高校档案工作的整体把握

徐 敏

(盐城工学院，江苏 盐城 224051)

格式塔心理学认为，对思维对象的结构进行整体把握，才能够得到事物对象的整体图像。古人云:“不谋万世者，不足谋一时;不谋全局者，不足谋一域。”可见，整体把握的思维方式是做好工作不可或缺的前提之一。随着《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010 ～2020 年)》的颁布实施，高等教育的发展和改革进入新的时期，高校贯彻落实新修订的《高等学校档案管理办法》，档案工作内涵日益深化，外延不断拓展，愈来愈呈现出规模化、集中化、综合化、网络化和社会化趋势。在此背景下，只有运用整体把握的思维方式，统筹兼顾，通盘考虑，才能提升高校档案工作科学化水平。

一、整体把握高校档案工作的逻辑分析

( 一) 有利于明确高校档案工作需求

高校档案是高校改革与发展的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案工作的质量和水平影响到高等教育甚至整个社会记忆的留存。随着高等教育办学规模不断扩大，教育教学质量不断提高，社会服务能力不断增强，国际合作交流逐步加大，高校档案产生的种类明显增多，数量也大幅增加，载体更加齐全。档案工作面临的环境处于不断变化之中，高校的方方面面都与档案工作存在千丝万缕的关系，高等教育改革与发展对档案工作提出的要求越来越高;另一方面，高校档案工作与社会的关联度也越来越大，社会公众对高校档案的利用需求也日益增加。

( 二) 有利于认清高校档案工作与其他工作关系

《高等学校档案管理办法》彰显“大视野、大管理、大档案、大开放、大服务”的理念，成为高校档案工作改革的风向标和催化剂，高校档案工作的内涵处于不断深化之中，外延处于不断扩大之中。不同的思维方式对工作效果的影响是不同的。形而上学的思维方式无法适应新时期高校档案工作，树立整体把握的思维方式势在必行，即从“肢解分析”转变为“整体把握”。整体把握的思维方式是从战略高度把握客观事物，对全局性长远性重要性问题进行思考的一种思维，它以理性思维为支撑基础，具有鲜明的目的性、宏观性和前瞻性，具有十分重要的方法论意义。运用整体把握的思维方式有利于俯视档案工作，跳出档案看档案，认清档案工作在高校所有工作中的独特地位，充分发挥档案工作在学校发展中不可代替的作用。只有坚持整体把握的思维方式，才能认清高校档案工作与其他工作的关系，才能认清高校档案工作在高等教育改革和发展中的重要地位，进而为提升高校档案工作科学化水平奠定观念基础。运用整体把握的思维方式是高校档案工作较好地适应高等教育事业大发展大繁荣的必然趋势。

二、整体把握高校档案工作应具备的眼光

有什么样的眼光就会孕育什么样的思维方式。战略的眼光、系统的眼光和辩证的眼光是整体把握任何事物必备的眼光，对档案工作同样必不可少。

( 一) 战略的眼光

具备战略的眼光是整体把握高校档案工作的前提。战略的眼光要求高校档案工作者从长远和根本的视阈去观察、分析、思考问题，既要注意解决当下的、具体的事项，也要注重放眼未来、把握根本。具备战略的眼光有利于深入研究档案工作中带有方向性、规律性的问题，充分认识高校档案工作在高校改革与发展大局中的独特地位、重要作用，提高运筹帷幄的能力，从整体上较好地驾驭档案工作。

( 二) 系统的眼光

具备系统的眼光是整体把握高校档案工作的关键。系统的眼光要求高校档案工作者应从全局的视阈去观察、分析、思考档案工作，自觉服从和服务于高校改革和发展的大局，既要瞻前顾后，也要左顾右盼，防止档案工作游离于高校改革和发展之外。如果“盯住一点，不及其余”，必将导致“一叶障目，不见泰山”。

( 三) 辩证的眼光

具备辩证的眼光是整体把握高校档案工作的基础。辩证的眼光要求高校档案工作者从对立统一的视阈去观察、分析、思考档案工作，统筹兼顾，综合考虑，因势利导，趋利避害，防止简单化、绝对化和片面化。归档内容要齐全，不可偏颇一方;各种载体形式的档案都要归档，突出全面性;既要收藏档案，又要开发档案;档案服务对象既要包括校内师生，还要包括社会上持有合法证明的单位和个人。

