“打扫干净屋子再请客”

潘毅文

摘要：社交媒体在档案工作中的运用是新技术条件下档案传播的必然趋势，二者的结合对拓展档案征集渠道，丰富档案内涵，推动档案信息资源的传播大有裨益。然而，目前国内相关法律制度不够完善、档案馆及其工作者准备不足、公民档案意识和信息素质处于较低水平、社交媒体漏洞百出等客观事实的存在，注定国内档案工作与社交媒体的结合不可操之过急，在引进社交媒体之前，应先“打扫干净屋子”。

关键词：档案工作社交媒体结合挑战

以微博、微信、博客等为代表的社交媒体作为一种用户参与空间极其广阔的新型在线媒体，凭借其互动性、便携性、时效性、开放性等突出优势，为档案信息资源的收集与传播提供了新的平台。目前，国内学术界对档案工作与社交媒体结合的研究正如火如荼，学者们不仅集中探讨了二者结合将产生的积极效应，亦对美国、法国等国家档案馆与社交媒体结合的成功案例进行解读，以此为国内开展档案文化传播工作提供借鉴；另外，还深刻解析了当前社交媒体在国内档案工作运用过程中存在的问题，并提出相应的对策；这些研究成果均推动着社交媒体在国内档案工作中的有效运用。然而，这些研究尚少触及一个根本性的问题，即目前国内档案工作与社交媒体结合的时机是否成熟？笔者认为社交媒体与档案工作的结合对拓展档案征集渠道，丰富档案内涵，推动档案信息资源的传播无疑大有裨益，但现阶段我国政府、档案馆及其管理者、公众、社交媒体等主、客体还未做好充分准备，二者结合需从长计议。

一、国内档案工作与社交媒体结合乃大势所趋

随着现代社会信息化程度的加深，深藏库房的传统档案也越来越多地进行了数字化处理，档案的数字化与社交媒体高效信息交流服务方式的契合，为档案信息平台的建设提供了新的机遇。2014年5月5日，中共中央、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》）中就明确提出“加快推进传统载体档案数字化”[1]的要求和“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上，真正建立起方便人民群众的档案利用体系”[2]。可见，档案工作与社交媒体的结合是我国档案事业新发展的必然趋势。

首先，一直以来，由于档案本身的相对保密性及档案工作的特殊性，导致公众参与率低，而社交媒体的引入，将使公众由被动接受转变为主动参与，进而提高公众对档案信息的利用程度。其次，随着公众对档案信息需求的增加，要求档案具有更完备的可查阅性及可传播性，而社交媒体良好的传播与分享性，将为档案参与主体（包括管理人员和公众）对资料信息的查阅、整理及传播提供便利。再者，档案管理部门借助社交媒体可以较为容易的挖掘出对档案有浓厚兴趣的潜在客户群，通过与其互动和分享，进而实现档案工作的增值服务，加之社交媒体发布信息的成本较小，因此档案工作在提供增值服务的同时亦能降低服务成本。另外，社交媒体的出现极大地丰富了公民记录信息的载体和方式，公民能够利用微博、微信等大众化社交媒体进行个人或家庭档案的收集与共享，这些行为其实已涉及到档案创造与利用的相关过程，有形或无形中提升着公民的档案意识。

总之，社交媒体在档案工作中的运用是新技术下档案传播的必然趋势。二者的结合将有效推动档案工作的社会化，丰富档案馆的服务内涵，拓展档案的收集与传播渠道。

二、国内档案工作与社交媒体结合尚不能操之过急

毋庸置疑，档案工作与社交媒体结合后定将带来诸多积极效应。但目前二者结合的时机是否成熟？这是个值得缜密思考的问题。笔者认为，就国内现阶段的实际情况而言，将社交媒体引进档案工作还不能操之过急。

（一）国内相关法律制度不够健全

1.国内网络信息立法有待完善

我国自1994年正式接入国际互联网以来，网络信息法制建设取得一些发展，但总体而言，现今关于网络信息立法的理论和实践均落后于发达国家，立法现状不能完全适应网络信息快速发展的客观要求。首先，国内尚未制定网络信息方面的基本法，仅有的一些立法层次较低、缺乏权威性，直接影响法律效力；其次，我国有关网络信息的管理机构较多，多头立法、多头管理的现象较为严重，导致有关立法不仅分散，有时还会相互冲突；再者，由于互联网的迅猛发展，法律更新速度远远跟不上计算机技术的发展速度，这就导致法律的滞后性；因此，在网络信息立法不完善的前提下，档案信息的安全保护、个人档案信息的权利保护、档案信息的隐私权保护等方面均将存在风险，这不利于档案信息价值的发挥。

