浅谈中小企业移动办公自动化的选择与实施

林青

中国的中小企业正在日渐发展壮大，随着业务、人员的扩充，加上市场竞争日趋激烈，企业发现为了提高竞争力，需要更高效的沟通与决策辅助手段，目睹大公司大企业都已实施办公自动化，中小企业也开始思考自己是否有必要实施办公自动化、该遵循什么样的选择原则、且实施中又该注意些什么问题？

另外，随着高速移动互联网的普及，很多大企业已经开始应用手机移动办公，中小企业也存在人员工作地点分散、移动，以及决策时效要求高等特点，但又不像大企业能支付大笔的费用用于移动办公的购买与开发，那有没有一套适合于中小企业且物廉价美的移动解决方案呢？本文将重点介绍中小企业移动办公自动选择与实施注意事项。

一、中小企业实施办公自动化的意义

移动办公自动化的核心仍然是办公自动化系统，中小企业通过内部办公自动化通信平台的建立，可实现工作流程的自动化管理及分布式的办公，有效提升企业内部的沟通和工作效率，并能通过IT流程的监督改变一些企业原来管理人员随意、不规范的行为，更重要的是能提供更多信息支持快速、科学的决策，其作用具体表现在：（1）极大地提高工作效率，办事人员不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行；移动办公的应用，更能打破时间与空间的限制，有效提升工作效率。（2）节省运营成本，包括时间和纸张等。（3）规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。（4）提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通方便，信息反馈畅通，单位的内部的凝聚力将大大增强；同时员工积极性与工作效率的提升可有效提高企业竞争力。（5）办公自动化平台能提供更多的基础信息数据，使得高层决策更迅速科学。

二、中小企业信息化建设特点

市场上有很多类型的办公自动化产品，但为了做出更好的选择及确保实施成功，需充分了解中小企业的信息化特点，区别于大企业资金充足、业务流程相对成熟稳定、人员平均素质高等特点，中小企业的信息化特点具体如下：（1）企业发展快，信息化需求变动大。相对大型企业而言，中小企业的业务流程相对灵活，这决定了中小企业信息化应用必须能够满足业务变动的节奏，有效匹配新的业务模式。信息系统既要做到流程能固化，但也要便捷、灵活可更改。（2）企业在信息化方面的资金投入压力大。中小企业的关键在于发展，由于企业间竞争压力大，企业把有限的资金都放在研发和市场上，不愿意在信息化上投入过多资金。（3）企业信息化人才缺乏。往往处在高速发展的中小企业对于信息化缺乏足夠重视，成本投入过少造成待遇不好，因此对人才的吸引力也不大。

三、中国电信综合办公——为中小企业量身定制的移动办公自动化业务云平台

基于上述中小企业的信息化特点，可知道中小企业在进行办公自动化部署时的述求是：系统价格低廉、业务功能丰富并灵活可调整、简单易用最好不用培训就能上手、最好能避免较多一次性投入、后期维护、升级的费用投入以及技术人员配备。而这些也正是中国电信综合办公（网络版）的业务特点。

综合办公（网络版）业务是基于中国电信的宽带互联网、移动互联网以及集中部署的综合办公（网络版）业务云平台，为中小企业客户提供业务功能丰富、的办公自动化业务，同时可满足客户随时随地的信息共享和移动办公需求。其主要特点是：（1）采用云平台，客户无需进行一次性软、硬件投资；（2）业务功能丰富、流程灵活可制定；（3）移动办公满足客户随时随地的办公需求，无需额外付费，应用适配终端多；（4）简单易用、线上线下多重支撑，售后服务更完备；（5）业务功能不断升级、企业无需配备维护人员。

1、采用云平台，客户无需进行一次性软、硬件投资。传统的OA系统，需要客户腾出机房、机架来摆放服务器以及网络设备，并花费数十万甚至百万购置硬件服务器及各种软件，而综合办公平台无需客户任何机房、机架资源及一次性投资，只需按照月支付较少的功能费，即可获得一套功能齐全的办公系统。

