全面预算的“三常”管理

2014-08-15冯少华

江汉石油职工大学学报 2014年6期

冯少华

（中国石化江汉油田分公司荆州采油厂，湖北荆州434020）

全面预算是企业的各种资源配置以预算的方式加以量化，并得以实现的企业管理活动，它是“全员、全额、全程”的管理，是所有人员、所有部门、所有环节的管理，是全过程、全方位的管理，是企业实物流、资金流、信息流和人力资源流整合的经营管理体系。

自2008年中国石化江汉油田分公司荆州采油厂（以下简称荆州采油厂）开展全面预算以来，逐步形成了“先算后干，优化产量、工作量、价值量，效益最大化”的管理体系，实现了资源的合理配置和生产经营计划的集中管理，达到了提升企业经营管理水平和降本减费增效的目的，全面预算在生产经营中的指导作用日益彰显。

1 全面预算的“三常”管理概述

1.1 全面预算的“三常”管理的涵义

通过近几年的全面预算运行，全面预算管理体系、管理制度、管理形式不断完善和健全，每年全面预算管理在不断深化，很多单位积累出全面预算管理的经验。根据全面预算量化执行特点，可将全面预算概括为“三常”管理，即日常管理、异常管理和非常管理。

日常管理指全面预算的基础工作和预算之内的费用；异常管理指对超出预算的费用管理；非常管理指对无预算的费用管理。

1.2 全面预算“三常”管理的划分标准（相关数据以荆州采油厂为例）

1）在金额比例上。日常费用在金额上，指企业的经常性支出，一般而言，该项支出控制在该支出年度预算10% 以内（含10%）的预算内费用；异常费用指支出超过该项支出年度预算10% 以上的费用；非常费用指无年度预算的费用。

2）在费用要素上。日常费用一般是日常和行政性经费支出，比如电费、差旅费、办公费、通讯费、会议费、党员活动经费等；异常费用主要集中在生产性支出，比如油气资产折耗、人工费用、井下作业费、材料费、燃料费等；非常费用支出较为零散，主要是突发、应急支出，金额不确定，缺乏统筹性和预见性。

3）在金额比重上。日常费用比重少，异常费用比重最大，非常费用比重小。

2 当前全面预算“三常”管理的具体做法

2.1 日常管理

2.1.1 日常管理的工作内容

日常管理主要指日常预算管理工作和日常费用管控。日常预算工作内容包括预算制度的修订完善、全面预算的编制、平衡、修订和跟踪监督预算的执行，分析预算与实际执行的差异及原因，研究实现预算的措施，会同相关职能部门对预算执行结果进行考核和评价。

全面预算制度修订是偶发工作，全面预算编制和执行按照会计周期，分为年度预算和月度预算。

日常费用管理主要是通过月度预算的编制、月度经济活动分析和季度考核（规模较大单位是月度考核）对日常费用进行监控和预警。一般而言，对经常性费用单位都有相关的针对性管理规定，实际中落实较好。

2.1.2 对日常管理的认识

1）日常管理是基础。日常预算管理是基础工作的管理。基础是永恒，无基础的管理是空洞、乏力的管理。基础工作是需要永抓不懈、常抓常管、常抓常新。

目前，荆州采油厂对全面预算的日常管理在工作内容上、工作职责上和工作要求上，都实现了制度化、程序化、规范化，今后对基础工作还要进一步夯实，以不变的基础应对多变的管理要求。

2）对预算的日常管理非常重视。一是在制度上，有完善的全面预算管理制度。股份公司油田事业部有《全面预算管理相关规定》，分公司在2008年出台了《江汉油田分公司全面预算管理实施办法》，内控手册有“全面预算管理流程”等制度，从制度上、流程上对全面预算工作内容进行了详细规定。其中《江汉油田分公司全面预算管理实施办法》中有6个附件对全面预算的工作内容进行了细化:预算编报及审核流程、预算报告模板、月度预算报表、月度分析报表、累计分析报表和经济活动分析模版，这6个附件构成了完善的全面预算工作内容。

二是在日常费用上，有硬性制度规定、硬性指标控制和硬性核算控制。首先，在制度控制上，对经费类支出，各种层级、各种形式、各个时期的管理规定较多。2013年1月“中共中央八项规定”对会议费、差费、办公费等做了约束性规定；荆州采油厂自成立以来，先后出台了《荆州采油厂外委车辆使用管理细则》、《荆州采油厂能耗管理规范》、《荆州采油厂内部车辆使用管理细则》、《荆州采油厂差旅费等费用开支标准规定》等管理规定，每年年初专门针对招待费出台《招待费使用管理办法》及各种规定和制度，对这些日常费用进行分解和控制。其次，在指标控制上，日常费用有硬性的指标控制，无法超支。每年度对这些费用总部都以预算条件形式下达，电费、招待费、会议费、出国人员经费、车辆使用费、差费、办公费等数量、金额给定，而且有的费用有逐年递减的趋势。

第三，在ERP核算控制上，有硬性的核算控制。通过把这些费用的会计科目在ERP系统TR模块中形成对应的基金承诺项目，以基金承诺的形式对这些费用进行金额指标的下达，每年度转入年度预算总额，分月下达月度预算金额，一旦月度超月度预算，月度累计超年度预算，该项目将无法下账，达到对这些费用的预警和控制。

