基于ERPP系统结构化数据归档技术方案研究

云霄

摘要：目前，世界500强企业中有80%都在用ERP系统对人财物等资源进行管理，该系统中的电子数据是企业的核心经营数据，迫切需要科学归档管理。国内在ERP结构化电子数据归档方面还没有成熟的经验可借鉴，本文介绍了大型企业ERP系统电子数据归档的重要性和理论依据，并对归档方案和技术实现进行了分析。

关键词：ERP电子数据归档

ERP是企业资源计划或称企业资源规划（Enterprise Resource Planning）的简称，对企业所拥有的人、财、物、信息等综合资源进行综合平衡和优化管理。目前，世界500强企业中有80%都在用ERP系统作为其决策的工具。

多数大型企业都已形成以ERP系统为核心的经营管理系统，企业生产经营方面的重要电子文件，几乎都由ERP系统直接或间接产生。根据调查，某大型企业ERP系统直接产生的电子文件约占企业资源的30%-40%，每月的数据增长量达1.5TB，企业集中服务器每月增长近80GB，其中包含了应长期保存的各类凭证、各类报表、各种统计台账、设备台账、资产台账、项目台账、物料台账、设备检维修计划及记录、会计账簿、生产版本、物料BOM、定额工艺路线等数据。

随着ERP系统的广泛应用，为结构化数据的归档管理带来了挑战。由于系统内数据非常多，只能将少量的数据打印并归档到档案部门，其他大部分数据还保留在ERP系统中无法进行归档，原本手工纸质归档的模式受到很大冲击。

一、ERP结构化数据归档的理论依据

电子文件真实性保障国际合作项目（InterPARES）的研究目标是建立一套能够确保数字文件能够以准确和可靠的方式生成，并且被形成单位或整个社会利用的过程中，真实性能得到维护，不受技术更新和载体耐性影响的理论和方法。InterPARES项目提出了两个文件管理模型：一是基于生命周期理论的保管链模型，二是基于连续体理论的业务驱动文件管理模型[1]。

（一）文件生命周期的新概念：由于不能维持或保存电子文件本身，而只能保存重新生成他们的方法，所以形成单位为业务目的重新生成的电子文件应视为形成单位的原件；保管单位为保管目的重新生成的电子文件应视为文件形成单位的真实复件[2]。

（二）电子文件生命周期：以电子文件与文件重新生成者的关系来划分，将电子文件的生命周期划分为以下两个阶段：

第一阶段，文件形成者的原件：形成者在正常业务活动过程中形成的复件是原件并应作为原件使用及处理；

第二阶段，文件形成者的真实复件：保管者形成的复件不能作为原件，因为形成者从未在形成后使用或者处理这些用于长期保存而不是形成者业务活动的复件。

在ERP系统数据归档时，以长久保存为目的，按照生成文件的方法将其进行重新生成操作，在这个过程中产生的电子文件可视为电子文件的复件，不能作为原件。但由于是真实遵循生成原件的方式而产生的电子文件，所以可视为原件的忠实复件，与原件具有相同的效力。

二、ERP归档集成方案分析

档案管理系统提供统一的数据交换接口，ERP系统可通过数据交换接口，将需归档的数据文件成批次的推送至档案管理系统，经档案的收集整编流程，审批通过后成为正式档案。ERP系统可以通过数据交换接口，查询以往推送的数据文件的归档状态。

档案管理系统集成架构具体说明如下：

1.档案系统与ERP系统集成采用建立档案数据交换标准接口的方式，以提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。

