关于国际档案日活动的探讨

刘立

摘要：本文提出国际档案日活动的目标除了提升社会档案意识外，还要发挥档案的教育功能和加强档案工作者间的交流，并针对不同对象开展不同类型和内容的活动。之后分别阐述了面向社会公众、档案形成者和档案工作者的活动目标、内容和形式，并提出要主动加强与媒体的深度沟通，充分发挥媒体的宣传作用。

关键词：国际档案日档案意识档案宣传

国际档案理事会在2007年将其成立日6月9月确定为“国际档案日”。2012年底，国家档案局提出，从2013年开始，把每年的6月9日作为全国各级档案部门的集中活动日。根据网上发布的报道统计，从2006年开始，广东、上海、北京、天津、青岛、太原等二十个左右的省市、地区档案部门已经开展了“档案馆日”、“公众开放日”等活动。如何借鉴已有的活动经验，将国际档案日活动办出特点，办出影响力，从而进一步提高社会公众对档案和档案工作的关注度，提升档案部门的行业形象，应是我们研究和关注的问题。

笔者认为，在全国范围内统一开展国际档案日活动，对于各省市档案部门借鉴原有活动经验，拓展活动范围，并在同一主题下开展合作项目大有裨益。活动应以各级档案部门为主体，活动对象既包括社会公众，也包括各机关、企业事业单位的工作人员和档案工作者，活动的目标除了提升社会档案意识外，还要发挥档案的教育功能和加强档案工作者间的交流，并针对不同对象开展不同类型和内容的活动。

一、面向社会公众——提升档案意识和档案影响力

社会公众普遍认为档案和档案馆是神秘的，与自己的生活毫无关系，所以面向社会公众的活动应以档案馆为主体，重在档案、档案工作常识的普及和开展社会教育。

（一）以公众的实际需求和兴趣确定活动主题

活动主题应与公众生活紧密相关，使其自发产生参加活动的兴趣。档案馆可以根据近年来馆藏档案，尤其是民生档案的利用热点确立活动主题，也可以根据当前公众关注的社会问题结合馆藏确立主题。例如，以宣传爱岗敬业为切入点，举办“我身边的劳模”主题活动，展示建国以来本地区政府表彰劳模、先进工作者的文件，奖章、证书等实物，劳模本人或家属可以凭有效证件查阅档案并复制；以反映上山下乡运动、知青返城为切入点，举办“我的青年时代”主题活动；以生态文明建设为切入点，举办“美丽的家乡”主题活动，展示建国以来城市乡村拆迁改造、环境监测、大气及水资源等方面的治理，直至现在的挂账村拆迁、城中村改造等的政府文件、工作记录、影像资料等……通过活动，让公众知道档案馆不仅保存了自己所生活地区的发展历史，保存了自己亲身经历的一个时代、事件的历史，还保存了他们辛苦工作一生的单位的发展历史，甚至保存了自己返城、当劳模、婚姻状况、房产等的相关记录，档案中可能就有自己或家人的名字、影像。当社会公众产生了对档案馆的亲切感和依赖感后，他们才能真正关注档案馆的工作，在需要时到档案馆查阅，有珍贵的历史资料时想着捐赠给档案馆。

（二）针对不同类型的公众开展相应的活动

社会公众存在年龄、文化层次等方面的差异，他们的需求不同，关注点也不同，所以面向不同类型的公众要设计不同内容的活动。对于一般公众，可以安排参观档案馆工作场所、档案展览、阅览宣传资料并参加知识竞赛等活动，通过接触实实在在的档案，让他们知道档案是什么，档案馆有什么，档案有什么用途，如何利用档案等，体会档案对其工作生活的重要作用，培养他们利用档案的意识；对于文化层次较高的公众，可以安排聆听讲座、参与利用档案进行研究等活动，让他们感受档案文化的魅力，激发开发档案资源的热情；对于学生，除安排参观、知识竞赛外，还可以安排档案编辑、职业体验等活动，提高他们利用档案开展研究的意识和能力，为档案馆培养潜在的形成者和利用者。

