加强内部控制强化材料物资成本管理

王萍

摘要：加强内部控制管理，来提高港口材料采购管理水平，是企业改革与发展的要求，是提升港口综合市场竞争能力的要求，需要我们在工作实践中科学运用，不断完善和提升内控的管理水平。

关键词：内部控制 材料物资 成本管理

港埠分公司材料是指在港口装卸中，装卸机械维修消耗所用的机械、电器、工具、燃料等。随着港口经营的不断发展，生产规模的日益扩大，所产生的材料物资消耗量也会成倍的增加。若港埠分公司内部在信息共享、及时反馈、关联控制等方面缺乏统一的协调管控，在原材料采购计划、入库、保管、出库等环节间将会出现管理脱节现象，使物资管理出现混乱。原材料物资管理的强化是企业生产经营管理中重要的一环。本文从原材料管理工作的实际出发，谈谈如何加强联合港埠分公司内部控制、强化原材料物资管理降低成本。

一、原材料成本管理存在的问题

2012年港埠分公司内控领导小组在对原材料成本管理的调研中发现主要存在以下问题：

制度环节：各项物资管理制度和职责范围未依据现有环境的变化及时修改。

计划环节：材料出入库手续办理不规范，无法准确统计材料库存量；材料物资管理信息未完全共享，物料需求、计划岗位间协调不畅，产品的实际用料信息未能及时反馈传递，库存信息欠缺准确性。

管理环节：材料的入库后的相关数据模糊，造成采购发票管理混乱，严重影响相关税费抵扣，造成经济损失；材料盘点工作落实不到位，流于形式。

二、应对措施

在结合联合港埠分公司内部控制实施细则试运行的过程中，从以下几方面进行了整改。

（一）全面加强物资内控体系建设

1、修订物资管理制度和流程

修订工作以内部控制体系建设领导小组为主导，不再由物资管理部门牵头。修订过程中，技术设备科和计划财务科协同物资站等相关基层单位修订了招标管理、物资采购管理、劳动防护用品管理、仓储物资管理、燃油管理、生产备品使用管理的内部控制流程，明确管理制度和职责范围。

2、强化材料采购的内部控制流程

物资采购计划按制度规定由使用单位提出申请，物资站根据库存情况及年度预算及实际生产情况编制计划由技术设备部审查，经审批后，由物资站根据采购计划编制采购方案，物资站采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。从检查采购方案是否经物资站负责审核，是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等，相关审定是否符合权限环节进行管理控制。

（二）强化物资采购前预算、供应商管理

1、计划环节和信息共享

在生产系统和物资管理系统中，着重解决物料信息共享问题；根据产品计划，编制有指导意义的物资年度预算。在信息通信中心物资管理云平台中，根据港埠公司码头生产散、杂的特点，设计专用统计报表；创新性的增设合同台帐及比质比价统计表，通过结合年度预算，有效的增强了年度预算落实情况。

2、建立供应商档案及评价制度

供应商的选择与管理，决定着采购活动的成功实现，良好的采购工作能够促进双方互利共赢，从而有效的维护企业利益。

（三）采购工作中成本及风险管理

1、确定供应商与价格

该环节是采购管理控制工作的重点，可使公司的采购预算资金得到有效的使用。首先，物资站根据审定的采购方案，通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格；其次，招标小组（由纪委、使用单位、物资站、计划财务科等相关人员组成）组织评标评选供应单位。并定期核查该过程是常规供应采购否经过询比价，询比价记录是否完善；对大宗、重要物资的采购是否采取招标方式，招标过程是否合理规范；应集中采购的材料是否有违规自行采购的现象，相关审定是否符合权限。

2、合同签订与管理，规避采购风险，维护合法权益

由港埠分公司办公室负责合同的审查及管理，规范合同管理工作，降低合同风险；通过资质信用管理，建立供应商诚信档案体系，降低了履约风险；通过合同风险点管理，强化合同履行的风险意识，减少合同履行风险；通过合同履行管理，加强经营过程的控制能力，提升公司精细管理水平。同时，在港埠分公司财务部门实行购货合同不合规不付款的制度规定，以进一步加强物资采购的内控管理。

