如何进一步加强干部教育培训中电子档案建设

梁敏霞

摘 要：加强干部教育培训电子档案建设是干部教育培训管理工作信息化、科学化的必然选择和有力支撑。当前，干部教育培训电子档案存在内容不完整、功能不健全、使用不到位、管理不规范等问题，要坚持完整性、可靠性、交互性等原则，加强基础设施、制度规范、使用管理和专业队伍建设。

关键词：干部教育培训；电子档案；建设

近年来，随着干部教育培训工作改革创新的不断深入，干部教育培训管理工作出现了许多新情况新问题，培训记录不全面、不准确，培训档案功能开发不够、利用率低等矛盾困扰着干部教育培训管理部门。传统的干部教育培训管理方式方法已经无法适应新形势新任务的需要，以信息技术为支撑，以计算机网络为平台，加强干部教育培训电子档案建设，成为提高干部教育培训管理科学化水平的有效途径。

一、加强干部教育培训电子档案建设的现实意义

一是建立电子档案有利于提高干部教育培训工作的效率和质量。电子档案不仅有记录功能，而且有系统检索、分类统计等管理功能，在干部数量众多、参加培训类型复杂的情况下，要想准确掌握每个干部、不同类型干部的受训情况，依靠传统的纸质档案，不仅工作量大，而且准确率低，因此，必须借助信息技术，保证管理的科学性。二是建立电子档案有利于档案资料的应用。档案的根本目的在于应用。传统的文书立卷工作是人为的纸质立卷，立卷人根据自己的理解进行操作，工作人员对立卷标准的掌握很难做到完全统一，势必影响到案卷质量，从而给使用带来不便。建立电子档案，管理人员可以随时查看所管干部的参训情况，还可以梳理分析不同类型干部的培训需要，增强调训的针对性。三是建立电子档案有利于减轻干部教育培训管理者的劳动强度。

二、干部教育培训电子档案存在的主要问题

目前，干部教育培训电子档案在建设和管理过程中存在着诸多问题，影响了干部教育培训管理的科学性和实效性。一是内容不完整。由于干部教育培训电子档案缺乏刚性的标准和规范，各地区、各部门的管理机构都是按照自己的设计确定建档内容，特别是信息编码没有统一的规范，致使电子档案的规格不同、内容详略不一；由于所管干部数量大，工作任务重等原因，一些参训信息不能及时录入，致使一些个性化培训情况不能全部反映在档案中；由于过分依赖计算机，对机储信息不及时备份，容易因计算机出现故障造成信息意外丢失；由于计算机系统运行不断升级，电子档案因为所用编码和运行环境发生变化，无法读取原有信息，导致数据丢失；由于温度、湿度、机械应力等外部环境和工作人员素质等人为因素的影响，电子档案的存储介质遭到破坏，也会导致信息不可读或读取不完整的情况。二是功能不健全。多数电子档案还停留在记录、存储等传统档案功能上，对信息技术支撑下的统计功能、分析功能、传输功能等还没有有效开发和应用；对电子档案中可能出现随意复制、修改、删除等带来的负面影响没有科学的制约办法，很难保证电子信息的原始性和真实性。三是使用不到位。多数部门满足于详细记载培训信息，形成了比较好的个体档案。但电子档案的统计、分析、传输等优势功能没有得到很好的应用，重建设轻使用的问题还比较严重。四是管理不规范。缺乏配套的规章制度，对电子档案的处理随意性大，使用U盘、光盘等存储介质不备份、登记，随意放置，挎贝的技术措施不到位，在一定程度上影响了数据档案的管理。对录入档案的培训信息标准不清，管理人员根据自己的判断和认识确定收录范围，随意性大。

三、加强干部教育培训电子档案建设的对策措施

一是健全运行机制。要将干部教育培训电子档案建设作为加强领导班子和干部队伍建设的基础工作，纳入各级党委、政府信息化建设的整体规划和方案之中，使干部教育培训电子档案建设与经济社会发展同步展开，与领导班子和干部队伍建设同步推进。各级干部教育培训主管部门要加强与信息化建设部门和档案管理部门的沟通，积极参与当地网络工程、电子政务、干部管理工作。各级党委要高度重视干部教育培训电子档案建设，及时研究解决电子档案建设管理过程中遇到的难题和矛盾；各级干部教育培训管理部门要切实抓好统筹谋划、工作指导和督促检查；各单位组织人事部门和培训机构要按职尽责，认真信息收集、整理、维护等工作。按照分级管理、分工负责的总体思路，形成规范有序的工作机制，共同推进电子档案建设。

二是完善制度规范。制度管长远、管根本，因此，要把制度建设摆上重要位置。电子档案的制度规范主要有两个方面：一方面是工作制度，主要包括组织领导、责任分工、运行程序，保密办法、后勤保障等，从宏观和物质层面保证电子档案建设的顺畅有序；另一方面是技术规范，主要包括收集归档的范围、形式、规格、编码等技术指标，要实现统一规范、统一标准，能够方便使用和信息共享，从微观和技术层面保证电子档案的真实可用。

三是强化数据库建设。要根据检索、查询、统计、分析等使用要求，建立不同类型的数据库。各级干部教育培训管理部门要加强目录数据库建设，形成档案目录中心，并通过网络与各部门、各单位实现交换与共享。各单位组织人事部门要积极推进多媒体数据库建设，把各种形式的信息进行数字化处理，建立全面、高效、快捷、准确的档案检索数据库。

四是加强专业队伍建设。负责干部教育培训电子档案建设的人员，不仅需要熟悉干部教育培训的业务工作，而且要懂得档案工作，同时还要掌握计算机技术、网络技术，特别是需要分类统计、检索分析时，还要明白数理统计、对比分析等专业知识，才能进行二次加工，形成新的信息产品，提高电子档案的利用率。因此，要坚持引进与培养相结合、开发与使用相结合，一方面，要广开渠道，招揽高层次专业技术人才，壮大干部教育培训管理者队伍；另一方面，要舍得投入，加大在职人员的培训力度，不断提升业务能力和技术水平，为电子档案建设提供人才支撑。

参考文献：

[1]施维.高校电子档案管理工作初探［J］.山东省青年干部管理学院学报，2010(3).

[2]冯娜.电子档案管理中存在的问题与对策［J］.学理论，2010(13).