2、业务功能丰富、流程灵活可制定。综合办公业务同时具备常见、全面的办公自动化软件业务功能，同时融合了具有运营商特点与优势的融合通信能力，并且具备灵活的流程定制与变更功能。

（1）信息化功能。信息化功能主要包括单位/个人通信录、日程管理、内部邮箱、电子公告、工作审批、公文管理、会议管理和文件管理等较为全面的功能。（2）融合通信功能。相比于普通的办公自动化软件，中国电信结合通信能力的优势，提供了短彩信群发、手机多方通话和免费提醒电信功能等多种融合通信服务。（3）移动办公功能。业务平台的功能基本均可在移动终端（手机或平板）中应用，满足客户随时随地的办公需求，更大提高工作效率。（4）流程灵活定制。业务平台提供用户管理、部门管理、角色管理、流程配置、模板管理、签章管理、单位设置中心等模块，实现个性化系统管理。通过模板管理、流程配置，可以实现个性、灵活的表单流程，方便单位内部公文审批灵活流转。

3、移动办公满足客户随时随地的办公需求，无需额外付费，应用适配终端多。企业中从业务员、中层领导到决策层任何一人出差或外出，如果没有接入办公平台，就有可能会影响需求或商机的上报、决策以及公司的工作流转，而中国电信的综合办公业务提供了便捷的移动办公功能，通过手机或平板即可随时随地接入办公平台进行业务处理。该强大的移动办公功能无需企业再另外支付费用，主流的智能手机均可下载客户端使用。

4、简单易用、线上线下多重支撑，售后服务更完备。业务平台界面简单大方，容易上手使用；相比于其他互联网公司，中国电信可通过省、市、县垂直一体化的管理和服务，为客户提供更周到的现场产品操作培训及售后等服务、确保客户熟练使用，并提供7×24小时400电话支持。对于跨省组网的客户，中国电信将发挥一站式的服务优势，一点接应需求，为客户的全国分支机构提供服务。

5、业务功能不断升级、企业无需配备维护人员。业务平台由中国电信统一维护，企业无需专门配备软硬件维护人员，同时业务平台会不断进行新功能的增加升级，无需企业进行周期性的升级成本投入。

四、中小企业在移动办公自动化实施中需注意的问题

由于使用习惯的改变，加上中小企业流程多变、管理规范性不够的特点，办公自动化容易由于部分员工或领导的不配合、流程不契合等原因导致实施失败，因此在部署实施时需注意以下问题：（1）领导重视，加强培训与监督。领导重视是办公自动化工作能够有序推进的根本。在企业办公自动化系统安装、培训、试运行、和正式运行的过程中，企业领导应给予极大关注和指导，带头参加培训和使用办公自动化系统。各部门负责人应积极配合，明确专人对接，加快办公自动化网络的建设与推进，并组织部门员工主动参与培训。（2）规范先行。办公自动化的业务流程只是将现实企业中的流程进行IT固化而不是流程再造，因此在实施前企业需梳理出清晰的流程与规范。同时，也应制定出相应的信息化管理制度与规范，通过管理制度监管、约束和促进办公自动化系统的正常运转。（3）试用与部署阶段需加强沟通。在试用与阶段，全体员工、包括领导应真正参与使用，把试用当上线试用，及时发现并提出问题，企业内部针对具体问题达成一致意见，然后再要求办公自动化实施方进行修改。（4）先易后难，逐步推进。在办公自动化实施过程中，一定要避免大而全的想法，如果一下子将系统做的很大，很多功能又不是最急需而最实用的，反倒会造成使用不便。因此应该先易后难，逐步推进，分步实施。在企业已经适应了基本功能和模块后，逐步增加更深层次的应用。按照先易后难、循序渐进的原则，不是将所有功能全部展开，而是一项项释放，比如我们一般对于基本功能来说是按照内部通讯录、邮件、信息发布，基本事务（工作简报，会议管理），公文处理（工作流）逐步安排实施。（5）有问题及时解决。用户有问题时企业系统管理员要及时解决，解决不了的及时与实施方联系，避免由于问题的沉淀影响系统的可用性，企业的系统管理员也要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证办公自动化系统的实施效果。