（四）采购款项往来核查管理

公司财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购部门负责人审核签字，公司分管领导审批后送财会部门审核，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续，采购款支付应经总会计师审批后办理。该环节的重点是检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理；检查采购款支付的依据是否齐全，与合同约定是否相符，发票是否符合税务机关的要求相关审批是否符合权限。

在日常的付款中采用先对帐后付款的方法实现对往来款项时时核对，年末对每一往来款项实行全面核对。

2013年8月，港埠分公司开始统一缴纳增值税，增值税在缴纳过程中可以获得以成本为依据的进项税抵扣。这就使得对原材料采购税费筹划显得尤为重要。

通过提前对供应商进行一般纳税人的情况调查并与签订了协议（开局增值税发票价格不变，及部分商价格浮动的范围），实现了营改增管理的平稳过渡。

掌握市场信息动态，降低燃油成本。燃油价格随市场波动极大，为避免多头采购提高采购业务效率减低采购成本。通过与中国石油化工总公司山东烟台石油分公司签订了长期供货合同，在享受会员待遇的同时，还可以得到价格变动的信息预报。在预计价格上调的前一两天，调集资金集中采购。2013年40%的燃油是在价格上调前购买的，按平均每吨上调60元算，全年仅燃油款一项估计节约十万元。endprint

（五）整合加快沉淀资金的运用

通过全面的仓库清查工作，对库存物资进行清查、盘点、做到准确及时地反映真实库量。按照内部控制的要求联合港埠分公司物资站重点做了以下工作：

2013年5月在“三压缩”、“二减少”、“一加快”物资清查的基础上，将港埠公司划拨出去的980C、980F装载机的配件，价值70余万的闲置配件转给了集团内维修中心，既盘活资产准确又反映库存量。

利用物资管理系统及时查找库存信息。通过及时了解库存动态，并且根据物资系统的统计，每月进行盘点，每半年进行清查，做到帐物卡相符，及时纠正所发现的问题。

针对燃油等管理的高风险领域，权衡成本效益之后，采取控制措施将风险控制在可控范围。例如，使用IC卡加油系统使燃油库存日清月结，能够对燃料实行动态管理。

建立了存货盘点制度，每年末开展全面的盘点清查。由物资站、技术设备科、安全质量科、商务科、综合服务站等基层单位分别组成清查小组由各部门负责人任组长，每个小组成员中有一名财务人员，按照内控制的要求清查结果形成涵盖清查人员、时间、过程、物资明细、盘盈、盘亏的原因及处理意见等内容的书面文件。

（六）建立分析与考评制度

财务部部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析，并及时向公司领导报告。同时，严格的考核是使规章制度落到实处的重要保障，港埠公司一方面需加强考核工作本身的精细化，另一方面，需维护考核的严肃性，对查出的问题及时提出，奖罚分明，并竭力协助二级单位解决，尤其在降低主材消耗上严格考核，把消耗降到最低。针对材料消耗超标的单位，共同查找原因研究解决办法，并将考核结果与奖励进行挂钩。

（七）切实提升控制管理的执行效率

在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上，是否能够有效执行便成为关键环节。在提升执行效率方面，一方面，延伸监督过程，由以往的事后监督向事前、事中的监督进行转变；另外拓宽监督管理渠道，充分发挥群众监督，督促和约束采购部门的效率和质量，提升内控的有效运行。制定内部控制管理考核及责任追究制度，明确相关部门及员工在内部控制管理中承担的责任，并进行执行情况的考核。追究因工作责任心不强造成严重损失后果的人员的责任，并通过必要的处罚以警醒各级管理人员的履职意识，减少因机关内部冗余拖沓而造成的不必要的内控浪费。

本文所述的原料物资成本管理，只是在加强内部控制管理工作实际中的一些尝试和摸索。建立全面的增强内部管理控制，迎合市场竞争，提升企业的价值，需要我们不断的从工作实践中加以科学总结，相互交流共同提升。

参考文献：

[1]张先治，于悦.现代企业存货管理理念与思路更新的几个问题[J].财务与会计，2013

[2]赵秀坤，王立波.港口集团企业内空体系建设的理论与实践[J].交通财会，2013endprint