浅谈如何改善中学档案管理工作

王巧霞

【摘 要】在一所学校中，管理工作尤为重要，而重中之重则为档案管理工作。对此研究也成为界内所关注的热点。对于怎样提高学校中的工作效率以及对教育进行升级改革，中学档案管理工作也是作为一大重点，然而这更在中学管理和教学水平标准上起着标志性作用。随着社会的变革，技术发展的突飞猛进，中学档案管理工作也正顺应着发展的脚步不断向前，这也使社会对于中学档案管理工作有了更高的要求。那么我们应当如何应对、管理中学档案管理工作，如何发现并解决中学档案管理工作中的问题呢。笔者结合自身的工作经验对如何改善中学档案管理工作这一话题进行浅谈。

【关键词】中学；档案管理；发现问题；改善工作

档案是对工作经历经验等的一个记录，但更是对工作的一个写照。在记录档案的过程中，将中学在每个阶段的工作与活动的情况予以记录。学校通过档案管理，把在教学、教研、科研管理等各项活动中形成的大量资料予以收集、整理、归类、存档，形成学校记录发展历程的重要信息资源。笔者结合多年的工作经验及对当下众多中学档案管理的现状，发现存在的一些弊端，通过对这些现象正面、理性的剖析，得出一些结论。

一、中学档案管理工作的现状

1.学校领导对档案管理工作缺乏应有的重视

领导重视学校档案管理工作能够起到非常重要的作用。我国法律有明确的规定：如果一个学校中的档案管理工作想要得到改善，学校的领导就必须对其加以重视。我国法律中也有明确的规定：学校档案指的是从事教学、党政管理、教研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种图表、文字、声像等不同种类的历史记录，它包括教学档案、文书档案、会计档案、声像档案、科技档案等等。

2.中学档案管理人员专业化程度低

实际上，在我国中学专职档案管理的人员并不多，所以在众多中学档案管理工作的人员中多数还是属于兼职的。而且在对档案管理人员的培训上并不重视，其在对文书档案、教学档案、科技档案等档案的汇集整理、保管利用方面并不能熟练进行。在中学档案管理工作方面，计算机的应用不但可以增加工作效率，还能够开展各种个性化的服务。

3.学校档案管理工作的规章制度不健全

作为学校方面，应当结合国家法律及自身发展情况，制定一系列有关中学档案管理工作的规章制度。为档案管理工作的进行及更好的进行提供标准，以使得有章可循。因此在对档案附加价值的判断及利用上并不能发挥其应有的作用。

4.现代化程度低

社会不断革新，科技也在起着日新月异的变化。世界开始朝着信息化多样化发展。而信息作为当下全球最为珍贵的财富，在各个方面都是尤为重要的。所以作为以教育为主的学校，在档案管理方便更是要跟随时代潮流，与社会共同发展。大多数中学的档案储存场所为刚刚建校时所创立，在当时年代中应用的保管箱、木头箱等都是十分不规范的，对保管储存起到了破坏性的作用。少数现代化的学校会应用计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，但是这对于大多数的中学档案管理工作而言还是有一定距离的。

二、中学档案管理工作中的误区

1.重硬件建设，轻软件建设

在中学谈到加强档案管理工作，首先从硬件设施投入入手，认为加大了在硬件方面的投入，就彻底改变了档案管理工作的面貌，对档案管理工作水平提高没有清醒的认识。档案管理要真正达到高水平，其关键还是在于档案管理人员的能力及素质上。可能有些人会认为只是储存工作，没有必要耗费资金聘请专职专业的档案管理人员，而且许多专职的档案管理人员其职称并不高。作为学校，其重视往往会集中于对学生的教育方便，所以在工作人员培训方便更多的是会集中于教师人员的培训及学术交流上，从而忽视了对档案管理人员的培训，这样一来，档案管理人员进行学术交流、学习讨论的机会便少之又少了。

2.重制度建设，轻档案管理意识培养

众多学校平时会忽视对档案管理方面的要求，但在某个时期为接受上级检查或评比，会暂时对档案管理工作引起重视。而对于档案管理中最为主要的，也是最基础的则是对工作信息的汇总收集。但在学校中懂得关于档案管理知识的人并不多，所以也就导致了学校中很多重要的信息资料并不能被储存、丢失资料。在档案管理工作上，仅有一套制度是远远不足的，最为关键的是在学校内的全体职工及工作人员能够拥有一个正确的档案管理认识，提高对档案管理工作的重视度。要认清档案的重要性，档案是财富的积累，是经验的总结。

3.重行政文件的存档，轻教学资料的归档

在中学档案管理工作中，行政文件信息是非常重要的，但对比来说，教学文件的归档更为重要。教学过程中形成大量的资料，这些资料多数沉积在教研室和教师的手中，时间一长往往被丢弃。

三、做好中学档案管理工作的途径

结合上文的分析，我们可以知道，中学档案管理工作是一项积累财富、总结经验的重要工作。因此对于每一所学校来说，都应当结合校内发展情况，处理好档案管理工作。而我，作为一名中学档案管理人员，结合自身多年的工作经验，总结出在工作中应注意的几点：

1.建立健全学校档案管理部门和制度

校内应当建立独立档案管理场所，便于档案的分类、汇总、储存、利用等工作。对本校的工作信息予以保管并利用。工作中严格遵守校内规章制度以及国家宪法中的规定。并根据档案管理工作的发展情况，优化校内档案管理工作相关的规章制度。对工作方法予以规范统一、在管理工作中融入科学技术，使档案能够充分发挥其本身应有的作用，对校内的教学、管理等工作提供经验。增强档案管理工作人员的安全意识，保证不泄露、不损坏、安全保管、放变利用等。

2.创造条件逐步实现档案管理的

档案管理工作的现代化则是要从根本上改变工作方法，要从手工管理转换为计算机管理。计算机管理较手工管理而言，优势颇多，在中学档案管理中，信息量繁杂众多，类别也是多种多样，若是以手工管理在进行分类汇集储存的话，不但工作量大，消耗的时间长，对于档案管理工作人员而言就是一件十分头疼的工作。所以，学校方便应当想方设法汇集各种优势为档案管理工作制造条件，更早的使学习管理工作早日步入现代化。

3.花大力气培养高素质人才

对于一个中学档案管理人员而言，需要的不见仅仅是专业的能力及技术，还应当具备政治素养、道德品质、能够掌握本单位档案管理工作的历史及发展情况。以便能够开拓视野。积累经验，蓄势待发。

4.将档案工作纳入学校自身形象

作为精神领袖的校园，在日常管理、教学工作中都渗透着学校的教学理念、自身形象及价值观、世界观等。作为校园管理中的重点档案管理工作，并非要将工作仅限于档案管理中，而是要扩展到学校的发展。学校档案与学校形象在某方面是有着千丝万缕的联系。学校如何树立一个乐观积极的形象、拥有一个怎样的价值观世界观与学校中档案管理工作时密可不分的。

四、结论

在日新月异的21世纪，在科技、知识等各方面飞速发展的今天，对于中学档案管理工作有了更高的要求。档案管理工作不仅仅是工作信息的累积，更是对无形财富的记录、对宝贵经验的积累。档案管理工作也应当发挥其应有的作用，致力于学校乃至教育事业、新的时代要求新的面貌。学校管理工作应当奋力向前，追随时代潮流，共同进步。

参考文献：

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