电子政务环境下数字档案资源整合的开发利用

冉朝霞

近年来，我国信息化建设尤其是电子政务建设取得了重大进展，但信息资源的开发和利用工作，还远远滞后于网络基础设施和应用系统的建设，制约了国家信息化综合效益的发挥。数字档案资源整合的开发利用成为当前政务信息化建设中重要而迫切的任务。

作为政务信息资源的数字档案资源整合通常是指政务部门为履行职能而采集、储存、加工的档案信息资源，既包括政务部门在办理业务过程中产生的档案信息，也包括因需在外部采集、加工的档案信息，还有一些历史继承下来的档案资源。数字档案资源整合的开发利用是指政务部门、社会以及公众对数字档案资源整合的使用和增值性开发。其利用可分为四种情况：一是政务部门内部的使用；二是政务部门之间的交流共享；三是政务部门向社会开放；四是在政务信息不能充分利用的情况下，通过向社会开放，由信息资源企业加工增值后进行商业化运作。

电子政务环境下档案资源整合的开发利用，是一个复杂的社会大工程，涉及社会的方方面面。在宏观层面上需要国家的总体规划与管理，给予政策的引导和法律的保障，在中观层面上需要各级档案管理机构以及其与社会其他信息服务部门如图书馆、情报中心等的相互合作与协调，建立档案资源整合的开发利用保障体系与运行机制，在微观层面上需要充分应用现代信息技术实现对档案资源以及档案资源与其他社会信息资源之间的充分融合，创建一个理想的信息资源共享环境与平台，为社会公众提供深层次的、一体化的信息资源服务。

1 电子政务环境对档案信息资源整合的影响与作用

1.1 电子政务环境对档案信息资源整合的影响。在信息社会中，信息资源是作为一种重要的战略资源而存在的，档案信息资源是其重要组成部分，有着极其重要的开发利用价值。对于档案信息资源，是指通过人类的参与而获取的可利用的档案信息，包括档案原件和各种档案信息开发的成果。就目前来说，电子政务环境对档案信息资源的开发利用的影响主要体现在以下两个方面：一是档案信息资源这一概念的内涵和外延在其影响下不断发展扩大，呈现出社会化的趋势；二是电子政务实施过程不断对档案信息资源整合的开发利用提出更高更深更广的要求。

1.2 电子政务在档案信息资源整合中的作用。第一，整合数字档案资源开发利用平台。电子政务的一个重要作用就是用网络技术手段来整合信息“孤岛”，通过互联网及局域网，众多的数字档案资源将不再是散布于各地的孤立个体，而是形成一个资源丰富、信息共享、获取便捷、保存安全的档案信息网络平台。在这一平台下，数字档案信息资源可以在网上充分交流，各档案机构之间的馆藏资源可以互补、吸收，真正做到资源共享。

第二，快速检索、整理等，方便利用。传统的以纸质载体为主的档案信息资源在检索、整理等方面工作量较大且耗费大量的时间和金钱，其开发利用模式越来越不适应信息社会的发展。在电子政务的网络环境下，利用计算机对档案信息资源进行检索、整理、阅读、输出、输入、加工等极为方便，并且随着4G网络技术的发展。多功能无线掌上设备可以随时随地接入互联网络，极大地改变了传统的开发利用模式。

第三，提高数字档案资源的开发利用效率。传统的开发手段多以人工为主，局限于本部门、本地区，且彼此之间沟通花费大量的时间和物质成本，难以形成总体上的合力。而电子政务环境下的网络技术可以整合开发所需的各种人力资源、技术资源、信息资源，极大地提高了数字档案资源开发利用的效率。

2 我国电子政务下档案资源整合开发利用现状

2.1 初步形成电子政务的数字档案基础管理框架。在电子政务环境下档案资源整合的开发利用是始自1999年的“政府上网工程”，经过十几年的努力，电子政务环境下档案资源整合的开发利用建设得到了迅猛发展，有效地促进了政府机构改革和政府职能的转变，提高了各级政府的办公效率，增加了政府管理的透明度。如今，我国97%以上的地区和部门已建成机关内部办公业务网，并且正在加速建设政务内网和外网平台，以及中央政府门户网站，极大地整合了档案信息资源，重点推进办公业务资源系统、宏观经济管理、金关、金税、金财、金卡、金审、金盾、社会保障、金农、金水和金质等12个业务系统，即“两网一站十二金”，以统一平台和标准覆盖了我国电子政务急需建设的各个方面，标志着我国已经初步形成电子政务的数字档案基础管理框架。

2.2 政府和公众双方初步实现双向的沟通和互动。电子政务环境下的档案资源信息服务包含的内容很多，它包括网上信息发布、政府政策公开等多方面的档案资源建设。数字档案资源整合的开发利用可以实现政府的信息服务。各级政府互联网上建有自己的网站，公众可以查询其数字档案资源中的机构构成、政策条文、国务院公告，相当于政府的“窗口”。这个“窗口”可为百姓提供数字档案资源服务，加强与百姓的沟通与联系。此外，数字档案资源整合的开发利用还包括实现电子政府及政府部门重构等许多内容。

