规律，又符合项目的实际情况，能够指导项目建设。

科学性是编写项目文档存在的意义，任何厂商撰写的任何文档，都是为了顺利地完成项目。没有科学性，文档便失去了用途。

评价文档的科学性，赛迪监理通过经验总结认为可以从如下几点着手：

第一，内容是否有理论基础。作为国家级重大项目，金教工程的文档中所阐述的内容，应当依据相关理论提出，而非凭空想象。若文档中的内容有理论基础，则应关注该理论是否被业内认可。

第二，结论是否有分析或数据支撑。文档中的结论性文字，需要有相关的分析或者数据作为支撑。如果有相应支撑，则应关注，其分析是否合乎逻辑，数据来源是否可靠，需要计算的结论是否进行了计算验证。

第三，技术与工具是否满足先进性与成熟性。在金教工程所使用的技术中，不论是软件开发技术、集成技术，还是硬件架构技术、项目管理技术，都应注意先进性与成熟性的统一。一方面，确保所采用的技术成熟，能够实现所需功能而且风险低；另一方面，确保技术在较长时间内不会被替代，具有适当的扩展维护性，可以节省升级换代的费用。

第四，在非技术层面是否符合金教工程的统一规划和设计。金教工程具有详尽的顶层规划和设计，在文档的评审中，应注意文档是否符合这些要求；首先，审核文档是否符合两级建设、五级应用的原则：其次，审核系统间的功能是否重复，是否能覆盖不同的需求重点；再次，审核系统能否与其他系统兼容，是否具有接口，能与其他系统进行数据交换；然后，审核系统在进度、质量、安全性等方面是否满足金教工程的要求；然后，审核按照该文档的方案是否充分利用了原有资源；最后，审核该文档的方案和计划，在管理实践中能否实现。

参考文献：

[1]国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].DA/T 28—2002.

[2]国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法[S].档发[2008]3号.

[3]计算机软件文档编制规范[S]. GB8567-2006.

[4]电子文件归档与管理规范[S]. GB/T 18894—2002.

[5]教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求[S]. JYFJ-CZZN-XMWDGF-001.

（编辑：王晓明）