论中央企业档案管理模式的选择

薛晔

摘要：随着中央企业现代企业制度的建立，传统档案管理模式就需要进行改革，需要确立档案资源共享的管理理念，确立档案信息化、知识化发展方向，选择适合本企业发展需求的档案管理模式。

关键词：中央企业企业档案档案管理

中央企业是国家经济发展的命脉，在经济和社会发展中发挥重要作用。中央企业档案工作在国家档案事业中也占有一定的地位，央企档案管理模式的创新，制度体系的完善，对企业档案工作乃至国家档案事业发展均有重要意义。

一、中央企业档案管理模式面临的挑战

我国大型集团公司基本是由国有大型企业经过近二十年体制改革发展而来，取得了令人瞩目的业绩。但大型集团公司的档案管理模式却远远滞后于集团公司的现代管理要求，集团内各企业档案管理往往各自为政，没有形成系统化、标准化的管理体系，档案信息、知识资源不能在集团范围内有效利用。同时，信息化的发展也带来新的问题。一方面，随着信息化的发展，档案工作从管理的内容到形式等方面均发生较大的变化，管理的内容向知识化、信息化方向发展，管理的形式从纸质向电子化方向发展，这些变化迫使档案管理方式也发生改变。另一方面，档案的集中管理不再是传统意义上的集中，电子化的集中使集团化管理模式更容易实现。如何改变管理思路，建立适合信息化、知识化、数据化特点的企业档案管理模式，建立适应于该模式的制度化、标准化档案管理体系，成为中央企业档案工作者迫切需要思考和解决的重要课题。正如前国际档案理事会主席瓦洛先生在《档案思想自由贸易：加拿大对北美档案发展的看法》中描述的那样：“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。

二、大型集团公司档案管理模式的探索

公司成立之初即成立档案室，随着企业的不断发展，经济实力的日趋雄厚，集团档案管理模式的改变也经历了一个曲折的阶段。经过数年探索，集团总部已树立集团化、标准化、知识化的档案管理理念，并逐步推进。

（一）确定现代企业档案管理理念

为建设适应企业发展的档案管理模式，集团档案室确立档案工作发展坚持三个指导思想：集成管理、服务方向、知识管理的思想。

1.集成管理：确立资源共享的理念。企业在创新档案管理工作中，必须树立资源共享利用的理念。就是企业档案管理的全部实践活动中将解决实际问题、满足企业发展需求为重点，利用数字化、网络化优势，使集团内各企业的档案信息资源更好的集中，避免重复的信息投入，实现高效利用。

为实现资源共享，达成对各子企业的档案资源管控，先实现公司电子档案集中管理，实体档案各单位自行管理，建立起档案分级管理、保存体系，对电子档案进行直接管理，对实体档案进行监管管理。在适宜的情况下，建立企业档案馆，最终实现实体档案的集团化集中。

2.服务方向：为企业经营决策服务。档案人不是给自己做档案工作，而是给业务部门和领导决策做档案工作，不能脑子里只有自己和规定，更要有公司的经营活动，要理解部门需求并为公司发展服务。档案工作人员要有服务意识，要专心、用心、创新。专心：认真负责。用心：应多方面学习，了解自己的工作也了解别人的工作。创新：在信息化时代，档案人员应培育信息化思维、加强IT尤其是应用软件的学习，用信息化的方法去解决信息化时代的档案工作，否则就容易落后于时代，跟不上企业发展步伐，导致边缘化。

3.知识管理：树立档案的知识意识。档案管理应该将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识，关注文件、档案的情报性价值、现实价值与利用价值。应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，进而实现档案价值升值，提高档案管理的地位。

（二）集团公司对档案管理模式进行的探索

为实现档案集团化、知识化、服务化管理目标，华侨城集团进行了档案管理模式的改革。

1.集团总部建立统一管控、分层实施的管理体制。集团总部档案室负责整个集团的档案监督、管控，明确档案管理目标，建立档案管理体系，提出档案管理业务要求。在北京、上海、武汉、云南等区外项目及深圳本地各子公司设置本公司档案室，负责本公司档案管理工作。在各事业部（酒店物业事业部、旅游事业部、欢乐谷事业部）建立本部档案室，负责该事业部档案管理工作；各职能部门设置兼职档案员，负责该部门文件资料整理工作，这三层之间分工清晰，职能明确，信息反馈流畅，形成了一套严密的档案管理网络结构。

