华炎协同管理软件在引嫩办公自动化中的应用

付 庆，刘晓臣，王越宇

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江 大庆 160000)

华炎协同管理软件在引嫩办公自动化中的应用

付 庆，刘晓臣，王越宇

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江 大庆 160000)

办公自动化是20世纪70年代中期发达国家发展起来的一门综合性技术。中国则是在80年代起步逐步发展起来的。文章阐述了办公自动化及协同办公管理的概念。讲述了华炎HOTOA协同平台在黑龙江省引嫩工程管理处建设的方案，实践证明它是提高办公自动化水平找到一种行之有效的办法。

办公自动化；协同办公；管理平台；流程管理；基本功能

1 办公自动化的概念

在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决，尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作，协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证[1]。就一般而言，办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁和存档。

办公自动化(Office Automation，简称OA)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。中国的办公自动化(OA)经过从20世纪80年代末至今20多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向网络应用的大型协同工作产品。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

2 协同办公管理平台

协同办公软件就是采用Internet/Intranet技术，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。协同办公平台建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的。

3 华炎HOTOA协同管理平台实现的功能及流程管理

3.1 协同管理平台的基本功能

1)协同基本功能：公告通知、电子邮件、日程安排、会议管理、通讯录、内部论坛。

2)流程审批：流程分类、流程表单定义、权限控制、字段定义、自动计算、样式自动生成、流程权限、步骤处理时间设置、步骤逻辑属性设置、报表定义、流程代理、流程分发、流程退回、流程会签[2]。

3)短信提醒：使用移动通讯业务，实现流程业务短信通知、提醒功能。

4)文档管理：文件分类、批量上传、文档共享、审阅管理、手机访问、文档同步、全文检索、在线编辑。

3.2 流程管理

针对黑龙江省引嫩工程管理处的实际情况，制定了以下的流程管理模块，解决实际办公存在效率低下的问题：

1)会议通知:会议通知拟稿、领导审批、值班员处理、分发各单位、反馈、归档。

2)车辆审批: 车辆申请、领导审批、办公室审批、通知提交者、归档.

3)出差申请：出差申请、领导审批、通知提交者、归档。

4)合同审批：采购、销售、合作等合同的审批、选择合同的类型，合同的金额，签订的时间与客户等信息，按照合同审批流程自动审批，完成合同的修订与核准。

5)报销审批：报销审批是一个为员工报销提供的审批流程，其中包括提交报销单、部门领导审核、财务部审核、领导审批、通知提交者、归档等步骤。

6)办公用品申购审批：在申购表中，可以选择所需的物品、输入采购单的其他信息，完成申购单的填写，然后用户按照采购流程的设置，将采购单提交给相关的处理人员、角色、部门进行处理。

7) 用印申请审批：印章使用的申请、审批，以及使用记录的查询。

8)物资采购审批：采购申请、采购审核、领导审批、财务部审批、通知提交者、归档、统计查询。

9)员工薪资调整审批：薪资调整申请、部门审核、人事部审核、财务部审核、领导审批、归档、查询。

4 硬件及软件系统的建设方案

在整个系统的建设工程中，我处购置了专用服务器，配置为HP580G5、双XEON 3.2G，8G内存，5块1TSCSI硬盘做RIAD 5备份。服务器操作系统使用操作系统为windows2008server ,华炎软件系统使用数据库SQL server2005。以科室为单位，为每个科室负责人、流程管理员、处领导设置了登陆账号，实现流程的建立、管理等功能 。华炎软件流程布局见图1。

图1 华炎软件的流程布局

整个软件系统建成后，组织了相关的使用人员进行了详细的培训，对流程的建立、修改、删除等进行了模拟练习；对于整个系统的管理，设置了一名超级用户管理员，随时监督、查看流程执行过程中存在的问题。

经过近一年的使用，在办公管理过程中，极大的提高管理效率，实现了无纸化办公。

[1]王淑营,赵慧娟,基于Web的动态信息发布系统技术研究[J].现代电子技术,2003(02)：45-46.

[2]殷国富，陈永华.基于Intrnaet的企业信息化系统技术与应用[J].计算机科学，1999，26(03):59-63.

ApplicationofHuayanCooperativeManagementSoftwareinOfficeAutomationforNeijiangRiverDiversionProjectManagementDepartment

FU Qing；LIU Xiao-chen and WANG Yue-yu

(Heilongjiang Province Neijiang River Diversion Project Management Department,Daqing 160000，China)

Office automation is a comprehensive technology developed in the developed countries in the middle of the twentieth Century 70's. But it developed gradually in the 80's in China. The paper expounds the concept of office automation and cooperative management，introduces the application of Huayan HOTIA cooperative platform in Neijiang River Diversion Project Management. Practice indicates that it is a effective and practical method to enhance the level of office automation.

officer automation；cooperative office work；management platform；process management；basic function

1007-7596(2014)11-0063-02

2014-04-02

付庆(1983-)，女，黑龙江安达人，工程师；刘晓臣(1973-)，男，黑龙江密山人，高级工程师；王越宇(1986-)，男，黑龙江安达人，工程师。

TP317.1

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