关于加强高职院校档案管理工作的现实思考

姜艳?孟丽娟

摘 要：本文简述了新时期做好高职院校档案管理工作的重要意义，指出了当前高职院校档案管理工作中普遍存在的问题，从现实的角度提出了加强和改进档案管理工作的对策和建议。

关键词：高职院校 档案管理 现实思考

高职院校档案管理工作是学院管理工作的重要组成部分。目前，我国高职院校档案工作与高职院校整体发展相比相对滞后，档案管理工作职能未得到充分发挥，已成为高职院校发展的一项薄弱环节。

一、高职院校档案管理工作的重要性

充分认识高职院校档案管理工作的重要性是做好档案管理工作的前提和基础。档案是高职院校历史发展的真实记录，是学校在长期的历史办学实践中积累的重要历史资料，真实记录了学校建设发展、兴亡成败的轨迹。档案能够直接为教学评估提供依据，为师生学习和教研提供鲜活教材，为学校教学科研、基建后勤、行政管理、文化建设等工作提供服务。

档案的价值不仅体现在现实价值上，更体现在未来使用时的长远价值上面。因此，学校档案部门要树立历史的眼光，加大档案收集和管理力度，不断拓展档案服务范围，使档案资料符合今后发展的需要。

二、高职院校档案管理工作存在的问题和不足

1.对档案管理工作的重视程度不够

由于档案管理工作性质，很难直接和明显产生经济和社会效益，这导致档案工作往往得不到更多的重视，档案工作人员工作积极性和主动性得不到很好的发挥。加之教职工档案意识薄弱，认识程度不够，使档案作用的发挥受到了较大制约。

2.档案管理队伍结构不合理

高职院校起步较晚，档案管理工作不甚完善。档案管理队伍年龄结构不够合理，未形成管理梯队，职称、学历层次普遍偏低，缺少档案管理领军人物，还存在大量的兼职人员，专业技术、工作水平较低，人员变化较大、队伍不稳定。

3.资金投入不足，缺少现代化管理设备

高职院校办学经费相对紧张，对档案工作资金投入普遍不足，缺少办公场所，管理设备仅能满足正常工作必需。部分学校仍停留在原始的手工操作上，一些学校虽实现了计算机辅助数据库管理，但仍停留在打印目录等初级阶段。

4.档案管理服务功能发挥不充分

目前档案管理工作服务意识不到位，档案工作重点在于收集和保管，服务教学科研、基建后勤、工作决策等功能不足，档案利用率较低。

三、加强高职院校档案管理工作的对策

1.加强对档案管理工作的领导

实行“一把手”工程，将档案管理工作纳入学院整体发展规划上来，建立健全档案管理工作机构，将各系、各处室纳入其中，成立由校长、分管校长、办公室主任、档案管理人员层层分工负责的管理体系。要完善档案管理制度，使各系、各处室对档案的收集、管理、归档、查阅等更加严肃、更加规范，做到工作有法可依，有法必依。要加强宣传教育，通过网站、宣传栏等有效形式，增强教职工档案意识，形成人人关心、人人参与档案管理的良好氛围。

2.加强档案管理队伍建设

学校要重视档案管理队伍建设，在人员选配、职称晋升、考察学习等方面给予一定程度上的政策倾斜和照顾，使人员素质得到不断提升，职称、学历结构不断合理。鼓励档案管理人员参加业务培训，不断更新档案管理知识，掌握最新的档案管理技术，使档案管理人员的知识水平、业务素质有较大提升。

3.加大档案管理经费投入力度

档案室建设必须紧跟时代发展步伐，适应高职院校快速发展的需要，不断加大各项投入，完善软硬件设备。要大力更新管理手段和方式，提升档案管理的信息化水平。建设数字化档案室，建立健全信息资源库，着重建设全文数字库、多媒体数字库，对各类档案进行数字化管理，加强电子档案的接收、管理和利用，逐步实现档案信息处理计算机化、存储数字化、采集实时化、服务网络化。

4.拓宽档案管理范围

针对高职院校档案管理的实际，应大力加强对校史资料的收集和整理，对一些珍贵的文件、照片、实物等进行抢救性征集，更好地体现办学历史厚重感，多维度展示发展成就。大力加强毕业生信息的收集，通过收集优秀毕业生的典型事迹，展示学校办学成果，激发学生学习成长成才。

5.创新服务模式，提高档案资料利用率

要切实改变档案管理重保存、轻利用的观念，在做好档案管理基础性工作的同时，要把工作重点逐渐转移到开发利用上。要增强主动开放式服务意识，健全档案资料，搭建静态档案和动态档案的桥梁。采用先进的管理手段，拓宽服务渠道。进一步健全档案管理制度，使档案资料更安全、高效地服务师生和学校建设发展。

参考文献：

[1]禹英.试论高职院校档案工作存在的问题与对策[J].科技资讯，2009（1）.

（作者单位：姜艳，山东服装职业学院；

孟丽娟，泰山职业技术学院）