（三）档案馆内、馆外活动应各有侧重各有特色

为吸引更多的公众参与，档案馆在举办活动时可以在公园、广场、博物馆等地设立分会场。在档案馆内举办的活动要侧重于介绍馆藏和档案馆工作，而在馆外举办的活动要重在通过宣传，让更多的人对档案和档案馆有初步的认知和了解。

1.挖掘馆藏，把公众吸引进档案馆

作为国际档案日的主场地，档案馆要充分发挥自身优势，通过展示特藏档案原件、档案展览及编研作品、档案馆的工作场所等，让公众更直观地感受档案的魅力。

（1）举办有参与性的活动提高公众的兴趣

让公众与档案和档案工作零接触，能够展示档案馆的亲和力，提高公众的参与热情。开展实践活动时，档案馆工作人员要做好指导和服务工作，以达到社会教育的目的。

一是开展档案揭秘活动，向公众展示与主题相关的文件、照片、实物等，让公众看到在报纸、电视、网络上看不到的原始档案，以显示档案原始性、真实性的特点。

二是开展观摩或体验活动，邀约公众参观档案馆，参观或亲自参与档案馆查询、借阅、复制档案的全过程。

三是开展社会研究和档案编辑活动，邀请学生或一些家庭，利用档案探寻本学校、本地区或自己居住社区的历史和变化，形成图文并茂的报告并注明所利用档案的出处；请大、中学生或部分有研究兴趣并具有一定文字能力的公众利用档案编辑历史故事或开展某个专题的研究，活动结束后可以对编辑的成果进行评比以资鼓励。

（2）举办讲座或展览以展示档案内涵

举办与主题或其他馆藏相关的讲座或展览，多角度、全方位地展示馆藏档案和档案文化，使公众充分感受档案的内涵。内容可以涉及公众现阶段比较关注的环保、疾控、社会保障等方面，或本地区特色文化、非物质文化遗产方面，本地区重大活动、重要历史事件、著名人物等，既可以讲述馆藏中涉及上述方面的档案情况，也可以是介绍相关的编研作品。

（3）集中开放一批档案以提高社会的关注度

开放档案与举办活动可以相互借势，既为活动增加了宣传点，又广泛宣传了开放档案内容。主办活动的档案馆可以自己，也可以联合本地区其他档案馆，在活动期间向社会开放一批档案，借助活动契机，通过各种媒体广泛宣传这些开放档案的内容、到档案馆查阅的时间、手续等，以更大范围地宣传档案馆的馆藏和工作。而开放档案又丰富了活动内容，使活动更有厚度和内涵。

2.走出档案馆，让更多的公众知晓档案和档案工作

在公共场所举办活动，可以吸引更多的社会人员参加，目的在于让参与者知道档案是什么，档案馆在哪儿，档案馆是干什么的等。

（1）摆放展板。设计一些活泼的、卡通漫画式的展板，用浅显的语言，生动的事例，介绍什么是档案、档案可以帮助老百姓解决什么问题、这些档案保存在哪儿……

（2）发放宣传品和有档案特色的纪念品，扩大活动的影响范围。可以将展板上的内容印制成手册；制作介绍档案馆、档案馆馆藏内容、与本届活动主题相关的档案知识等内容的手册；含有本地区所有档案馆位置的地图；将与活动主题相关的档案，特别是照片，制作成明信片、海报、光盘等纪念品，作为礼物赠送给活动的参与者等。各种材料都要力求生动、活泼，能吸引参与者在看过之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。

（3）举办知识竞赛。可以就发放的手册中的小知识举办现场问答，并向答对者赠送纪念品。这种形式比较热烈，容易吸引观众的广泛参与，通过问答形式可以加强档案知识的深入人心。

（4）与本地区其他活动联合开展。可以将档案日活动作为一项内容融入地区性活动中，或与博物馆、图书馆举办的活动联合开展，互相借势，以扩大活动的受众面和影响力。

（5）深入社区、农村进行宣传。可以通过表演快板、相声等群众喜闻乐见的文艺节目或举办展览、讲座等传统形式宣传档案和档案工作，尤其是馆藏民生档案的内容、服务方式、利用手续等。

