计算机信息化在企业管理中的应用探讨

2014-08-15浙江财经大学东方学院周迪

中国商论 2014年1期

浙江财经大学东方学院周迪

随着全世界经济的不断发展，经济全球化已经成为主流的发展趋势。经济的全球化迫使企业的生存环境发生了很大的变化，在这一过程中，计算机得到了普及并且应用到了现代企业的管理中，计算机信息化在现代企业中的应用，标志着企业信息化时代的真正到来。信息技术已经成为了企业建立核心竞争力的重要着眼点，在企业的管理中得到了越来越多的应用。

1 计算机信息化在企业管理中的应用现状

随着信息化时代的到来，企业对新产品的研发力度也在逐渐加大，新产品的生命周期逐渐缩短，客户的需求也越来越多样化，体现着个体的差异，这对企业管理提出了更高的要求，也冲击了企业现存的管理理念。在市场竞争中，企业仅仅依靠产品的单价、质量、服务等来占据行业领先地位，已经不太现实，企业应紧跟时代的潮流，应用计算机信息化技术提升企业的竞争力。将计算机信息化技术、现代制造工艺、机械自动化技术和现代企业管理方式结合在一起，从产品研发到生产工艺的改善，以及企业管理方式的转变，这些都将为企业赢得市场机会[1]。计算机信息化技术在企业管理中的应用是企业壮大和发展的关键步骤，能够实现企业经营业绩的增长和推行可持续发展战略。

改善企业管理的水平，可以从分析计算机信息化在企业管理中的现状出发，发现其中存在的问题，有针对性地提出解决方案或是对策。创新能够给企业带来活力，但是目前来看，我国企业普遍存在管理创新滞后的问题，也导致了计算机信息化难以在企业推广开来。总的来看，计算机信息化在我国企业的推行刚刚起步，其效果还有很大的提升空间。为了适应信息化的推行，企业存在的旧的企业管理理念、组织架构和管理方式都需要进行改变和调整。典型的企业管理信息系统如ERP、MRP等[1]，都与企业的核心业务处理有着密切的关系，这些系统的应用将对企业内各个层级的员工提出新的要求，企业要及时采取措施，应对这些变化。在国内整个大的宏观环境中，面临着产业结构的调整和产业升级这样严峻的形势，迫切需要企业实现管理信息化。总体来看，我国企业整体的管理水平较低，与发达国家存在较大的差距，传统的管理方式更不能为企业带来更多的利益，只有引入新的管理理念和管理模式，扩大计算机信息化在企业管理中的应用，才能提升企业的整体水平，获取市场竞争力，在国际化的进程中，迅速适应大环境的要求。

2 计算机信息化在企业管理中应用的必要性

随着经济全球化的发展以及我国社会主义市场经济的不断完善，市场变化以及行业的变化越来越快，很多企业面对快速变化的市场环境显得措手不及，一大部分传统的企业都感觉到根据经验进行管理的方式以及老式的管理模式已经不可能把一个企业在行业迅速变化、竞争日渐激烈的环境下做大、做强。在目前激烈的市场竞争中，谁能够迅速捕捉到行业的最新信息、及时进行信息反馈，谁就能占有一席之地。其中最重要的还是要靠计算机信息化来提高企业的管理水平，优化企业的管理模式，让企业的管理方式适应如今迅速变化的市场环境。那么，把计算机信息化应用到企业的管理中具有以下必要性。

2.1 企业生产成本的准确计算要通过计算机技术

一个企业的宗旨是实现利润的最大化，实现利润的最大化要通过产品成本的最低化以及产品销售价格的最大化来实现。因此，准确的计算产品的成本有利于对产品的成本进行控制，实现企业的宗旨。在传统的管理方式中，产品在开发过程中以及生产过程中成本的计算往往依靠工作人员进行手工计算，这样的计算方式会受到产品复杂程度的影响，如果产品的构成比较复杂、零部件比较多，例如一辆汽车的成本，工作人员很难精确地算出产品的成本。成本的数据难以确定就无法设置合理的销售价格，然而销售价格的高低直接影响了企业产品的竞争力。因此，在计算成本时引入计算机技术实现对成本的精确计算具有很大的必要性。

