改进高校人事档案管理现状的研究※

吴晓琴 陈 彬 何 喆

(四川旅游学院，四川 成都 610100)

1 研究的意义

高校人事档案是人才信息储存库，是高校档案的重要组成部分，是组织人事工作核心内容之一，档案的管理与利用能有效反映高校的综合管理水平与办学实力。人事档案客观地记录教职工参与校园文化活动及德、能、勤、绩等方面情况，既是组织人事部门选拔干部的重要依据，也是维护教职工合法权益的重要凭证和强化人事管理的重要手段，其职能是提供真实数据以促进人力资源优化配置来确保学校正常运转，并服务教职工及满足社会需求。但随着高校加强人才引进、多所学校合并升级办学、社会用人体制改革多元化更加深入具体等新情况的出现，高校人事管理只有不断创新有效管理办法和管理措施才能确保学校正常运转。目前高校人事档案管理仍采取传统方式，与现实发展需求很不适应，管理中的弊端严重制约人事档案发展与利用。笔者结合高校人事档案工作实际，重点在档案管理模式、管理手段和人员配备、管理措施上进行研究，通过分析管理中存在的具体问题及原因，提出解决问题的有效途径和方法。实现人事档案信息化管理是社会发展的必然选择，是管理方式与手段的创新;实现人事档案信息化不仅能解决管理中存在的具体问题，优化工作模式，促进高校人事工作由“服务型”向“战略型”转变，还能提高档案利用率，节约人力，提高工作效率，保护和延长纸质档案寿命，对增强学校社会核心竞争力具有积极的促进作用。

2 高校人事档案管理存在的主要问题及原因

2.1 主要问题

第一，重视不够，投入不足，管理模式传统守旧，管理手段落后。档案管理“三室”未分开现象突出，专用经费投入少，硬、软件配备不足;以人事部门管理为主，档案集中管理的高校数量较少;材料收集以人工收集为主，材料残缺补充更新滞后;材料整理归档环节复杂，速度缓慢，工作效率较低;档案信息化建设处于起步阶段，信息利用仍通过人工查阅完成，管理水平较低;档案内容缺乏个性，反映人才专业优势、学术贡献、管理才能、发展潜能、公开竞聘等方面的材料欠缺。

第二，教职工对人事档案重要性认识不足，材料不完善。各高校对毕业生学籍材料入档执行不严，造成重要材料缺失;毕业生档案规范整理不够，而是所有材料散乱无序混装在一个纸袋内寄走毕业生档案。多所学校合并升级办学的高校人事档案，其管理主要维持合并前状况，分散在各校区，严重制约了档案规范管理和信息化建设进程。本、专科学制并存的高校人事档案均为混合管理。校级干部入档材料送交制度不健全，导致材料送交不及时、整理归档更新滞后，材料缺失严重，档案管理虽然达到了干部管理权限，但档案有效利用率极低。此外，高校加强人才引进，“人档分离、无档用人”现象突出;流动人员档案“弃档”现象严重。

第三，档案人员缺乏专业知识和计算机软件操作应用技术能力，整体素质偏低;人员配备结构不合理，年龄偏大;档案人员职称、职务偏低，人员不稳定。同时，高校档案信息化建设缺乏主管部门统一规划和建设标准，各校随意发展，导致层次不同的高校人事档案发展差距很大，如对档案室的投入、人员配备、信息化建设程度、档案馆建设使用等方面。

2.2 存在问题的主要原因

受传统思维定式影响，思想观念传统守旧缺乏创新意识;投入不足，造成管理手段落后封闭;人员配备不合理，计算机及软件应用技术人才缺乏，工作量核定不科学，职务晋升较难导致人员不稳定;缺乏信息化建设统一执行标准及实施办法，各高校对人事档案信息化管理积极性不够等，从总体上制约了人事档案的发展进程。