三、整体把握高校档案工作的总体思路

( 一) 在更新陈旧观念中审视档案独特地位

由于对档案资源潜在价值认识不到位，一些档案工作者的观念仍然停留在“为保管而保管，重保管轻利用”的认识层面上，习惯于按照传统的方式方法提供目录、档案、文件等，档案的检索几乎仍然靠手工操作，开发出来的信息成了过期的资料，派不上用场。“保密保险，利用危险”的倾向比较突出。对于开发档案信息、提高档案利用率想得少，做得更少。

上述思想认识误区是高校档案工作服务能力不强、服务面不宽的根源。走出这些误区是高校档案事业健康发展，助推高等教育事业和经济社会科学发展的前提。高校档案工作发展到现在，从外延到内涵都发生了很大变化，信息化的深入发展深刻影响着档案工作的理念、方式和手段等，档案工作服务的范围日益扩大，影响力日益增加，在高校改革与发展中的地位日益凸显，社会服务的功能不断得到强化。要彰显高校档案工作在高校科学发展中的独特地位必须更新不合时宜的陈旧观念。

( 二) 在遵循基本规律中实现档案应然价值

档案价值的实现是有一定规律的，包括时效律、条件律和扩展律等三个基本规律。实现高校档案的应然价值必须要遵循档案价值的基本规律。

遵循档案价值的时效律是实现档案应然价值的内在要求。时间对档案的价值呈现两种相反的影响:有的档案价值随着时间的增加呈减少的趋势，有的档案价值随着时间的增加呈增加的趋势，亦即花蕾规律。高校档案工作者要以辩证的观念评估时间对档案价值的影响，正确研判不同档案的时效性，把握其价值变化的阶段，适时开发档案信息资源，防止错失其价值实现的最佳时机。

遵循档案价值的条件律是实现档案应然价值的客观选择。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。档案价值的实现必须具备一定的条件，这些条件包括档案的管理水平、人们的档案意识和经济社会发展的水平。对高校而言，硬件和软件建设要一起抓。在硬件建设方面，提供必备的馆舍、设备、仪器等。在软件建设方面，理顺管理体制、完善规章制度、加强队伍建设、深度开发利用等，还要加强档案法律法规的宣传，提高师生对档案价值的认知程度，形成各方面都关心和支持档案工作的良好局面。

遵循档案价值的扩展律是实现档案应然价值的现实趋势。档案价值的扩展律是指有些档案作用的范围存在一种不断扩大的趋势，即由对档案收藏单位的第一价值迁移到对社会的第二价值。《高等学校档案管理办法》指出:“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件。”［1］赋予高校档案服务社会的职能。高校档案除服务学校的发展，还要尽可能满足社会各个领域的利用需求，这也是高校服务社会职能的一个方面。高校档案馆要履行服务社会的职能，必须改变关起门来自己做事的思维定势，通过丰富服务内容、增加服务形式、扩大服务范围、提高服务效率等不断提高服务社会的能力和水平。

( 三) 在协调多对关系中提升档案工作水平

高校档案工作涉及到几对关系:纸质档案与电子档案的关系、档案收藏与利用的关系、档案集中管理与分散管理的关系、档案对内利用与对外利用的关系等。这些关系的协调得直接影响档案工作水平的提升。

纸质档案与电子档案的载体、寿命、维护等方面各有区别，二者不是替代关系，而且相互依赖、相互促进的关系。没有纸质档案，电子档案将成为无水之源。反之，如果没有电子档案提供的信息环境，纸质档案也就难以突破原有工作的局限而进一步发展。纸质档案与电子档案将长期并存，共同促进档案价值的实现。

档案收藏与利用是档案馆的两项基本职责。无档可用、有档难用是高校档案利用水平不高的两大因素。在传统的保密观念影响下，一些高校部分档案得不到充分的利用，甚至价值很大的档案长期被束之高阁，藏而不用、少用，或利用的程度不深，这是高校档案工作存在的共性问题，极大阻碍了档案价值的运动和实现。收藏是利用的基础，利用是收藏的终极目的。在强化档案收藏的同时，不断提高档案利用的水平是高校档案工作的努力方向。

