通过建立管理关键控制点构建医用耗材供应商评价体系

曹辉，乐莹， 周琴，杨坤，夏甤敏， 曹少平，李晶慧，张坚，金永春，邵 蕾

1. 上海市同济医院设备物资处(上海，200065) 2. 上海申康医院发展中心(上海，200041) 3. 上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心(上海，200127) 4. 上海交通大学附属胸科医院(上海，200052) 5. 上海交通大学附属仁济医院(上海，200127)

通过建立管理关键控制点构建医用耗材供应商评价体系

曹辉2，乐莹1， 周琴1，杨坤1，夏甤敏1， 曹少平4，李晶慧2，张坚5，金永春4，邵 蕾1

1. 上海市同济医院设备物资处(上海，200065) 2. 上海申康医院发展中心(上海，200041) 3. 上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心(上海，200127) 4. 上海交通大学附属胸科医院(上海，200052) 5. 上海交通大学附属仁济医院(上海，200127)

传统的供应商定期评价方法主要依靠人工进行统计和评分。评价者的主观标准差异造成了被评价者难以控制个体得分差异。该文利用网上物资管理系统中的关键控制点数据采集、加工和分析，根据统一的量化评分标准来对供应商订单数据进行分析和评价，使得不同供应商的评价结果具有可比性。应用耗材管理中建立的关键控制点构建供应商评价体系，以促进供应商良性竞争、提高物资科学管理水平。.

管理关键控制点; 物资管理系统; 供应商评价 ; 量化分析

传统的医用耗材供应商定期评价方法主要依靠人工进行统计和评分，评价结果的参考价值不高。近几年来，科学化信息化的医疗器械管理要求对采购管理人员提出了更高的要求。为此，依靠医院耗材管理关键控制点的建立和计算机网络管理系统的应用，建立起更为全面、客观的供应商评价体系成为了摆在广大医用耗材管理人员面前的新课题。

1 背景

1.1传统的供应商评价方式

传统的供应商评价方式主要依靠使用科室与库房管理人员共同打分。对供应商三证资质审核情况、订单处理效率、货物与订单相符、送货人员服务态度等八项内容进行评价，评价有好、一般、差三种。同时查询评价周期内供应商有无商业不良行为记录和由产品引发的医疗安全不良事件。

评价结果包括：优秀，良好，合格，不合格4种。其中：无差评，好评在4个以上且无不良记录者为优秀；无差评，好评不足4个且无不良记录者为良好；有差评，但差评在3个以下，或有不良记录者为合格；差评大于三个为不合格。

传统评价方式主要依靠人工统计和估算，工作量大，数据稳定性难以保证。评价结果无法细化。

1.2物资管理系统的发展

随着物资管理系统的发展与广泛应用，越来越多的数据可以通过系统进行采集。可以依靠计算机强大的运算功能和数据采集、记录能力来实现供应商评价的数据化和精细化，从而提高管理水平和效率。

1.3管理关键控制点的建立与应用

本设计以建立管理关键控制点为基础，通过对网上物资管理系统和网上采购系统中相关关键节点的数据采集、分析和处理，得到相关的供应商评价数据，藉此得到更为量化的、具备可比性的有效评价结果。

为达到这一目的需要解决两个问题：首先是采集数据的价值，确定采集数据的种类以及评价数据的权重分配。这就需要通过管理关键控制点理论来对整个采购使用流程进行分析，选出关键节点，分析各节点间的时序关系和逻辑关系，以保证供应商评价数据的价值。其次是采集数据的有效性，要保证采集数据的准确和有效，避免数据采集过程能否杜绝泄密与违规统方的发生。依靠计算机管理系统代替人工进行数据采集和处理，能大幅提高数据的正确率和可靠性，通过系统权限的分配可以限制直接管理数据的公开范围，规避了泄密风险。

2 体系的构建

一个完善合理的供应商评价体系，由评价对象、评价因素、权重制定、数据采集方法、分值算法和结果的输出等构成。其中评价因素与权重分配 以管理关键控制点理论为依据进行制定，数据采集方法和分值算法依靠网上物资管理系统来实现。

2.1评价对象和周期

评价对象指的是被评价的个体，评价对象的定义决定了评价结果的价值。具体到本次研究，可以界定考核供应商的范围，制定被评供应商的选择标准，以此确定评价结果的意义。

在传统的供应商评价体系中，由于数据采集、评分和计算主要依靠人工，并不会对所有供应商进行评价，一般先对供应商进行筛选，选择对院年销售额在一定数值以上的供应商进行评价和排名，显然有局限性。以物资管理系统为基础之后，依靠计算机的数据采集、统计和运算能力。完全可以对所有的供应商进行评价。但是把所有的供应商不分种类，不分规模的放在同一平台上进行比较是不合理的。为了使评价结果有意义，我们对一些规则进行了明确：