2.以知识管理为平台，全面实施档案信息化建设。集团2011年实施知识管理项目，以该平台为基础，档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设、同步开展。推进步骤包括实现库存重要纸质档案数字化、其他载体形式档案（传统声像档案和荣誉档案）数字化、完成档案资源目录数据库建设和全文数据库建设、健全网上查询功能与流程、档案管理系统与知识管理平台融合。

3建设标准化、专业化的档案管理制度。坚持企业的制度化管理是企业档案管理的必然之路，从文件材料的形成至销毁各个环节都有序运行。根据公司文件形成特点，并结合国家标准和地方标准，制定档案管理全套制度，如《华侨城集团档案管理制度》、《档案管理操作规程》等等。使档案工作的流程规范化，工作人员的操作专业化。并逐步将制度、标准推及到上海、北京、武汉、成都等各个区外项目及深圳本地企业，至此，实现了集团档案管理流程有序运作。设立了企业行政管理档案、经营管理档案、合同档案、产品档案、设备档案、科研档案、商标档案、会计档案、基建档案、房产档案、员工档案、特殊载体档案等多个门类档案，囊括了公司所有的档案资料。

4.整合档案资源，增强集团的控制力。以档案信息化建设为基础，全面整合档案资源，将档案信息化上线企业的档案工作连为一体，全面推进、综合控制。推进了包括实现线上企业档案目录信息的集成管理和监控、实现线上企业归档电子文件和实体档案扫描件的在线管控和共享、实现业务系统和办公系统等应用系统数据归档共享、在档案层面实现关联信息的集成管控和完整利用、在条件成熟的情况下积极推行档案、图书、情报、文化产品等知识资源的集成管理与服务等等。经过多年的探索，华侨城集团寻找到适合本企业发展的档案管理之路。

三、建立适合本企业特点的档案管理模式

集团公司的档案管理模式经验包括：一是统一管控，统一标准，分层管理的原则是适合一个企业集团的档案管理的原则；二是这种管理模式适应于档案管理信息化、知识化发展方向，能够更有效地发挥档案的知识、信息、情报价值；三是适应于企业发展需要，避免重复投资，知识浪费。当前企业的情况千差万别，市场在不断发展变化，虽然不存在统一的、适用于所有企业集团的档案管理模式，但档案管理的着眼点和发展思路，却有着某种共性，如能把握这些共性，同时结合企业集团的发展，档案管理就会有一个质的飞跃。这些共性包括：

（一）档案组织机构发挥管控作用。目前企业集团一般都建立了档案机构，其职能、性质、作用各不相同，有些履行了职能，有些却处于松散的状态，难以发挥作用。作为企业集团的档案机构，既负有保管档案的职责，又负有档案行政管理职能。集团总部档案机构需要建立统一的、逐层领导的档案管理体制，加强对企业的业务指导、检查、监督，促使从属企业档案管理体制的建立。同时，建立规范化、标准化业务指导体系，进行档案的业务宣传与培训，促进档案人员业务素质的提高。只有这样，才不会使企业集团的档案管理工作出现断层和滑坡，才能促进档案工作健康可持续发展。

（二）档案基础工作扎实开展。档案管理基础工作包括企业集团文件材料的开展、积累和归档工作。这项工作应贯穿企业业务活动的始终，成为企业管理一项不可分离的内容，对于促进企业集团和各项管理规范化起到积极作用。但这项工作也是档案管理中的薄弱环节。档案部门应引起高度重视，加强宣传，同时制定有力的措施，加强文件材料形成、积累过程中的检查和指导，确保归档文件材料的准确、完整，提供档案材料的真实可靠。

（三）档案信息化工作逐步实施。企业随着信息技术发展日益增多的电子文档，以及各项业务系统工作流程中产生的大量电子文件，使电子文档的管理要求日益迫切，档案信息化建设在档案工作发展中的作用也显得更为关键。档案信息化包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等多个方面，它是一个系统工程，需要根据企业特点，逐步实施。

随着科学技术的发展，企业集团的进一步强化，其档案管理需要找到一条合适本集团发展的管理模式，为生产经营、企业管理各项工作提供良好的档案信息资源服务。

作者单位：深圳华侨城股份有限公司