档案分散管理和集中管理的关系也是高校面临的一个普遍问题。分散管理有利于档案的及时归档，但违背了档案工作的全宗理论原则，存在人力成本较高、查找不便等问题。集中管理可以节约管理成本，提高档案的利用水平，但需要较大储藏空间，一旦出现火灾等意外，将造成很大的损失。

高校档案是国家档案的一个重要组成部分，档案利用者不仅指那些校内的利用者，还应包括社会的利用者。《高等学校档案管理办法》规定:“凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。”高校档案机构应探索对内利用与对外利用的新思路、新途径，确保档案资源价值的实现路径从“独享”走向“共享”。

以上几对关系的双方互为条件、相辅相成、内在统一，协调他们必须坚持统筹兼顾的基本原则，兼融并通，整体推进，不可偏颇任何一方。

( 四) 在深度开发利用中增强档案服务能力

管理大师彼得·德鲁克说:“新经济就是服务经济，服务就是竞争优势。”［2］在知识经济时代，一个行业、一个组织的竞争力大小和发展前景取决于其服务能力的强弱。高校档案工作最大限度地服从和服务于学校改革发展是其题中应有之义。高校档案工作对学校的贡献越大，学校对其的重视程度就越高，各类投入相应地也就越多，也就是说，有为才能有位，有位才能更有为。

《高等学校档案管理办法》指出，要“开展档案的开放和利用工作”。高校档案的开发与利用，是高校档案工作赖以生存和发展的基础，也是高校档案工作的活力所在。在新形势下，高校要改变档案在学校工作中小儿科的地位，必须拓展档案服务领域，完善档案服务功能，提升档案服务水平，积极探索新的切入点和着力点，全方位、多渠道、深层次地做好开发利用工作。只有这样，才能将“死档案”变成“活资料”、把“故纸堆”变成“思想库”，充分发挥档案在学校改革和发展的特殊作用，拓展社会服务的功能，不断扩大影响力和辐射面，赢得领导的支持，促进档案事业全面发展、良性发展。

( 五) 在理顺管理体制中推动档案事业发展

目前大多数高校的档案管理体制并没有随着形势的发展而出现较大的改变，依然保留着传统的分散式管理模式。当前不少高校的档案管理机构较多，如隶属校办的档案馆(室)主要负责一般性档案，人事处负责人事档案，组织部负责干部档案，学生处负责学生档案。这些部门的档案工作者的档案意识、工作能力以及管理制度等不尽一致，各自为政的管理体制难以有效推动档案事业健康发展。

《高等学校档案管理办法》是指导高校档案工作科学发展的法规性文献，确立了档案工作在高校改革发展中的重要地位，指明了高校档案管理的传统模式转变的方向，强调了整合、开发档案资源的必要性，提出了“大档案”的管理理念。所谓“大档案”，是指一个地区或一个组织将所拥有的各种档案全部归属到一个机构实行的统筹管理，统一开发，亦即“多档合一”。［3］《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010 ～2020 年)》颁布实施以来，各个高校都加快现代大学制度建设的步伐，高校档案工作处于服务理念、服务手段、服务内容和服务对象的转型期。高校应以建立现代大学制度为契机，对分散保管的档案资源实行机构、职责、开发、利用的有效整合，建立具有大档案特点的管理体制、机制，这样可以较好实现档案管理的现代化、综合化、高效化，克服传统档案管理模式存在的弊端，提高档案工作在高校改革发展中的贡献度。

“倾国宜通体，谁来独赏眉?”李商隐的诗句生动形象地表达了看待事物要有整体把握的思维。在高等教育大众化、现代化和国际化的进程中，高校档案工作服务高等教育和社会的空间日益扩张。提升高校档案工作科学化，实现高校档案工作的应然价值，必须运用整体把握的思维方式。从整体上把握高校档案工作有利于把档案工作遇到的主要矛盾和矛盾的主要方面上升到全校和社会的高度来认识和解决，从而整体性开创档案工作的新局面。

［1］ 教育部. 高等学校档案管理办法［S］. 教育部第27号令，2008－8－20.

［2］ 朱玉媛. 档案学基础［M］. 武汉:武汉大学出版社，2008.

［3］ 什么是服务质量指数［EB/OL］.［2013－05－10］.http://baike.baidu.com/view/1507944.htm.