(1) 所有的供应商都应进行评价；

(2) 所有的供应商评价方法是统一的，不论经营范围营和经营规模如何，衡量其优劣的标准应该一致；

(3) 在根据评价结果进行排名时，对供应商进行分组，大致分为高值耗材组、一般医用材料组、办公及劳防用品组和其他组。在各自的分组内进行比较、排名，相互促进、优胜劣汰。

评价周期的制定无争议，以1年为评价周期，与常用的财务制度匹配。

2.2因素的确定

供应商评价体系中，我们还需要确定从哪些方面来评价供应商的工作并找出衡量这些工作成效的指标和标准。根据管理关键控制点理论，我们对物资管理、采购流程的分析，寻找和总结其中的重要节点，再在这些关键控制点中找出与供应商工作相关的部分，作为供应商评价因素。

图1 供应商评价体系的层次分析与权重分配Fig.1 The analytic hierarchy process and Power weight distribution supplier evaluation system

我们认为，可从供应商的诚信经营、供应商的工作效率和供应商的差错率三个方面来进行评价，用户体验作为参考。

2.2.1 供应商的诚信经营

诚信经营是任何企业的基础，在关键控制点采集数据中，被称为质量保障与安全管理控制数据。要量化的衡量供应商是否诚信经营，我们大致认为有以下几个因素：

(1)三证更新效率 三证指供应商的医疗器械经营企业许可证，医疗器械生产企业许可证，医疗器械产品注册证及产品认可表。最需关注的是医疗器械产品注册证的效期更新。要求供应商在证照有效期前1个月提交和更新相关三证信息，所有的三证信息登记输入管理软件，管理软件会在证照到期日前1个月开始每天向三证管理员发出提醒，直至新的三证信息录入。并且作为关键控制点，每一次采购流程都会在单据生成时进行三证效期审核并提醒。

(2)企业更名频率 在实际工作中发现，有一些企业往往出于避税、责任规避、非正常资金调动等目的申请供应商更名，这些更名动机可视为出于违反诚信的目的。而采购工作的最终目的是寻求长期、稳定的供应合作伙伴，频繁更名的供应商的采购风险明显大于经营稳定、信誉良好的固定供应商。

2.2.2 供应商的工作效率

医院工作有其特殊性，大多数医用耗材的供应要求保障库存，供货迅速，有严格的遵循效期管理制度。这就要求供应商反应迅速，送货及时，保证质量。关键控制点中的反应速度及工作效率数据。

2.2.2.1 订单确认率 确认定单是供应商在网上采购流程中的第一步工作。及时的确认订单并回馈能够有效的提高采购员的工作效率，规避医疗风险。

2.2.2.2 发货速度 发货速度是衡量供应商工作效率的最终指标，是采购结果的重要评价因素

2.2.3 供应商的差错率

供应商的差错率计算，指在货物到达库房进行验收时，对订单核对与质量验收两项工作的结果统计，是反应速度及工作效率数据。

(1)货单相符率 货物到达之后，进行货单相符检查，核对送达货物的品名、规格型号、数量等项目与订单是否相符。订单上没有、多发的应退回，入库时输入实际送达的货物，留下少发、漏发记录。

(2)验收合格率 核对完货单相符后，对每一项货物进行质量验收，检查货物外包装有无破损、查验产品合格证、核对产品批次号，验收通过后方可入库，没有通过的堆放在不合格区，等待供应商或相关部门处理。

2.2.4 不良事件记录

不良事件记录是评估医疗器械安全性与医疗风险的重要参考，在关键控制点理论中，被称为质量保障与安全管理控制数据。实践中，我们发现供应商对其经营产品的操作培训、安全教育等技术服务支持工作的执行力度，也是影响医疗器械不良事件发生率的一个因素。但是，供应商技术支持工作的影响仅仅是众多因素中的一个，因此如何界定不良事件个案与供应商因素的明确因果关系，也是值得研究和探讨的。

除了上述因素之外，临床科室与物资管理部门的客户体验也是一大因素，供应商的客户体验评价往往依赖于少数直接接触者的主观体验，这就很大程度上受到个人刻板偏见的影响，很难取得客观的量化数值。