3 改变高校人事档案管理现状的新举措

3.1 观念更新是人事档案发展的前提

信息时代各行业竞争已演变成人才竞争，高校也处于激烈竞争之中。人事档案管理是为人事工作提供数据来源和信息支持，为人才培养、选拔利用提供依据，是人事工作的特殊一角。随着高校人事体制改革深入实践，如何有效完善提升档案管理质量发挥其职能，档案管理部门应转变思想观念积极思考，应从科学角度和高校生存高度来思考人事档案管理工作，树立档案信息服务社会和信息档案服务育人的管理理念，让档案管理顺应时代发展。

3.2 优化人事档案管理模式

优化人事档案管理包括材料的收集、整理、保管、转递与利用等环节的改进。优化能使人事档案工作更加制度化、规范化、科学化和现代化，是人事档案顺应社会需要而创新管理的结果，现有两种模式:分散管理和集中管理。分散管理是由组织和人事部门管理，优点是方便管理利用，缺乏规范性管理要求。集中管理是人事档案归入学校档案馆，优点是精简机构和人员，实现人事档案信息与其它档案信息的资源共享，收集材料途径多、范围广，与各部门文书档案管理制度相统一。集中管理是高校人事档案的发展趋势，利于档案数字化管理的实现，能从根本上解决当前人事档案管理中的特殊问题，如多校合并升级办学的档案分散管理、本专科学制并存的人事档案混合管理等问题。

3.3 构建人事档案管理畅通渠道

高校人事档案材料种类多，涉及部门多，材料收集整理困难。所以高校应积极建立档案馆采取集中管理，成立校(院)一级人事档案工作委员会，建立由学校到各院(系)、部、处的管理通道脉络网，配备各级管理员，形成由一个总点、多个纵横支点构成的管理机制，健全各级管理制度，实行责任到部门到岗位，直接与部门领导及管理人员职责挂钩。其优点:一是材料收集得到保障，避免个人送交材料，管理员脱身去规范管理档案及提供服务。二是档案管理制度化、网络化更加容易实现。各部门收集材料时间得到统一，材料完整度、真实度得到监控，确保材料及时归档。三是实现档案信息化更有期可盼。部门档案员计算机及软件应用技术强，能推动学校档案信息智能化建设与发展进程。

3.4 以人事档案为基础建立人力资源信息化管理系统，逐步推进人事档案信息化建设

以人事档案为人才信息源，利用计算机和网络技术建立人才信息库和人力资源信息化管理系统，主动为学校及社会人才合理流动提供一条快速服务通道，加强高校与社会间的沟通联系、交流与合作，增强高校社会服务职能，如将专业人才类型、人才优势特色、研究成果及生产服务项目等信息存入计算机，实现档案信息与人力资源信息完美结合，为学校和社会需求提供快速服务。

3.5 统一规划和制定规范的人事档案信息化建设标准

由上级主管部门统一规划和制定规范的人事档案信息化建设执行标准，并制定相关管理规定和要求，积极推动高校人事档案信息化建设进程，缩减高校之间发展不平衡的差距。通过此办法使高校人事档案实现科学化、规范化、现代化的管理，促进高校之间、高校与社会之间的沟通与联系、交流与合作，让高校人才最大限度为社会服务。

3.6 重视档案人员素质

第一，具备良好的政策水平和思想素质是做好档案工作的重要保证。人事档案管理不仅是一项专业性、政策性、保密性特强的工作，而且繁杂琐碎，所以档案员应配备政治素质高、业务能力强、责任心强、有正确荣辱观与苦乐观，工作能高质量、高标准要求自己的人员担任。

第二，学习掌握现代化管理技术，提高服务能力。高校人事档案管理信息化能否实现，关键因素在人。档案人员应学习掌握档案知识和计算机管理技术，扩大档案的开发利用范围，为最终实现档案现代化管理做准备。档案工作性质是服务，尽职尽责高质量做好档案管理，所以档案人员应热情接待前来查阅材料的每一位同志，无论职位高低、本单位与否、熟悉与否均为查询者提供满意服务。