2.档案数据交换标准接口提供与ERP系统的接口规范、统一模型、数据交换格式定义等。

3. ERP系统主动调用档案数据交换标准接口与档案系统进行交互，即采用推的方式将包含了元数据和电子原文的档案数据主动推送给档案系统。

4.档案系统对ERP系统推送过来的档案数据不做二次加工，保证档案数据的准确性和原始性。

5.档案数据交换标准接口的日志与监测通过档案系统全局的日志与审计模块统一实现。

业务人员将需要打印的报表或凭证在ERP系统转化成PDF文件。系统对生成结果进行检查，如不成功则重新生成PDF文件，如成功则PDF文件归档进入档案系统，由档案人员完成相应的档案归档整理工作，并产生档案归档确认单。

利用ABAP开发平台在ERP系统中开发档案系统数据交换接口，接口包括：档案数据生成模块、发送模块、接口监测分析模块等。档案数据生成模块用于采集需要归档的报表和凭证信息形成元数据和电子原文；档案数据发送模块主动调用档案数据标准交换接口，将档案数据发送给档案系统；接口监测分析模块用于对档案系统接口进行监测，保证将档案数据准确、及时、完整地传送给档案系统。其中档案数据发送模块和接口监测分析模块属于公共模块；档案数据生成模块分布在各个需要归档的报表或凭证的打印程序中。

对于ERP系统电子文件的归档采取ERP系统主动将包含了元数据描述信息的电子文件主动推送至档案管理系统的模式。档案管理系统对业务系统推送过来的归档数据不做二次加工处理，保证了归档数据的准确性和原始性，从而使归档的电子文件具有较高的可信度，达到了与归档纸质文件同样的凭证价值，同时也避免了ERP系统或者档案系统在各自业务逻辑发生变化时相互影响的现象。

对于ERP系统电子文件归档，除了电子文件本身外，还包括了针对归档文件的描述性元数据信息。例如：文件名称、密级、保管期限、归属单位、利润中心、凭证类别、分类号等。

三、ERP系统主动推送模式技术实现

ERP系统接口的主动推送模块主要完成如下两个功能：

1.生成、上传归档数据包。先由ERP系统归档程序将业务凭证送到脱机服务器“打印池”中，再把凭证从“打印池”中取出来，生成PDF文件，将PDF文件上传至接口平台，同时创建PDF描述文件（XML格式）、上传状态标记文件（TXT格式）上传至接口平台。

2.取回归档结果（后台作业）。从接口平台取回归档结果标识，更新日志。其中包括两个步骤：

第一步是ERP系统按照接口规范，生成相应档案文件（PDF）、归档文件属性信息描述文件（XML）、上传状态标记文件（TXT），然后在接口平台（FTP服务器）指定路径下创建一个名称唯一归档文件夹，此名称作为归档批次号，将生成的文件上传至此唯一的归档文件夹，档案系统的归档接口以一定的时间间隔来轮询归档文件夹（将符合条件的批次归档）。

第二步是档案系统将归档结果送到接口平台。ERP系统（后台作业）取回归档结果，更新到归档LOG中。

四、实施效果

1.工作实践表明，该归档模式的方案探索和经验总结，为关系型数据库的归档管理提出新的实现思路。实现了日记账、明细账、采购合同、出库单、入库单、集成凭证等多种类型的文件的在线归档，使其告别了手工整理录入的繁重工作的历史，有效提高了ERP系统的运行效率。

2.通过通用格式转换归档，在保证生成的电子档案价值的同时，解决结构化数据识读性低、系统依赖性强、交换共享困难的问题。是InterPARES理论成果在国内归档管理方面首次实现，是对电子文件真实性保障研究方面的具体实践，对电子文件的真实、可用等方面的规范建设提供了重要的参考价值，对于国内ERP系统在线归档的研究方向，是较为可行的探索和实践。

参考文献：

[1]Luciana Duranti， ed. The Long-term Preserva？ tion of Authentic Electronic Records： Findings of the InterPARES Project（San Miniato： Archilab， 2005

[2]Luciana Duranti and Randy Preston， eds. Inter？ PARES 2： Interactive， Dynamic and Experiential Re？ cords （Roma： ANAI 2008）

作者单位：中国石油化工集团公司