2.1.3 日常费用控制的效果

每年度日常预算之内的费用管控力度均衡，各单位能够严格按照预算，对大部分的日常预算项目管理到位、执行到位、控制到位，很少出现超预算运行、超预算支出的现象，在全面预算中这些费用的预算控制效果是最明显的。

2.2 异常管理

2.2.1 异常管理的工作内容

异常管理是对超过年度预算10%以上费用的控制、管理和应对。异常费用全年支出金额较大、容易失控、单位无相关的针对性管理制度，对异常费用的解决办法也通常是争取上级业务部门的支持，消化这些超过年度预算的费用。

2.2.2 对异常费用管理的认识

1）异常费用在企业是“两大两重”。第一，异常费用在企业的实际支出中比例大、金额大，是企业重点费用项目，也是企业重点关注的项目。第二，异常费用直接影响企业的总体运行。比如2013年以前在以成本为导向的考核体系中，荆州采油厂井下作业费的多少直接决定年度内责任完成情况，每年责任制成本因老井恢复作业费增加作业费、因争取措施产量增加作业费、因方案工作工艺等导致作业量增加等导致作业费超预算，导致年度责任制成本超支。

2）异常费用在企业中关注较多。第一，异常费用多是企业生产性支出，比如作业费、运费、修理费等，企业管理者对这些费用的要求通常和生产性工作连在一起，对这些费用很多情况下和生产管理一起强调较多，说得多。第二，经济活动分析会大多是分析这类的支出，结合年度内的生产实际、资源配置，对比分析上年同期、本年预算，通过经济分析，对这类支出能够实时预警。

3）对异常费用超预算无很有效的控制措施。异常费用大多是根据企业生产需求而发生的支出，月度分析、季度分析已经预警超预算，更多的时候为了完成生产任务而超预算运行，预算让位于生产，在生产性单位已经是惯性和潜规则，更多的时候停留于口头的说教，而不是在实际上采取办法让预算决定生产，形成了多年以来，异常费用说得多。

目前，荆州采油厂对异常费用都是采取争取总部政策消化，没有任何手段对异常费用进行有效控制，没有制度对异常费用进行规定，面对异常费用控制乏力，这也是多年以来全面预算的深化推进的难点。

2.3 非常管理

2.3.1 非常管理的工作内容

非常管理是无年度预算的控制和管理。根据《江汉油田全面预算管理办法》中的规定:“除得到上级预算主管部门审批同意外，不允许有任何形式的超预算支付”。也就是说在企业应该没有无预算存在，非常管理应该不存在。但是实际上无预算的费用年年发生，而且没有任何规律。

2.3.2 对非常费用管理的认识

1）非常费用在企业是“两小两无”。第一，非常费用在企业的实际支出中比例小、金额小，是无法预计、无规律的费用。第二，非常费用发生具有偶然性、不确定性、突发性。无预算的费用不是天天发生，带有浓厚的偶然性，金额也不确定，突发性比较多。

2）非常费用在企业中管理者通常容易忽略。第一，非常费用多是和企业生产关系不大的费用，在生产单位里，不是生产经营的费用一般容易游离于管理者的视线外。第二，非常费用金额小，从人的潜意识里，细小的东西比较容易让管理者的忽略。

2.3.3 目前对非常费用的解决和管理办法

根据《江汉油田内部控制实施细则》（2013年版）业务层面控制内容的全面预算控制管理中规定:预算外事项的审批，分公司对预算外事项采取“一事一批”、“先批后办”的原则从严控制。发生预算外事项的，应由各单位提出申请，经本单位预算管理委员会审核同意后上报主管部门，由其提出具体审核意见提交财务资产处，财务资产处按规定权限审批后批复。分公司职能部门预算外事项按规定权限报批后执行。

实际操作中，对无预算的费用一般都是发生就列支，因为其突发性、偶然性，鲜有严格按照分公司流程来对无预算的费用进行操作的。如何对无预算的费用加强前瞻性、可控性也是全面预算管理的盲点。

3 进一步加强全面预算“三常”管理的建议措施

全面预算管理是一个全员全额全过程的系统性管理，通过多年持续推进，在广泛动员、多种宣传基础上，培养了全员管理意识，提高了全员参与能力，调动了各级管理层、基层控制成本的积极性，全面预算管理已成为工作惯性。

根据企业多年以来运行的“三常”管理的效果，要进一步加强全面预算“三常”管理，必须是说日常、重异常、抓非常。

1）对日常费用的管理，多说。多年以来，管理者说的较多、出台的政策较多、会计核算上规范，日常管理的程序化、制度化、常态化给日常管理管理提供了模式化操作，今后的工作针对日常管理工作进一步夯实，满足全面预算管理的基础需求。

2）对异常费用的管理，要重管理。采取“一费一规定”、“一费多措施”，对异常费用进行各个层级、各个管理节点控制。比如作业费年初年度预算分明细、分方案、分效益对作业费进行预算下达，拟定年度作业成本管理规定和作业费效益预算方案，杜绝低效、无效、重复成本作业，实现对异常费用的效益立体管理，改变过去金额式直线管理。

3）对非常费用的管理，注重抓。一是态度上重视，不以事小而为之，仔细分析预算外支出产生的原因；二是程序上重视，不以偶然而忽视，严格按照分公司的预算外事项管理程序办理支出；三是工作中重视，预算外支出是企业生产经营中发生的费用，平时工作中多留心、多关注、多沟通，增加对生产经营的关注度，加强对生产经营的前瞻性管理，可以有效减少预算外因素。