浅谈档案管理工作的创新

殷力志

现代社会已进入一个高速快速发展时期，每一秒都在发生着不可思议的变化。档案作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期科技发展的需要，也是档案事业发展的必然要求。档案工作要适应这个要求，在创新中求发展，在发展中求生存。创新已成为企业生存的根本，发展的动力，成功的保障。同时，做好企业档案管理工作是一个企业健康发展的需要，也是衡量一个单位工作业绩与管理水平的重要尺度。

档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，为进一步促进企业发展提供第一手材料，是企业扬长避短、进行科学合理分析，制定发展规划的好教材。档案管理必须要有新理论、新思想、新方法。创新的本质是突破，因此要突破旧的思维定势、原有的常规戒律，破除因循守旧的观念，要不断与时俱进，在社会的大环境中发展自己。档案工作和企业其他方面的工作还有所不同，不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，也不单单是局限于某一领域的活动，它是需要企业里不同部门的所有成员共同参与的一项工作。

一个企业没有创新能力就没有活力，就没有希望，档案工作亦如此。因此，档案工作人员应创新思路，不断解放思想，开拓档案管理业务上的各项职能，勇于探索发现理念、管理、机制、服务上的创新。

1 档案管理理念创新

理念创新就是要改变对某种事物的过时的、错误的、对实践不利的思维模式和看法，从不同的观察角度得出不同的结论或形成一个新思路，从而采取新工作方法的过程，是一个自我否定、自我超越的过程，它不墨守成规，也不东施效颦，而是在借鉴其他人成功经验的基础上，并结合本单位的实际情况，摸索、创立新方法。

另外，理念创新又不是凭空标新立异，异想天开，必须要以一定的理论知识作基础，以全新的知识作后盾。其次，理念创新应具有创造性、开创性思维活动，不是对原有知识的再现，而是要采用立体思考法，摆脱故存的观念，换另一角度对事物重新思考，得出创造性结论的思维方式。有了这种开创型思维，就会在事关企业命运的紧要关头，抓住机遇，作出决断，并对企业的要素进行重组，使企业在市场竞争中立于不败之地。档案管理的创新就是要改变过去坐、看、等、要的管理模式，使档案在为企业服务中发挥较好的经济效益。

档案服务观念的创新是由收、藏、借、用这种被动性服务向宣传、挖掘、编研、研究等高层次服务转变；由疲于应付日常业务向动脑、动手、动腿搞好超前服务转变；是实现档案服务由被动向主动、由单一向全方位、由一般向深层次的转变。首先使档案的利用从“你要我找”的被动查阅转向咨询服务，从等待利用转向超前服务，从被动查找到主动反馈，从预约联系转向跟踪服务，从提供纸质档案转向电子档案和纸质档案双联服务，从翻阅检索工具转向提供编研成果式服务，充分体现档案利用的前瞻性、主动性、开放性、广泛性和针对性。其次，统计分析利用者的类别、次数及文化层次等，以此掌握规律，发现利用需求的盲点、重点、难点。这样，不但创新了利用服务，也掌握了现今和以后工作的重点、难点、要点、缓急点，了解了利用者的现实需求和潜在需求，我们也就可以紧紧围绕这些增加档案工作的主动性和前瞻性。第三，档案工作者应建立利用者反馈意见登记薄，根据利用者对我们的希望、意见加强档案服务的创新，从而实现档案服务利用从被动到主动的过程。

所以，我们要坚持“以需求为向导，以利用促发展”的原则，敢于否定自己，善于完善自己。针对不同时期、不同重点和热点的需求，立足已有库存，编、研、制相结合，对库存档案进行过滤、筛选、分类，对有价值的档案进行综合、分析和加工，拓展其外延，充实其内涵。采取各种有效措施，广征博收，使馆藏档案种类齐全，载体多样，数量庞大，规模广大，丰富馆藏。开发编研出有社会需求的、高质量的、系统化的、深层次的可供利用的档案资料，为拓宽和提升档案的服务功能提供强有力的保障。

以我处科技科为例，在具体工作中转变观念，改变原有的档案接收方式，不在办公室坐、等、要，而是主动走出去，请教设计院、施工单位有关技术人员；且深入二线基层，熟悉了解生产过程各个环节，搞懂科技档案的内在意义，对各种科技档案、资料做到了如指掌。为了使接收的科技档案完整齐全，每年3 月～4 月在设计院蹲点并清点、造册、统计、登记一年来形成的科技资料，以便顺利接收。