2.3权重的分配与分值的计算

在确定供应商评价因素之后，我们需要对这些因素进行权重分配。也就是在进行供应商评价打分前，弄清因素之间的优先级别和关联性，以此为基础来分配和计算分值。

2.3.1 供应商资格因素

供应商资格因素指的是供应商对遵守法律法规、执行医院规章制度和对医院供应商身份的重视程度。这一系列因素的评估表征为相关工作的执行效率和违规行为的发生次数。供应商资格因素是医院与供应商之间一切交易行为的基础，是每一家供应商都应该做好的基础工作。故很难通过这些因素来区分一般水准以上的供应商的优劣。

所以，供应商资格因素的分值占30%，其中三证更新10%，更名频率10%，不良事件10%。供应商资格因素的计分允许倒扣，负分计入总分抵扣。在评价报告中，三项供应商资格因素的得分情况和得分应独立体现，供应商的最终评价不能高于资格评价结果。

数据采集和分值的计算：

(1)三证更新及时 分值：10分。计算自系统报警之日到提交更新参数录入之日的天数。每一日扣一分，如果在新数据录入日在旧证期限之后。直接判定为不合格。公式:得分=10-记录天数

(2)更名频率 分值：10分。统计一年内同一家供应商申请更名的次数0次为满分，每更名一次扣分70%，可倒扣。公式：得分=10-(更名次数*10*70%)

(3)不良事件 分值：10分。统计供应商在医院在用耗材的不良事件发生次数，每发生一次扣分50%，可倒扣。公式：得分=10-(不良事件次数*10*50%)

2.3.2 供应商工作因素

供应商工作因素指的是供应商在进行销售工作时，对其工作效率和工作态度的一个综合评价。由于这些因素具有标准统一、数据量化程度高、采集简便等特点，最能体现出供应商之间的差异。所以，供应商工作因素的分值占70%，其中订单确认率20%，发货速度20%，货单相符率20%，验收合格率10%。供应商工作因素的得分与资格因素得分之和为供应商最终得分。在评价报告中，可将各项得分列出。出于反统方考虑，如无特殊情况，不需列出扣分原因和相关交易详情。

数据采集和分值计算：

(1) 验收合格率 分值：10分。在系统中，每一次送货都单独对应一张订单，验收合格后入库，验收不合格订单自动关闭。由此可得：验收合格率=入库总单数÷订单总单数。得分=分值×验收合格率。

(2) 订单确认率 分值：20分。采购系统要求供应商在收到订单的3天内确认订单，以此数据来统计供应商订单确认率=确认订单数÷订单单数。得分=分值×订单确认率。

(3) 发货速度 分值：20分。计算每笔订单自定单生成之日到入库单据生成日之间的天数，得到总天数后计算订单送货天数的均值。公式：得分=20-〔平均发货天数×20×10%〕。

4. 货单相符率 分值：20分。利用系统记录对每一笔订单的货单相符率进行计算。

得分=所有货单相符率均值×20。

2.3.3 客户体验因素

客户体验因素由于很难量化和个体差异的问题，不计入评价总分。我们额外分配20分的分值作为参考评价因素，其中临床使用部门10分，物资管理部门10分。得分在评价报告中列出，不计入总分，作为同分供应商排名的参考。

2.3评价结果的输出

系统对供应商在整个评价周期内的相关数据采集、处理之后。生成了该供应商的评价结果表单。此表单向多个方向输出：

(1)储存在管理系统数据库中，作为供应商档案保存，此类记录保存在唯一编码下，供应商更名后编码沿用不变，为以后的医院采购决策提供数据支持和参考；

(2)所有供应商评价结果由系统进行汇总，形成医院供应商年度评价情况报告，并且根据供应种类生成各自的供应商排名，在医院内外网进行公示；

(3)利用网上采购系统，将所有供应商各自评价结果和排名情况发送到其登记的邮箱上，督促持续改进。

在未来，我们还可以将供应商评价数据上传到市级医用耗材管理大信息平台中。实现不同医院间的供应商评价数据共享，提高医院供应商管理水平。

通过方案的实施，供应商管理的水平得到了提升，特别是三证更新效率、货单相符率得到了显著的提升。

3 讨论

供应商评价应该是医用耗材采购、管理流程中十分重要的环节。但是我们现行的供应商评价却并没有在我们的管理体系中起到应有的作用。这是由于我们的供应商评价没有形成完整的体系，数据的可靠性和价值无法被证实，从而无法成为决策的依据。而同一家供应商在不同医院间的评价结果也缺乏可比性，进一步削弱了供应商评价的管理意义。

所以我们尝试利用管理关键控制点理论来对耗材采购、管理流程进行分析，对耗材管理流程中的关键节点和重要数据进行分析和汇总，把其中受到供应商行为影响的数据筛选出来，在根据各个控制点间的时序关系和逻辑关系来进行权重分配，实现评价的合理性。在通过网上物资管理系统来实现数据的采集和计算，确保了数据的真实性。

