全面提升档案规范化管理水平——南通市通州区公安局档案工作纪实

刘胜华 朱 杰

(南通市公安局，南通市通州区公安局，江苏南通，226000)

近年来，南通市通州区公安局遵循“规范管理，服务发展”的理念，切实加强公安档案规范化、信息化和效能化建设，不断拓展公安档案服务利用功能，实现了档案管理工作服务大局、服务中心、服务一线的目标。

一、坚持转型发展，推动档案建设与警务发展同步，在科学谋划、严密组织上下功夫

一是抓组织领导。局党委将档案工作作为全局公安系统一项重要基础工作来抓，成立由副区长、公安局长一把手挂帅，局党委副书记、副局长主抓，办公室直接负责的档案工作领导小组，及时协调解决档案工作欠账多、起点低、难度大等难题，每年都列入年度机关部门、大队及基层所队工作计划，做到与其它公安工作同部署、同检查、同落实、同考核，做到档案建设全局联动、全警参与、整体推进。二是抓责任落实。明确年度档案工作目标、标准、完成时限、责任单位和责任人，对因工作不到位影响全局档案工作的，实行年终评先“一票否决”。三是抓硬件到位。累计投入360万元建成了面积1000平方米的档案业务大楼，其中档案库房面积达到600平方米，安装了50组共726立方米金属密集架，配备了空调、除湿机、灭火器等保管设备，配备了6台电脑、4台高速扫描仪、2台高速复印机等档案专用设备。四是抓素质培训。围绕档案法律法规、基础业务、信息化知识和应用技能等重点内容，采取以会代训、跟班学习等方式，使每个档案工作人员都能适应岗位、熟悉业务、胜任职责。

二、坚持创新发展，推动档案建设与信息化同步，在科技引领、数字管理上下功夫

一是强力推进档案数字化加工。主动向外借力，与软件公司合作，对档案室库藏档案全部进行数字化加工，并全部导入服务器，将2012年前归档的上级发文和本局文件进行网上著录归档，实现档案信息资源共享。二是强力推进派出所档案信息化建设。组织人员深入基层一线，指导派出所档案基础工作，通过现场示范和指导培训，使全局25个派出所全部完成了库藏户籍档案的扫描加载工作，为社会查档提供了便捷、高效的服务。三是强力推进档案网上查询动态化。局档案室开通档案信息远程查询平台，按权限查询利用公安档案信息，为全局各部门、大队以及基层所队民警提供24小时的档案信息远程查询服务。近3年来，网上查询系统点击率超过15000人次，全局档案部门年均提供违法犯罪人员前科文书、未破案案件信息材料1000余份。四是强力推进公安档案网站建设。区局完善档案网站内容，设置了利用事例、工作动态、业务交流等专栏，逐步形成了全局公安档案工作网上运行机制。

三、坚持服务发展，推动档案建设与投入产出效益同步，在开发利用、资源共享上下功夫

一是服务实战。将库藏的刑事、行政案件以及未破案件档案信息录入档案管理系统，保证办案民警第一时间查到嫌疑人情况、同类未破案件情况，并能实时打印出法律文书。通过充分挖掘档案信息资源编写了《大要案汇编》《典型案例分析》等编研资料，为准确打击处理违法犯罪人员提供大量信息。2013年共利用档案3000余卷次，协助破案400余起，为兄弟单位提供远程调档服务100余次。二是服务民生。设立了档案民生服务窗口，实施一窗查询、一网打印、一次办结“三个一服务”。群众如需调阅本人户口档案信息，凭身份证到就近派出所档案管理系统查询即可。2013年共利用档案为群众办实事600余件，受到群众广泛好评。三是服务基层。坚持“让档案多走路、让群众少跑腿”，掌握基层对档案的利用动向和查阅需求，在人口管理、治安防范、典型分析、刑侦技战法、警备宣传、文化育警等方面为基层提供实时高效的查档服务。

四、坚持长远发展，推动档案建设与标准化管理同步、在健全制度、规范归档上下功夫

一是建立档案日常管理制度。建立了档案收集、整理、著录、移交、归档、鉴定、销毁、利用、安全保密、保管、岗位责任制等规章制度。制订档案分类方案，每年发布年度收集归档指南。明确基层所队档案室建设标准，分硬件、制度、业务、台账、陈列室建设等5大板块进行规范。制定《档案信息数据质量检查校正实施方案》和《档案数据检查基本方法》，将档案7大类数据质量落实到形成单位，确保档案归档各环节准确无差错。二是提高入库档案质量。局档案室结合本年度公安工作，列出各业务部门收集归档范围。据此，各部门形成和办结的文件自行收集、鉴定、著录、扫描挂接，然后再将相关纸质文件移交档案室核查归档。截至目前，区局机关室藏文书、会计、声像、科技、实物档案共计149680卷（件）。三是广泛征集实物与资料。采取接受捐赠、复制、照相、借用等方式，向全局民警和离退休老同志征集档案资料，重点征集体现通州公安历史沿革的有关文件、照片等资料，收集武器警械装备、电话机、打印机、服装资料、帽徽、领章等物品，丰富了档案陈列室馆藏。