从公众角度来看，政府和公众双方通过电子政务环境下档案资源查询系统可实现双向的和直接的沟通和互动，这对于建立良性的、健康的政府公众关系至关重要。同时，通过电子化和网络化实现政府的服务职能，如办理护照、办理车牌、缴纳个人税款等，能够让公众充分体验和享受电子政务环境下档案资源查询系统的便利和效率。

3 数字档案信息资源整合中存在的问题

3.1 数字档案资源的网络建设进展缓慢。信息网络建设是网络环境下数字档案信息资源整合的基础条件，离开了网络整合无从谈起，但目前一些档案部门由于经费等多种原因，建网工作进展缓慢。即使在已建立的档案网站中，网络间互联互通能力仍较低，一体化趋势不明朗。大多数网站仅建立了相关站点简单链接，整体联系不紧密，总体上仍较孤立和分散，各个档案管理系统间的共享性、兼容性、可扩展性不强。

3.2 数字档案资源建设体系标准混乱。在我国数字档案信息资源整合的标准体系中标准混乱，这主要是由于社会各数字档案服务系统的信息化建设各自为政，互不往来，形成数据结构多样化；数据格式不统一；在档案信息化建设中，缺乏制定标准的统一机构，迄今为止，在档案数据库结构、信息存贮和著录格式、软硬件配置、网络体系结构、信息处理界面等方面，国家标准尚未出台。造成规范标准多样化，系统纵横分割开放性不足，信息资源有效共享困难重重。因此，要建立一个比较完整的数字档案信息资源整合的标准体系还需要一个长期的探索与实践过程。

3.3 档案信息的安全难以保障。电子政务环境下数字档案信息资源整合是基于一个相对开放、互联互通的网络环境而开展的，开放的网络环境使大量以数字代码形式存在的信息资源时时受到多方面的安全威胁，如计算机病毒，计算机黑客，有窃取行为的间谍行为，对网络、信息系统和电子通讯装置的蓄意破坏等都有可能对档案信息资源构成威胁。因此，如何确保档案信息资源在开放的网络系统中安全地存储和传输，最大限度消除其不安全性，已经成为当前电子政务环境下数字档案信息资源整合中的瓶颈性问题。

4 数字档案资源整合开发利用的三个重要方面

4.1 充分实现数字档案信息资源的整合。目前我国档案信息资源本身就缺乏有机集成与融合，配置也不够优化，这与电子政务建设对于数字档案信息资源的需求不相适应。因此，要发挥数字档案信息资源在电子政务建设过程中的作用，首先就应实现数字档案信息资源自身的整合。所谓数字档案信息资源的整合，是指在兼顾档案资源现有配置与管理状况的条件下，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，将分散异构的档案资源系统进行优化组合与无缝链接，在此基础上强化数字档案资源的动态性、可控制性、可获知性和可获取性以及与社会其他信息资源的融合集成性，从而发挥数字档案资源的合理组织、优化配置和最大增值。而要实现对数字档案信息资源的整合，其关键在于加强档案信息部门之间的融合，提供统一的用户界面和共同的检索方法，从而使得用户在任何时间、地点都可获取任何形式的信息，并且在任何一个界面和检索入口都能检索到同一主题的完整信息。

4.2 充分实现数字档案信息与图书、情报信息的整合。除了应实现数字档案信息资源本身的整合外，还应实现数字档案信息与图书、情报信息的整合，因为电子政务建设过程中所需的信息资源不仅包括数字档案信息资源，也包括图书、情报等信息资源，电子政务的目标是要集中这些信息资源，为政府行政和“一站式”服务的发挥，提供强有力支持，而只有实现这些信息资源的整合，才能更好地发挥作为政府信息资源组成部分的数字档案信息资源在电子政务建设中的作用，对档案、图书及情报信息运用计算机技术实现一体化管理，并通过网络提供给社会公众利用。要实现数字档案信息与图书、情报信息的整合，其关键也在于加强档案部门、图书部门及情报部门之间的合作，包括在各部门之间建立合理的信息收集分工负责制，建立起通畅的内部信息交换制度及发挥各种信息资源数据库的分工建设与融合集成等。

4.3 充分实现数字档案网站与政府网站的整合。目前我国已有很多档案馆室建有自己的网站，对外提供档案信息资源服务，也有很多的政府部门建有自己的政务网站，提供政务信息或网上办公。现阶段可采取措施实现数字档案网站与政府网站的整合，实现数字档案网站与政府网站的无缝链接，这样民众通过任一网站均可快速便捷地查找所需的数字档案信息资源。

（作者单位：中共郑州市委党校 来稿日期：2014-06-15）