会计电算化对企业内部控制的影响

刘丽明

【摘 要】会计电算化是将信息技术和电子技术相结合运用到会计实务上，利用电子计算机将人工从繁重的任务中解放，代替人工对账目进行记录与整理。会计电算化相较于手工核算更加便捷，会计信息的处理和传递更加准确和及时。会计核算手段的变化，给企业内部控制带来了新的挑战，本文试对会计电算化对企业内内部控制提出的挑战和应对措施进行论述。

【关键词】会计电算化；内部控制

随着市场经济的不断改革和完善，信息技术的完善，社会对会计信息工作提出了更多更高的要求。企业会计信息系统，也由原本的会计核算工作逐步转型为决策支持和网络化，会计核算的形式与环境发生了很大的改变，原有的内部控制制度和形式需要做出改变和调整才能发挥内部控制的作用，以便于会计电算化更加高效、安全、可控。

一、加强会计电算化对企业内部控制的必要性

现如今，计算机的应用越来越广泛，在会计领域的应用使传统的核算手段得到了改变加快了数据的处理速度，同时也提高了数据计算的准确性，并且在一定程度上，减少了人力和物力的浪费，会计的工作效率得到提高。会计核算环境和核算方式也随之发生了很大的变化，原有的内部控制制度是建立在手工核算模式下的，不适应电算化模式下的空间核算工作的监督和控制。比如手工核算模式下，人员的职责分工直观、明确，每位会计人员的工作过程和工作职责都可以从凭证、账簿中看出痕迹；电算化核算模式下，每位操作人员凭自己的账号和密码进入系统独立完成自己的工作任务，其他的操作人员看得到操作结果，看不到操作过程。手工模式下可以通过笔迹辨识，如果电算化环境下一位操作人员用另一位操作人员的账号进行业务操作，是不容易被轻易发现的，会计核算的安全、有序、责任明确需要有一套相应的制度保证。内部控制制度应当随着会计核算方式的变化做出相应的改变，更好地发挥内部控制在电算化环境下的作用。

二、会计电算化对企业内部控制的影响

1.会计电算化改变了企业内部控制的方式

在传统的手工会计核算环境下，企业的内部控制制度遵从权责分工的原则，建立了严密的内部制度，各级部门和工作人员、各个工作环节相互牵制、核对、相互检查、监督，其中包括对信息的大量提取、传输和校验工作。这种环境下，由于是人为对会计业务进行各个环节的处理的，所以企业为了加强管理、减少错误，在每个环节都建立了相应的监督管理制度，使会计工作有序、权责明确、客观、真实、有效。

在会计电算化环境下，企业利用计算机技术对会计业务进行集中化的处理，原来手工完成的工作现在由计算机完成，信息处理的效率得到极大的提高。随着互联网的广泛运用，会计业务业务处理范围逐步扩大，信息传递的方式也发生了质的变化，由原来的纸质资料为主转变为电子数据为主。企业在内部控制制度设计上，学要对人员分工严格定义，每位操作人员的账号和密码要单独保管，涉及到重要事项处理可以由两个或多个人共同管理账号和密码，必须两个人同时在场才能处理；严格制定交接班的程序和必须完成的手续。

2.会计电算化改变了企业内部控制的对象

手工会计模式下，工作人员要对所有的会计业务进行组织、处理和执行。在这个过程中，人是工作的主要实施者，是这项工作的主体。对会计业务进行处理时，需要以纸为媒介对企业内部的会计业务进行记录，按照工作顺序编制原始凭证、等级会计账簿、以及编制会计报表，一般修改痕迹，都很容易辨别。除此以外，在手工会计的模式下，会计业务处理的各个环节都有专门的权限人员进行检查与签章，层层检查、道道把关。