二、面向档案形成者——强化归档责任和保护档案意识

各单位形成的档案是档案馆馆藏的重要来源，各单位档案是否齐全完整，整理得是否科学规范直接影响了档案馆馆藏的质量。各单位工作人员是档案的形成者，提高他们的档案意识，对保证本单位档案的准确、完整、系统具有重要意义。各单位档案人员开展活动的重点就是宣传档案在开展职能工作、处理各项事务、维护单位和职工权益中的重要作用，文件归档和规范整理的重要性，提升全体工作人员主动归档和自觉保护档案的意识，转变他们认为档案室就是“守摊”的认识。

1.开展档案知识宣传和竞赛。通过单位网、本系统手机短信平台、简报、橱窗等开展宣传，包括档案的基础知识、法制知识、文件材料归档、整理和档案利用方面的知识等，在此基础上再开展相关知识的竞赛。这样既普及了档案知识，又活跃了活动气氛。

2.举办展览和编辑画册。档案部门可以单独，或与业务、宣传等部门联合，利用室藏档案举办单位发展历史展览、档案利用成果展览或编辑相关画册，通过翔实的文件材料和生动的利用实例强化档案的效用。

3.开展参观和体验活动。邀请单位工作人员参观档案室，实地了解档案的分类、整理、保管、编研等工作，并亲自体验档案借阅工作等。这项活动可以定期开展，也可以作为新员工入职教育的一部分。

4.开展档案工作咨询。档案部门可以举办现场咨询活动，发放有关查询利用方面的宣传资料，解答员工的问题；也可以发放调查问卷，了解员工需求，为以后更好地为领导决策和职能工作服务奠定基础。

三、面向档案工作者——搭建交流业务提高素质的平台

面向档案工作者的活动主要是业务交流和学术研讨，以提高其专业素养。档案工作者包括基层档案室的工作人员、档案局馆的工作人员和档案学科的研究人员，要根据他们的需求开展不同的活动。

1.针对基层档案人员的活动重在提高其业务水平

基层档案人员存在更迭频繁、业务不熟练等问题，他们需要专业人员对其进行业务指导，对工作中存在的问题答疑解惑。所以要从集中指导、培训的角度举办活动。一是举办档案专题培训或讲座，讲授档案专业知识，提高其工作水平；二是举办业务交流展览，如编研作品展，让各单位档案人员互相学习、促进和提高。

2.针对档案局馆工作人员的活动重在提高理论水平和开展横向交流

档案局馆工作人员要对本地区的档案事业进行宏观管理，或对馆藏档案进行收集、管理和利用，他们需要了解档案领域的前沿知识、最新动态、理论成果、其他地区的先进做法等，要借助国际档案日为他们提供学习和交流的机会。一是举办档案前沿知识的讲座，使其开阔视野、增长见识；二是举办不同专题的研讨活动，使不同档案馆间的工作人员可以就同类工作开展研讨和交流，互相借鉴、提高；三是开发馆际合作项目，为不同档案馆之间提供合作的平台，如围绕一个共同主题举办展览、编辑史料等，从而促进本地区档案事业发展。

3.针对档案学科的研究人员举办高层论坛

档案学科的研究人员既包括高校档案专业的教授，也包括档案局馆的研究人员，他们需要交流和研讨世界或全国档案领域存在的问题，提出解决方案，为决策人员提供理论依据和实践的可行性。要根据当前档案学理论与实践中的热点、难点问题确定研讨主题，为他们提供研讨的平台，之后可将研讨内容汇集成册，供其他档案工作者学习。

此外，国际档案日还为主办活动的档案馆与博物馆、图书馆及其他地区档案馆的合作提供了平台。主办者可以藉此开展与其他国家、地区档案部门的交流与合作，共同举办学术活动和展览等，共享档案资源及相关成果；开展与本地区文博部门的合作，相互借势，提升档案的文化价值。

四、面向媒体——善于沟通并善用宣传阵地

国家档案局杨冬权局长在2011年召开的全国档案宣传会议上提出：要进一步巩固和扩大档案宣传阵地，加强传统媒体阵地建设、扩大新兴媒体阵地建设、善于并大力运用公共宣传阵地。所以在国际档案日活动中，档案部门要善于与社会媒体、专业媒体、传统媒体、新兴媒体等不同媒体，就宣传内容和形式进行深入沟通，借助多种媒体，让社会上更多的人知道、参与并持续关注活动，进而关注档案和档案工作。