2.电子文件管理规定尚未纳入《档案法》

1987年《档案法》在诞生阶段时，电子文件尚未在我国发轫；1996年，第八届全国人大常委会在修改《档案法》时，电子文件在档案工作中的比重不大，因而电子文件未能“入法”；现如今，尽管电子文件在档案工作中的地位日益凸显，“无纸化办公”成为档案管理的新走向，但现行《档案法》在此背景下对电子文件管理的立法仍付之阙如。现阶段，若社交媒体与档案工作结合，必将推动档案资源的电子化进程，但目前对电子文件管理方面缺乏权威法律规范的事实，又不可避免地加剧电子文件存档、使用、传播及管理等方面的风险。因此，许多学者呼吁“为了实现电子文件管理的国家战略，强化电子文件管理的顶层设计，电子文件管理必须纳入《档案法》”[3]。

（二）档案馆及其工作者尚未做好充分准备

1.档案馆缺乏与社交媒体合作的理念

国内许多档案馆管理者思想陈旧，缺乏创新理念，对这些新媒体的出现漠不关心，更别提与其进行合作。而有的虽已意识到社交媒体传播档案资源的潜力无限，但并不愿打破传统的封闭格局，主动迈上与社交媒体合作的路途。同时，目前档案馆未明确指出档案馆与社交媒体合作的指导思想，由于缺乏核心理念的指引，加之对社交媒体的认识、使用有限，档案馆在引进社交媒体的过程中或固步自封，或四处乱撞，更不用说制定社交媒体的相关使用规定。

2.档案工作者缺乏对实现信息服务与网络技能的统一的认识

在社交媒体日新月异的新环境下，档案工作者的角色走向多元化，尽管社交媒体降低了对利用者的要求，却相应提高了对档案工作者的要求。目前档案工作者虽有一定的信息服务技能，但其网络技能极其缺乏，他们未接受系统的技能职业训练，在文本编撰、信息分享与互动、信息安全、隐私保护等方面先天不足。虽然档案馆引进了个别的计算机技术、软件开发等方面的相关人才，还进行了档案相关社交媒体应用的开发，但档案知识方面的缺陷，也阻碍其完成档案的信息服务功能。

3.档案工作者的信息安全素质欠缺

档案信息安全是档案传播与管理工作的生命线，要求档案工作者具备管理档案信息的安全意识及能力。然而，目前在档案管理工作中，观念的陈旧使许多档案工作者满足于传统的档案管理方式，对档案信息化的认识仍停留在较低层次，尚未意识到网络环境下档案信息安全的重要性，在具体工作环境中对档案信息安全风险的预防、发现与应对往往会无所适从。同时，因为档案工作者并非专业的信息技术人员，所以关于信息安全的专业基础知识相对薄弱，致使信息安全能力与实际工作脱节。此外，我国档案信息化管理制度中缺乏对档案工作者计算机技能、信息安全素质等方面考核内容的规定，部分人事管理部门尚未建立提高档案工作者信息安全素质的激励机制。

（三）公民档案意识及信息素质处于较低水平

1.公民档案意识薄弱

“公民的档案意识，是指社会全体公民对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识，它伴随着档案和档案工作的缓慢、持续、稳定地产生、发展，它既对档案工作的发展起巨大的促进工作，也可起阻碍作用”[4]。由于档案工作的相对保密性及特殊性，我国公民档案意识较为薄弱，有些公民至今对档案、档案工作仍一无所知，认为这是档案部门的事；有些公民对档案不够重视，弃档现象较为突出；有些公民从未到过档案馆，更不知道如何利用档案资源；而史料工作者或专业研究人员虽懂得利用档案资源，也有认为利用档案如大海捞针，转而利用二手资料；此外，有的单位和部门没有收集、保存档案的意识，损坏、涂改、丢弃档案的现象时有发生，如此等等，使档案的社会效益和经济效益远未得到充分发挥。

2.公民信息素质水平较低

“公民信息素质是指在信息化社会中个体成员所具有的信息意识、信息能力、信息道德等多个方面素质的总和”[5]。随着网络信息技术的发展，民众对信息的期望值及质量要求大大提升，然而目前我国公民信息素质仍处于较低水平。首先，公民的信息源较为单调，信息意识较差。公民获取资源的途径或停留在传统载体上，或过分依赖网络，而利用网络查询时，往往在未搞清信息所属领域的情况下，凭兴趣浏览网站，导致信息冗杂，难以取舍；其次，公民信息能力较弱。在用网络查询信息时，带有盲目性和随意性，加之网上信息参差不齐，部分公民思辨意识不强，缺乏分析甄别的能力；再有，公民信息道德水准不高。当前，存在诸多违反信息道德的现象，如网络上任意发表恶意言论，传播虚假信息，谋取商业利益等，这些行为均阻碍了互联网的健康发展。