在电算化模式下，工作人运用计算机完成大部分的会计业务处理环节，对这项工作完成的好坏和效率不再是仅仅取决于操作的“人”，同时也会受到而且是在很大程度上受到“计算机”及相关因素的影响，如网络、病毒、计算机的性能等等。另外企业利用会计电算化来处理和存储数据，会计数据由纸质介质转变为电子介质，数据被篡改或者删除不易留下痕迹。网络在会计业务和信息处理中的运用，扩大了内部控制的范围。企业需要在内部控制制度中明确规定，数据的存储和输入应由专人完成、专人保管，建立内部财务数据管理制度；系统管理员不得随意删除后台数据，必须根据有关规定进行操作等等。

三、会计电算化内部控制面临的问题

1.缺乏相应的思想观念

由于我国会计电算化的起步较晚，从整体看会计电算化程度并不高，很多企业和工作人员对会计电算化信息的重要性和保密性缺乏必要的了解和重视，内部职责分工形同虚设，有时一个人可以完成几个人的工作，谈不上相互稽核。或者仅仅把电算化看作记账、报账的工具，没有发现财务软件的管理决策功能并利用财务软件进行数据分析和管理决策，只使用了软件的部分功能，信息处理尚处于半手工状态。

2.没有严格遵循职权不相容的原则

在电算化会计核算环境下进行信息和数据处理时需要严格岗位分工。有些企业在实际操作中将很多部门和工作合并，进行统一处理，这样，虽然节省了人力和物力，但在一定程度上也将一些本应相分离的岗位合并到了一起，工作人员之间缺乏监督、制约，这样工作中出现问题，无法及时发现，容易导致错账和舞弊。

3.缺乏定期备份数据和网络安全意识

会计电算化主要是靠计算机完成，一旦计算机出现故障，很容易导致数据丢失。如果企业没有定期备份数据的习惯，之前的工作会全部丢失，需要全部重新完成。网络在电算化处理中的应用，如网络支付、网络交易和利用网络进行会计核算等等，企业的信息很容易受到网络状况和网络安全的影响，如果企业内部没有网络安全防范意识和措施，并以制度的形式强制执行，否则一旦信息丢失或者整个系统受到病毒侵扰，都将带来无法挽回的损失。

四、解决会计电算化内部控制问题的对策

1.制定业务程序，严格控制会计核算的质量

对会计电算化系统软件的使用要严格按照相应的规范和标准执行，最大程度的利用会计电算化软件自身拥有的功能，加强计算机的硬件和软件的管理，企业至少要有一名计算机专业人员或者精通计算机的人员负责日常维护。

2.岗位分工应当做到职责明确，相互稽核

会计工作的对象具有特殊性，一但出现错误，很容易给企业造成损失。因此，要严格设置岗位和职责分工，岗位和岗位之间相互稽核，便于及时发现问题，避免差误对会计核算工作的影响继续扩大。

3.严密管理档案资料，避免资料丢失

在电算化会计核算形式下，企业应定期备份数据，及时对一些重要会计资料进行存档，并通过建立完善的制度保证此项工作的执行。根据纸质和电子档案的特性，使用不同的保管方式，如纸质档案注意防潮、防火、防意外灾害，电子介质的档案注意防震、防潮、防盗窃。同时企业应制定一些应急措施，紧急处理意外状况，防止档案资料丢失。

4.制定电算化系统维护制度

利用会计电算化进行数据处理，打破了用纸质处理、记录、保存信息的模式，虽然将过程简化，但同时，也增加了风险，企业要加强对系统的维护，使会计数据的完整性和安全性得到保证。特别是互联网在会计工作中的使用，需要建立相配套的制度，规范工作中网络的使用，配备相应的工作人员维护网络安全，解决计算机日常操作中的故障。

五、小结

对会计电算化内部控制制定完善的制度，不仅有利于企业会计信息的质量，也有利于企业资产的安全，因此，企业高层人员和会计工作人员应依照本企业的实际情况，制定符合本企业发展和建设的内部控制制度，以提升企业会计电算化核算的安全性、有效性和可靠性。

参考文献：

[1]孙为民.张建会计电算化的内部控制[J].财会研究，2005（10）

[2]章伟庆.实行会计电算化必须加强信息安全管理[J].事业财会，2011（6）

[3]赵光明.IT环境下会计信息系统内部控制研究[J].中国会计电算化，2012（1）