检测机构仪器设备档案管理初探

2014-09-07滑丽娟宋炳政

石油工业技术监督 2014年5期

滑丽娟，宋炳政

中国石化胜利油田分公司技术检测中心（山东东营 257000）

仪器设备是检测机构确保检测质量和提升科研水平的重要物质基础，仪器设备档案的管理是确保检测数据的准确性、科学性和公正性的重要因素，完整的仪器设备档案是检测机构获得资质认定的必要条件。

作为国内规模较大的综合性技术检测机构，中国石化胜利油田分公司技术检测中心（以下简称检测中心）拥有各类先进的检测仪器设备上千台（套）。为满足国家对实验室资质认定的要求，技术检测中心严格按照标准规范对仪器设备档案进行管理，并通过将仪器设备档案数字化，实现了仪器设备档案管理的网络化、动态化，为检测机构的仪器设备档案管理进行了有益的探索。

1 仪器设备档案的归档范围及归档内容的确定

《实验室和检查机构资质认定管理办法》（国家质量监督检验检疫总局第86号局长令）和GB/T 27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》等规定,对仪器设备的管理提出了明确要求。《实验室资质认定评审准则》第“5.4.5”条，更是对仪器设备档案的管理提出了具体要求。

根据《实验室资质认定评审准则》，实验室应配备抽样、测量、检测设备（包括软件）及标准物质，并对所有仪器设备进行正常维护，应保存所有“对检测和/或校准具有重要影响的设备及其软件的档案”[1]，因此，检测机构仪器设备的归档范围及内容至少应包括以下9项:①设备及其软件的名称；②制造商名称、型式标识、系列号或其他唯一性标识；③对设备符合规范的核查记录；④当前的位置；⑤制造商的说明书，或指明说明书存放地点；⑥所有检定、校准报告或证书；⑦设备接收、启用日期和验收记录；⑧设备使用和维护记录；⑨设备的任何损坏、故障、改装或修理记录。

从以上9项可以看出，检测机构对仪器设备档案的管理应该是动态的，既要对仪器设备开箱验收时的档案进行管理，还须对仪器设备使用、维护及修理等档案进行管理。

2 仪器设备档案的收集、整理、立卷

仪器设备档案作为科技档案的一种，应按照《档案法》的规定，实行统一集中管理；同时根据检测机构的特点，制定本单位的“仪器设备档案管理办法”，实行档案室和各实验室共同负责。

2.1 档案室对仪器设备档案实行统一集中管理

凡固定资产原值在一万元以上的仪器设备，其档案原件由档案室负责保管，各实验室留存复印件。若复制确有困难，经档案室立卷、各实验室办理档案借阅手续后，由各实验室负责保管。

仪器设备到货后，档案室人员到场参加开箱验收，监督、检查、指导仪器设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。

2.2 将积累的文件组卷成册，定期向档案室移交

1）各实验室兼职档案员将收集到的随机文件材料整理、立卷成册。凡属建档的仪器设备，一律按归档范围及自然形成的先后顺序立卷，填写卷内目录、仪器设备履历表、备考表及档案编号。凡属仪器设备的随机资料，应将原件存档，复印件随机使用。

归档的文件材料，要字迹工整、图样清晰。文字不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以利长期保存。

2）给仪器设备粘贴唯一性标识。实验室的仪器设备有了唯一性编号（档案编号）后，才可以给仪器设备粘贴唯一性标识。用于校准、检测对结果有影响的每一台仪器设备，应该既有检定、校准状态标识又有唯一性标识（档案编号）。

3）各实验室通过掌握仪器设备的动态信息，督促仪器设备使用者做好使用、维护记录。每年将使用过程中产生的技术资料，加入该仪器设备档案盒，实现仪器设备档案的动态管理[2]。

4）各实验室兼职档案员通过扫描、拍照等方式，将仪器设备档案数字化，并录入到实验室管理系统，从而实现仪器设备档案的网络化动态管理。

3 仪器设备档案管理的数字化、网络化、动态化

为提高仪器设备档案的管理水平，在开发“实验室管理系统”时，设计了设备管理子系统（图1）。该系统包括“设备器具管理、检定记录管理、标准物质管理、设备查询、计量器具台帐查询、计量器具送检计划查询、计量器具送检超期报警、检定记录查询、强检计量器具查询、标准物质查询”共10个模块，涵盖了《实验室资质认定评审准则》对仪器设备档案管理的要求[3]。