（四）国内社交媒体存在的问题

1.国内社交媒体运行过程中漏洞百出

社交媒体在推动信息资源快速传播的同时也暴露出诸多弊端。首先，社交媒体充斥的信息鱼龙混杂，这些不完整的碎片化信息在社交网络上广泛传播，则会混淆视听；其次，社交媒体具有明显的个性化特征，网民易将个人隐私放在网上，加之大多数社交媒体采用实名制注册，如新浪微博需要身份证认证，人人网要求用真实姓名注册使用，由此公众隐私存在巨大的安全隐患；再者，社交媒体的出现给受众提供了传播的可能性，导致任何人均可以任何目的传播任何信息，因此针对同一事件的不同来源、不同立场、不同观点的各种信息可能会造成局部冲突，导致信息传播失控；总之，“传播规范的缺失，信息传播的失控，致使网络社交媒体的传播极易出现各种负面功能”[6]。因此，在缺失法律规范的情况下，社交媒体的弊端显露无疑，这些漏洞明显不利于档案信息的传播、整理及编研。

2.国内针对社交媒体制定的相关法律法规尚未出台

2013年11月28日，国家互联网信息办公室副主任任贤良指出“社交媒体发展之快，出乎很多人的预料”[7]。他援引数据称，“截至2013年6月，中国微博用户规模达到3.31亿，微信从2011年发展至今用户规模突破3亿。据中国最有影响力的10家网站统计，微博每天发布和转发的信息超过2亿条”[8]。因此，“针对微信、微博等社交媒体，中国将制定新的法律法规”[9]。可见，在社交媒体迅猛发展的时代背景下，相关部门已意识到制定与社交媒体配套的法律法规的重要性，然而，截至目前相关制度尚未出台。在没有相关法律制度指导及规范的前提下，若过早地将社交媒体引进档案工作，则社交媒体与档案资源的价值均不能有效发挥。

3.国内社交媒体用户活跃度下降

中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的《2013年中国社交类应用用户行为研究报告》显示，“过去一年内减少使用社交网站（包括明显减少和略微减少）的网民比例达23.5%，增加使用（包括明显增加和略微增加）的比例仅为12.7%，活跃度提高的网民比例不及网民活跃度下降的比例；同样，过去一年内使用微博减少的网民比例占22.8%，使用时间增加的比例为12.7%，减少的比例也大于增加的比例”[10]。导致社交类网站活跃度下降的原因是多方面的，网民长期使用社交类网站会缺乏新鲜感，尤其对高学历、高收入的网民而言，社交类网站浪费时间，也非必需，便减少应用；与朋友互动减少也是重要原因；另外，“反社交神器”的兴起，也说明一些人正在逃离。因此，在利用社交媒体之前，应优先考虑其存在的缺陷及网民的行为变化，否则，社交媒体与档案工作的结合就会昙花一现。

三、“打扫干净屋子再请客”

鉴于以上分析，笔者认为：现阶段国内社交媒体与档案工作结合仍面临诸多挑战。因此，在引进社交媒体之前，政府、档案馆及其工作人员、公众等应共同努力，为实现档案工作利用社交媒体的效益最大化扫清障碍。

首先，国家应把档案工作作为政府的基础工作。国家立法机构应尽快完善网络信息立法和《档案法》，政府职能部门应制定全面的社交媒体政策，“建立健全档案信息公布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家机密和个人隐私”[11]，以充分发挥社交媒体的平台优势。其次，档案部门应确立与完善同社交媒体合作的理念与策略。社交媒体是档案馆增强档案文化社会影响力的新工具，为此，档案馆要主动秉承开放、合作、共赢的核心理念，以有效指导档案工作与社交媒体的合作。同时，档案馆还要建立绩效评估、信息管理等长效体制，以保障档案馆服务职能的发挥。再次，档案工作者在提高网络技能的同时也要注重信息安全素质的培养。社交媒体时代，档案工作者在积极转变服务方式的同时要不断充实自己，即通过有计划、有组织的培训和进修，学习系统的网络技能和信息安全知识，加强自身对待工作的敏锐感和责任感，以适应时代发展需求；另外，政府、社交媒体及档案馆可联合起来共同开展相关活动，让更多公众走进档案馆，认识档案，对档案产生兴趣，进而在潜移默化中增强公众档案意识。

总之，社交媒体的出现，给档案工作提供机遇的同时也带来严峻的挑战。如何把握机遇并应对挑战，有待我们在实践中不断探索。

参考文献：

[1][2][11]中共中央、国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[J].中国档案，2014（5）：14.

[3]蒋卫荣.《档案法》第二轮修改的重点问题[J].档案学研究，2010（2）：19.

[4]刘瑞.论公民的档案意识[J].人力资源管理，2013（2）：152.

[5]张玲娣.浅析网络时代公民信息素质的培养与提升[J].成人教育，2013（4）：86.

[6]魏超.网络社交媒体传播的负面功能探析[J].科技传播，2010（4）：7.

[7][8][9]中新社.中国将针对社交媒体制定新法律法规[EB/OL].中国新闻网，2013年11月28日. http：//fi？ nance.chinanews.com/cj/2013/11-28/5559730.shtml.

[10]中国互联网络信息中心.2014年第33次中国互联网络发展状况统计报告网民互联网行为篇[EB/ OL]，2014年1月16日. http：//www.199it.com/archives/ 187953.html.

作者单位：西南大学档案馆