强化军队医院营房档案管理充分发挥档案保障作用

国家有国家的档案，军队有军队的档案，单位有单位的档案，我们每个人也都有自己的档案。在实际工作中，有些同志对档案的了解不够深切，对档案的真正含义、档案在工作中能够发挥的重要作用缺乏足够的认识，很多同志都有过因档案不符合要求或缺失给工作或个人带来不便的经历。当前，海军总医院正迎来历史性跨越式发展时期，医院营区规划建设规模空前，必须注重档案的收集与管理，不仅使大家和后人了解营房工作的精彩，更为今后的保障充分发挥作用。下面浅析档案编制管理控制要点。

一、营房档案的作用

军队营房档案和日常工作是相辅相成的，如果说工作是战斗的一线的话，档案就是稳固的后方阵地。日常工作是动态的，不断发展变化的，档案是静态的，是对工作的总结。档案管理是工作管理的重要组成部分，科学的档案收集方式和内容设置可以提高工作效率，提升工作成效，使工作更加合理化。因此，通过完善档案资料，加强档案管理，制定完善的档案收集、管理制度，可以规范和引导各科室全面建设更加科学化、标准化、正规化，全面提升科室建设水平。

二、营房档案管理现状

营房档案管理不仅为医院的改革发展起到了重要作用，更为医院正规化、科学化建设起到了保障作用。随着社会的发展和军队工程建设的强化，我院在档案管理上存有不足。

一是档案不全，档案缺失。我院建院于1953年，由于文革等历史原因，院区地下管线无详细档案，建设于各个年代均有，在三期工程施工中经常挖出仍在使用但不知哪里使用的管线，给施工和日常维护保养带来很大不便。部分档案缺失，如门诊楼缺乏前期资料，一些老建筑，如10号楼根本就没有图纸记录，维修、改扩建等都没有资料，工作难度很大，牵扯了机关日常工作的大量精力。

二是不重视档案保存。此次医院等级评审时暴露出班组日常档案不注意归档的问题，特别是污水站、三气机房等一些设备维护保养记录没有被保存下来，很多都是后补内容，而且资料保存不好，有些损坏严重。近年来，医院基础设施投入加大，一方面营房科管理中央空调机组、锅炉机组、三气机房、配电设备、供电供水等多项重要设备，这些设备大大提高了医院基础设施水平，另一方面，设备档案记录还不够完整，造成各班组无法科学掌握设备运行规律，对设备情况多停留在老员工感观感觉和经验回忆上，一旦社会化单位变更或随着老员工的退出工作岗位，设备维保必然存在诸多不便。

三是对档案的认识和理解程度不够。对于营房科来讲，我们认为的档案一般是指产权证、营地实力、图纸、招投标资料等内容，实际上，凡是对开展阶段性工作有利的都应该视为档案，科室呈批件、各种合同、一些有参考价值的临床科室申请、各种厂商资料、技术参数等，都应该视为档案，只不过是有长期档案和短期档案的区别。还要注重日常维修材料采购单、维修申请单、库房领料单等等的管控，有利于掌握物资消耗情况，发现规律和问题，实现精细化管理。工程上的各种洽商单、认价单等等也应视作档案，留存备查，既有利于工程审计，又便于日后参考。当前，因工作较多繁杂，一些本应归档的资料没有归档，给日后工作带来不便。

四是档案室管理不够正规。营房科档案室空间利用率低，档案存放不合理，一些图纸无处可放，档案安全存在隐患，特别是随着医院营区规划建设的全面展开，一些即将收录入室的档案存放和管理带来了新的问题，档案室亟待进行重新规划充实。

鉴于上述情况，计划通过硬件和软件两个方案建立健全档案的收录各个节点，指定专门人员负责对全科档案资料收集整理，通过在合理的工作阶段介入，全过程收集整理档案，促进科室工作流程的规范，便于掌握工作完成情况。设计方便快捷的检索手段，提高档案利用率，从而促进工作效率的提高，充分发挥档案的参考价值，降低日常工作人力、物力和财力的投入，使营房保障更加正规化、科学化、标准化。

三、档案管理实施要点

一是组织档案彻底清查摸底。清查范围涵盖营房保障全范围，特别是对当前没有归档的大型设备档案进行补充和完善，对建设年代较早的、没有资料的老旧建筑、地下管网进行彻底筛查，登记造册。补充老旧建筑的电子档案及影像档案，将这些记载着医院历史发展的资料永久留存。补充完善当前档案不全的卫生防疫队和白盆窑康复中心营区档案，为首长对医院发展的决策提供材料支撑。

二是以医院标准化建设年为契机，建立健全档案管理规章制度、收录内容、各项记录等标准化文件和文本，特别是制定动态档案如维修、设备维保、改扩建等资料的管理标准，确保档案的完整、准确、可靠。实施过程中，借鉴地方单位经验，参照ISO9000族的相关条款规范档案收录管理全过程。

三是实行档案分级管理，采取档案室统一管理与各班组分别管理相结合的管理方式。第一级设在档案室，主要收录各种历史性档案，如图纸、产权登记、合同等。第二级管理主要由各班组自行负责，负责对本班组保障范围内的设备台帐、维保记录等动态资料进行保管。

四是明确责任分工。档案管理由科属档案室负总责，设管理员一名，负责档案的日常管理和档案收录与发放。管理人员一要负责全科标准化文本的制作与下发，并指导社会化保障单位和班组规范填写与保管。二要负责全科各部门的信息沟通与联络，定期检查档案整理与收录情况，每季度出一份营房科档案管理情况简报。

五是加大档案室建设投入。通过提升营房档案室的硬件条件，为做好档案管理提供物质支撑。当前营房科档案室位于门诊楼，空间有限，资料繁多，以普通文件柜充当档案柜，档案放置混乱，基本上还是哪里有地方就放在哪里，还没有实现分区、分类管理。久而久之，造成一些档案资料缺失。下一步，计划淘汰现在使用的文件柜，改为专门定做档案柜，分区管理，改变现在使用普通文件盒保存档案的状况，借鉴专业档案管理办法，规范档案室硬件建设。

六是配备专用档案用品。我科当前档案记录工具相对较为完善。下一步随着档案收录内容向着影像资料、声音资料等数字化载体扩展，进一步配齐录音笔、刻录机等辅助工具，以记录历史为目标，切实丰富档案资料。

七是加强编研工作，组织专人负责编写医院基础设施演变、营房科历史沿革介绍、大事记、成员、年度工作等等，辅助年度工作呈批件等，做到年年有记录，大事有记载，更加全面的记录医院发展变化。

八是提高档案信息化水平。开发适合的工具，尽可能将档案制成电子版，提高档案管理质量和保存性。同时，引进或研发便于检索的工具，提高档案利用效率，降低档案管理人员工作强度，使档案更好的为工作服务。

结语：档案管理，功在当代，利在千秋。通过档案室规范化管理，促进科室管理水平的提高，全面提升医院营房保障能力。为保障过程中的决策科学化、合理化提供依据。特别是在医院工程建设过程中，可以使前期论证更加充分，降低后续不可预知的因素影响。解决医院营房干部更新快、社会化保障单位流动性强，给档案收集管理带来的难题，为医院全面持续可协调发展提供坚实保障。