要树立档案是资产的意识。作为一名档案工作人员，在思想上要树立档案是资产的观念，这样不仅能使有关部门及领导了解和重视档案，加大管理力度，还能使档案成为企业经济发展的新的增长点。在企业，不论是科技、会计、文书、声像，还是实物档案，都是全体员工辛勤劳动的结晶，也是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品档案为例，从设计试制到成品，每个过程无不包含着一代甚至几代劳动者的聪明才智和辛劳汗水，并且都凝聚在图纸、文字、数据、声像等各种档案载体上。例如，大同煤矿集团公司发展到现在的规模，其创业的历程和经验是不能用金钱和物质衡量的无价之宝。可见，档案是一种非常重要的资产。

档案是固定资产的衍生物，是在各种生产要素的组合下产生并发展完善的。档案的实用效益是在提供利用时发挥出来的。2011 年8 月上旬，由同煤集团投资在南环路西边用原厂房改建机械交易市场，施工过程中碰到区域及地下结构不明等难处理的问题，致使施工不能如期进行。档案处得到消息后，迅速查找出区域总平面图、厂房建筑图及相关资料，确保了该市场在2012 年底竣工。2012 年10 月，同煤力泰公司档案室及时为其技术中心提供机车所用技术资料，使得该课题小组攻克了“机车柴油机燃烧分析技术改造”项目，创造经济效益200 万元，该项目荣获同煤集团科协“技术革新”活动一等奖。从以上可知，档案资料只要管理好就能产生好的经济效益和社会效益。

2 加大档案工作重要性等宣传的创新

要深入宣传档案工作的历史传承作用，宣传档案工作对社会的贡献。宣传以《档案法》及其《实施办法》为核心的档案法律法规，宣传档案部门全面推进实施“三大战略”、健全“三个体系”，宣传档案与群众生产生活的密切关系，宣传在档案战线中默默奉献做出不平业绩的人。要在创新宣传形式上下工夫，改变思维定势，在采用展览、征文活动、演讲讲座、拍摄录像等传统宣传形式的同时，还要充分利用动漫、网络、微博微信等新兴媒体丰富宣传形式，吸引更多的受众。推出有档案特色、有影响力、为人民所喜闻乐见的档案文化宣传精品，增强档案文化的感召力和吸引力，拓展档案文化的公共辐射面。

3 管理创新以全面提升企业档案工作水平

随着企业的发展，档案管理规范化、标准化的形成，要求提高全员的档案意识和档案专业水平，坚持依法治档，依法管档，确保档案的集中统一管理。档案管理工作也应上档次、上水平、上规模。

为了提高集团本部及各子公司专兼职档案员的业务水平，2013 年4 月下旬，档案处对全公司各部门及各子公司近120 名专兼职档案员进行了为期1 周的培训。针对各自所在部门形成的档案进行了详细讲解、示范，送理念，教方法。除了讲授文书、科技、会计、声像档案等基本知识外，还要求每个档案员带上未理装订的资料，面对面、手把手地指导如何分类、装订、排列、编目、排号、装盒等。这次培训的特点是理论结合实际，每周还抽3～5 名档案专兼职人员到集团公司档案处参训。此次培训，效果显著，也为集团公司档案处2013 年档案管理达“AAA”奠定了良好的基础。

同煤集团档案界在办公自动化、电力技术报告、合同管理等系统，成功地将各部门业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件生成、传阅，到归档的全过程管理，其他主营业务流也在建立信息化的过程中。在系统设计阶段就将有关电子文件管理的要求纳入系统流程之中。这就要求每个办公人员都要懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文档的归档关系，明确其在各类文件材料形成、积累、归档各个时期应负的责任。

档案工作是同煤集团工作的重要组成部分。为了规范集团档案工作，必须加强自身基础建设。档案人员只掌握档案专业知识是不够的，还必须学习各种相关学科知识，特别是计算机应用技术、网络技术等信息化知识，掌握丰富的多学科知识、熟练的业务技能，以适应不断发展中的档案事业，以便更好地为集团公司服务。总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的要求，档案管理人员就必须不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与企业发展同步。