第三，关心档案人员。档案工作难以出成绩，缺乏成就感和被尊重感，自信心不足导致追求理想力量较缺乏，领导应关心其工作生活，尊重其人格和劳动，认真评价肯定其工作成绩;为档案材料收集管理建立顺畅联系渠道;提供良好的工作环境，使档案室、办公室分开，配备适应现代化管理的设施设备;为档案员的发展创造机会，如培训、评定职称、晋升职务等。［1］

3.7 实施人事档案管理信息化

人事档案信息化是运用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的管理方式。即把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统;把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库;通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析和加工。高校人事档案信息化建设，主要包括高校人事档案信息资源的全面收集、有序整理、信息数据库的建设、信息网络的建设、信息资源的开发利用、信息化人才队伍的建设以及促进信息开发利用的政策、法规、标准的制定等内容，［2］高校人事档案管理信息化是社会发展的必然选择。

3.7.1 建立高校人事档案信息化标准模式

人事档案标准化、规范化建成是对电子文件的形成、归档和电子档案信息的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理方面，制定标准化、规范化并指导实施的过程，这些规则是电子档案信息在计算机网络运行中的交通规则，也是确保档案信息内容在网络畅通传输的安全保障，具有非常重要的意义和作用。档案信息的标准规范有三个方面，即管理性标准、业务性标准、技术性标准。

3.7.2 做好人事档案原始信息的数字转换

数字档案是实体档案的数字化体现，是运用数字技术把实体档案进行有效转变后形成的。档案信息转化为数字化要借助多媒体、数据库、数据压缩、网络等多种技术程序，将现存各种载体档案如纸质载体文字材料、图形图像材料、声像材料等进行数字化处理，形成文本文件、图形图像文件、影像文件、声音文件并整合到相应的档案信息数据库中，从而建成人事档案信息化管理与服务平台。系统信息来源还通过电子档案信息的接收，一是网络在线移交接收，将电子档案通过网络传输到人事档案信息系统规定地址中存储;二是介质移交接收，将电子档案存储在介质中移交给档案管理部门。

3.7.3 人事档案信息化系统管理功能及要求

第一，管理系统应具备密码设置、权限设置、数据更新、信息统计、信息查询等功能，随发展需要增加结构及扩展功能模块。第二，系统应用服务平台应包含:辅助标引、信息接收和处理平台、图像处理、数据加密、通用数据转换、汉字识别等功能，具有实用性和可操作性。［3］第三，使用范围和服务对象是教职工及特殊单位的信息查询。第四，具有建立相关规范的标准化流程管理功能，如信息接收、整理归档，实物档案文件扫描，数据的添加、更新、删除等操作流程管理规定。第五，具有建立安全保密体系功能，通过用户注册获取登录资格，实行用户管理权限设置，如权限控制、数字签名、电子印章、数据加密技术等。第六，提供信息服务功能。信息服务是对档案进行开发利用，方便多种条件下对信息进行查询和统计，信息查询为两种，一是普通用户本单位的查询，二是特殊用户授权限的查询。第七，实现其它系统的接口和数据转换功能。接收标准数据，电子文件的自动归档，形成永久保管的档案资源，因此系统平台的设计要科学合理，利于进行系统升级，以实现可持续发展。

3.7.4 重视系统运行管理与维护

重视档案信息收集，利用系统提供的目录整理、信息采集、数据审核等功能，管好每条信息以备查询统计利用;派专人负责系统日常管理与维护，及时对信息进行动态处理，分析和预测信息动态需求以备查阅是系统平台的重要职责。

［1］胡映君.高校人事档案管理发展去向探讨［J］.兰台世界，2010(24):39-40.

［2］刘冬梅.高校人事档案管理现状与体制、机制的创新［J］.文史博览(理论)，2010(10):72-73.

［3］李思广.与时俱进全力推进高校干部人事档案管理创新［J］.长春教育学院学报，2011(5):145-146.