供应商评价结果变得更加的量化，使得横向与纵向比较成为了可能，从而使得供应商评价结果成为了物资管理决策的重要依据。应用管理关键控制点理论建立的供应商评价体系使得不同医院间的供应商评价数据有了可比性，如果能以此为基础建立市级医用耗材管理大信息平台，就能够使是供应商评价更为完整和全面。同时给医院管理者和供应商管理者有力的管理数据支持。当然，该方案仍需要在管理实践中加于探索和完善。

[1] 韩光. 医院医疗器械高值耗材管理程序运行模式探讨[J]. 医学信息, 2013,(09): 76-77.

[2] 闫石, 朱立力, 侯旭红.我院后勤物资供应商评价体系的构建 [J].中华医院管理杂志 ,2014,30(01): 60-64.

[3] 陈伟良 , 李刚, 韩杰. 层次分析法在医院信息系统供应商评价中的应用 [J].中国数字医学, 2010, 5(02): 36-37.

[4] 张和华 , 吴旋 , 向华,等. 医疗设备供应商标准化评价体系建立与实践 [J]. 中国医疗设备 ，2014，(01)： 98-99,109.

《医疗器械注册管理办法》等五部规章即将实施

新修订的《医疗器械监督管理条例》(以下简称《条例》)已于2014年6月1日起施行。为配合《条例》的实施，在深入调研、多次论证、广泛征求各方意见的基础上，国家食品药品监督管理总局制修订了《医疗器械注册管理办法》、《体外诊断试剂注册管理办法》、《医疗器械说明书和标签管理规定》、《医疗器械生产监督管理办法》、《医疗器械经营监督管理办法》等五部规章。并已以国家食品药品监督管理总局令4、5、6、7、8号公布，将于2014年10月1日施行。

新制修订的五部规章贯彻了党中央、国务院关于建立最严格的覆盖全过程的食品药品监管制度、加快政府职能转变和深化行政审批制度改革的精神，坚持风险治理、全程治理、社会治理、责任治理、效能治理等理念，鼓励创新，突出企业责任，强化研制、生产、经营等环节的监管，通过对《条例》有关规定的细化，使《条例》对医疗器械监管制度的总体设计真正“落地”。

五部规章按照医疗器械产品风险程度的高低，科学设定审批与备案制度，详细规定了产品注册(备案)以及企业生产、经营许可的条件、程序、时限，明确了企业的主体义务和责任，细化了说明书和标签的要求，强化了监管部门监督检查的手段和措施，严格了法律责任，为医疗器械注册(备案)和生产经营提供了明确指引，为加强医疗器械监管与治理提供了有力支撑。

五部规章的出台对于完善医疗器械监管法规体系，规范医疗器械市场秩序，促进医疗器械产业健康发展，保证医疗器械的安全有效，保障人体健康和生命安全具有重要意义。

(本刊讯)

ConstructtheMedicalConsumablesSupplierEvaluationSystemThroughtheEestablishmentofCriticalControlPoints

Cao Hui2, Le Ying1, Zhou Qin1, Yang Kun1, Xia Ruimin1, Cao Shaoping4, Li Jinghui2, Zhang Jian5, Jin Yongchun4, Shao Lei1

1.Shanghai Tongji Hospital Equipment Materials Division (Shanghai, 200065) 2.Shanghai Hospital Development Center (Shanghai,) 3.Shanghai Children's Medical Center Affiliated to Shanghai Jiaotong University (Shanghai,200127) 4,Shanghai Thoracic Hospital Affiliated to Shanghai Jiaotong University( Shanghai 5.Shanghai Renji Hospital Affiliated to Shanghai Jiaotong University (Shanghai,200127)

Traditional supplier evaluation method mainly depends on manual statistics and score periodically. The subjective standard difference from assessors result in the difficulties of assessee to control the individual difference of the score. In this paper, through acquising, processing and analyzing the critical point data in the online materials management system, evaluation results for different suppliers were comparable after the suppliers' order data were analyzed and evaluated according to the scoring criteria. To construct the supplier evaluation system by applying the critical control points established in consumables management establishment can stimulate suppliers' benign competition and improve the scientific management of goods and materials.

key control points management, material management system, supplier evaluation, quantitative analysis

10.3969/j.issn.1674-1242.2014.03.013

上海申康医院发展中心管理优化项目(SHDC2013634)

邵蕾，主任，E-mail:lei_shao1@163.com

TP393

A

1674-1242(2014)03-0179-05

2014-07-08)