（一）加强与媒体的深度沟通

对于国际档案日活动的组织者来讲，与媒体的沟通，就是要清晰、准确地将活动的对象、内容、目的等表达出来，让媒体充分了解，并与媒体的宣传意愿相结合，从而满足双方的宣传目标。

1.与业内媒体的沟通

业内媒体面向的对象是档案工作者，宣传的重点应是活动的内容，尤其是活动的创新点和涉及馆藏特色的档案，以达到为档案馆之间互相借鉴、共同提高、日后开展合作创造契机的目标。各档案馆可以通过报道了解其他地区的好做法，发掘共同的关注点或同类内容的馆藏，为今后馆际之间合作铺路搭桥，从而促进全国档案工作水平的提高。

2.与公共媒体的沟通

公共媒体面向的对象是社会公众，宣传的重点应是活动的时间、地点、形式等，目的是让更多的公众知晓。但是公共媒体的宣传思路和档案馆的意愿不尽相同，公共媒体在意的是通过抓住公众“眼球”扩大受众面，所以他们愿意从社会难点、热点角度去报道，但从活动或工作本身的角度来看有时会片面。因此档案馆要主动加强联系、协商，寻求满足双方意愿的宣传点，达到“双赢”效果。

（二）丰富国际档案日活动的宣传内容

活动的宣传既要考虑活动自身的宣传，还要突出档案内容和档案工作的宣传。

1.加强活动自身的宣传。要全方位、多角度地宣传国际档案日活动，开展活动之前广而告之活动的时间、主题、举办地点、预约方式等，充分造势，让更多的公众知道并了解这个活动；在活动期间积极报道主场地及各分场地的情况，吸引社会公众的持续关注；活动结束后对参加活动的人员进行访谈、回顾，使活动在公众心中留下更深刻的印象。

2.加强档案内容及档案工作的宣传。档案资料浩如烟海，档案工作涵盖百业，这为档案宣传提供了丰富的资源。要从档案里发掘故事，把枯燥的档案变成有趣的故事；用现实的眼光寻找历史的档案，把档案变成现实的延伸、现实的参照，加强档案同现实的联系，使档案具有鲜活力，从而提高档案的吸引力、感召力；要深入宣传档案工作的历史、传承和作用，提高档案工作在公众心中的形象和地位。可以与电台、电视台、网络合作，推出一系列与主题相关的档案电视片、人物访谈；与本地区有影响力的网站合作，推出网上展览等。

（三）发挥媒体的宣传作用

1.充分发挥传统媒体的宣传作用。积极与党委、政府的宣传、新闻出版、文化等主管部门沟通，争取他们的支持；加强与主流媒体的联系与合作，充分发挥传统媒体覆盖广、受众多、公信力强的优势，借船出海，借势而为，争取更大的社会宣传力度。

2.积极发挥新媒体的宣传作用。新媒体是新的技术支撑体系下出现的媒体形态，如手机短信、移动电视、网络、触摸媒体等。新媒体以其形式丰富、互动性强、渠道广泛、覆盖率高、精准到达、性价比高、推广方便等特点在现代传媒产业中占据越来越重要的位置。档案部门要充分利用新媒体，丰富和创新宣传渠道，吸引更多的宣传受众，尤其可以借助微博、微信、博客、论坛等社交媒体推介档案和档案工作，如发布开放档案信息、传播工作动态、与公众交流互动等，充分利用国际档案日活动的契机，对通过社交媒体征集、管理、发布与利用档案信息及宣传档案文化进行积极地探索和尝试。

国际档案日为我们提供了一个宣传档案和档案工作、展示档案部门和档案专业形象、开展档案界与社会互动的良好契机，我们要抓住这个契机，加强交流合作，推出更多内容丰富、形式多样的活动，吸引更多的社会公众关注档案和档案工作，充分发挥档案的价值和档案馆的社会服务功能。

作者单位：北京市档案局