确保数字档案长期安全保存的关键因素探讨

杨宇丹

摘 要：随着科技的进步，网络的普及，档案信息化也深入开展起来，人们越来越习惯于利用数字档案来获取信息，然而数字档案的长期安全保存问题也表现的越来越突出，成为不可忽视、亟待解决的问题。文章以数字档案为着眼点，从多方面探讨了确保数字档案长期安全保存问题的关键因素。

关键词：数字档案；特性；长期安全保存

1 数字档案的特性介绍

数字档案具有依赖性、非人工识读性、多样性、高密度性、易改性、不稳定性、分离性、脆弱性、网络共享性等多种特性。数字档案必须通过计算机和相关设备才能生成、移交、归档、管理和利用，并且其识别与读取必须依赖于计算机设备。数字档案以数码方式记录于载体上，以文字、图像、音频、视频等多种形态存在。经压缩处理，数字档案具有海量数据存储的特性，并且可以随时随地、不留任何痕迹地被修改、删除、复制。数字档案的内容与存储介质可以分离，内容可以在任何载体上重新生成，并且可以在网络中生成、传输和利用。数字档案的存储介质具有不稳定性，如果存储环境和管理与之不适应，则很容易被破坏。

2 数字档案长期安全保存问题的成因探讨

2.1 数字档案长期安全“存取”问题的形成原因

数字档案的长期安全存取问题，即能够长时间安全地存储数字档案信息内容，并能保证人们长时间获取和利用。因为数字档案具有脆弱性和高密度性的特点，所以存储介质稳定性较差，导致存储时间短、容易损伤变形和划伤，此外，介质还受到很多因素的影响，如温度、湿度、磁场等，如果存储介质处于不合适的存储环境或者管理出现问题时，将会导致存储介质破碎。数字档案具有依赖性和非人工识读性，这就决定了数字档案无法脱离计算机和计算设备而独立存在。面对着铺天盖地的病毒和无法预见的自然灾害，计算机设备损毁、系统瘫痪、信息失真、信息丢失等现象时有发生，对数字档案来说是毁灭性的事故，更加谈不上数字档案的长期安全存取。另外，随着计算机的快速更新，使得电子档案形成时所应用的计算机软硬件技术，也以很快的速度被淘汰，新旧软硬件之间的兼容性通常较差，从而导致新的软硬件没有办法对原先存储的数据进行读取操作，格式的转换也是一大难题，非常不利于数字档案的长期安全存取。

2.2 数字档案内容的真实性、完整性和有用性问题的形成原因

数字档案的真实、完整、有用性，即数字档案所记录的内容能够真实地、完整地反映当时活动形成时以及过程中所表达的信息，用户在获取数字档案后，只要遵循法律法规的要求，并且依照利益平衡的原则，就可以方便有效的使用。众所周知，数字档案由电子档案和数字化档案组成。电子档案是通过电子文件归档后形成的，在其生成、处理、压缩、积累、存储、分类保管、传递和利用的过程中，信息内容的修改、复制、删除、粘贴和重新编辑等无法被发现。数字化档案是由传统载体转换生成的，在纸质档案数字化扫描加工的过程中，极有可能造成转换失真。伴随着计算机技术的普及与发展，数字档案的形式也越来越变得多样化、复杂化，因此，对于系统的安全性、兼容性要求也越来越高。数字档案的多样性，指的是数字档案有着很多种格式和内容，并且通过多种技术有机的融合，也就是说，并非“单一”形式的多样性，而是由多种媒体信息，如文字、图形、声音、影像等，组合在一起的“多样性”。正是因为数字档案的这种多样性的特征，如果载体处于脱机保存状态，容易导致数据混乱。另外，计算机病毒的存在对于数字档案的安全是一个极大的威胁，尽管杀毒软件在不断的升级，病毒库也逐渐的扩大，然而与之对应的，病毒也变得越来越顽固。一旦计算机被病毒入侵，就会对数字档案造成巨大的损害，数字档案被恶意篡改、丢失。

2.3 计算机系统安全性问题的形成原因

计算机系统的安全，即数据安全、网络安全和应用安全。计算机系统的更新速度越来越频繁，这就使数字档案的版本老化问题显现出来，格式转化困难，存贮介质易损坏，或者由于硬件损坏、火灾等原因引起的数据丢失等，这就给数据安全带来了威胁。数字档案在进行存储、备份、格式的转换的过程中都可能引起数据的改变或丢失，而且很难被发现，数字档案最重要的一点，就是其真实性和完整性，如果这一点无法得到保障，就失去了数字档案的意义，更谈不上数字档案的长期安全保存。

数字档案除了要安全保存，还要便于人们使用，因此计算机网络成为数字档案不可或缺的载体。与数字档案相关的网络系统安全包括很多方面、多个环节，如网络基础建设、相关的设备、环境、通信线路等，其中一个环节出现问题，就会对数字档案产生影响。因此，必须对计算机系统的网络安全加以重视。

系统的应用安全，即数字档案管理系统在实际应用操作的过程中所应保证的安全。当前的计算机系统，在自身安全和自我保护方面，功能比较欠缺，数字档案很容易被篡改、泄露、盗取和非法授权等。此外，计算机系统是由许多部分组成的，其中存在的薄弱环节很容易被计算机病毒入侵，目前的计算机病毒几乎无孔不入，而且非常顽固，更新速度也极快。在自身保护能力低和病毒虎视眈眈的不利因素下，数字档案的真实性、完整性、可靠性受到了极大的考验。

2.4 系统的安全技术和安全管理问题的形成原因

数字档案是基于计算机而存在的，计算机网络系统的特性决定了，并不是由单一的管理和单一的用户对计算机进行操作，除了遭到黑客攻击造成的数据被越权访问、删除等安全隐患，管理员意外删除、覆盖等疏忽现象也时有发生。目前，我国计算机系统安全技术还没有针对这种隐患的行之有效的措施，尤其安全技术相对滞后，总是在不安全因素发生后，安全技术才得到发展，无法做到事前预防，不能稳定地对数字档案进行长期安全保存。另一方面，不仅要健全与完善数字档案管理的法律、制度、机制，还要全面提升档案管理人员的素质。必须制定严格、规范的程序管理机制，对于档案信息数字化过程、电子文件的形成到归档、保存和利用加以控制。必须完善相关法律、法规，标准体系和业务管理制度，规范数字档案信息的存储和利用。只有做到这些，才可以保证数据、应用程序与应用系统具有最长的技术使用寿命，才便于数字档案在新、旧数字平台问的转换等。档案管理人员是数字档案的直接管理者、操作者，只有切实加强档案管理人员的安全意识，自觉的加强数字档案的保护，才能长期安全的保存数字档案。然而目前现状是，我国相关的制度、法律、标准和安全管理机制并不完善，档案管理人员的综合素质有待提高，安全技术与安全管理机制滞后问题依然存在。数字档案长期安全保存问题依然无法彻底解决。

文章经过仔细的分析，透过现象看本质，数字档案长期安全保存中存在的安全问题、安全隐患，归根结底都是数字档案本身特性引起的，因此，针对数字档案的特性采取相应的措施是解决安全技术与管理滞后问题的关键。只有这样，才能实现数字档案的长期安全保存。

参考文献

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