2.2 对企业资源进行良好的管理，需要计算机信息化的应用

随着我国科技的不断发展，产品本身的复杂性越来越高，有时一样产品需要多种原料、多种设备进行加工以及多种加工工艺。企业为了满足产品的生产需要就要引进很多的设备、加工工艺，这样一来，企业的资源就越来越复杂，从而增加了对企业资源有效管理的难度。传统的企业资源管理，例如对销售的管理是通过汇总各种报表，包括库存数量、销售数量等，这种方式要耗费很长的时间而且精确度很低，因此工作效率非常低下。企业很难及时从销售上发现市场上需求的变化，同时对应收账款、应付账款、坏账准备的处理也不够及时[2]。因此，企业对资源的传统管理模式不能够适应市场上需求迅速的变化，慢慢地，企业可能丧失竞争力。

3 计算机信息化在企业管理中的具体应用

虽然，计算机信息化在我国企业中的应用还处于初级阶段，但是在大中型企业中这方面的应用还是较为普遍的，在企业管理中有着重要的作用，具体包含以下几方面。

3.1 信息的收集和处理功能

计算机具有强大的功能，是办公室常用的办公辅助工具，它有强大的数据库，能够存储相当大的信息量，并能够对信息进行统计和分析，它的计算速度也是人脑不能赶上的。企业信息化管理受到了越来越高的重视，企业利用计算机信息系统可以在很大范围内收集到企业生产经营需要用到的数据，将大量的数据经过整合和处理，就能给企业提供有用的商业信息，为高层管理者提供决策支持。更具体的作用体现在：企业信息化管理能够实现分类管理，生产经营活动的环节或是性质的不同，各种信息存储的位置是不相同的，不同部门的人员可以根据工作的需要，导出相关的信息，指导和管理企业的生产运作。在企业的日常工作中，计算机的使用频率是相当高的，员工要用计算机整理各类文件、表格和文档等。办公中使用电脑替代早期的手工操作，这也是目前计算机的主要应用用途。

3.2 对于各类经营活动数据的统计分析功能

将许多数据按一定要求收集在一起，就能提供大量的信息，企业的生产经营活动，就经常对一组数据进行统计分析，从分析中得出结论，用于指定决策或是相关战略目标等。领导的决策能力也在很大程度上影响着企业的发展前途和管理水平，管理层是根据相关资料进行决策的，这些资料又来源于数据的分析和辨别，这样的一个过程就要应用信息化手段来完成。计算机统计分析得到的结果，在方法使用正确的情况下，通常其结果的精度很高。将资料存储在计算机中，能大大提高资料查询速度，多年的数据资料比较时也很方便，提升了办公的效率。

3.3 管理企业基本信息的功能

随着科学技术的快速发展，现在生产出来的计算机的容量也越来越大，超大容量的磁盘能够存储各类资料，如企业员工的基本资料、客户资料、产品的相关资料等，还能提供快捷的查询、阅读和导出。以信息化技术对于人力资源管理的作用为例，信息化后，人力资源管理相关的各项资料都存储在相应的文件夹中，快速地实现了资料的分类管理，如员工基本资料表、人力资源的变动情况表、人员的考核表等。此外，还可以利用计算机进行一些绘图、设计、计算等，方便快捷、准确度高。因此，计算机信息化是提升企业管理非常重要的辅助工具。

4 计算机信息化在企业管理中的作用

随着计算机的普及以及计算机在各行各业的应用，企业管理方面也逐渐离不开计算机技术的支持。计算机信息化在企业管理中的应用能够使企业适应迅速变化的市场环境，增强企业的竞争力。计算机信息化对企业管理的具体作用体现在以下几个方面。

4.1 传统企业管理存在的薄弱环节需要利用计算机信息化来强化

企业的生产流程越来越复杂，单单依靠工作人员对材料的使用、工时的消耗等进行人工统计已经不能够满足企业的需求。而且这种统计方法与实际的数据误差很大，如果企业用这些数据对生产流程进行改造的话，会造成很多不必要的问题。这种薄弱的管理在财务信息管理上尤为明显，如果财务信息滞后于物流信息和市场变化信息，再加上数据常常失真，决策者难以及时了解、掌握企业财务状况的变动情况和内部各种资源的配置情况迅速对市场变化做出反应。计算机信息化可以把这些数据进行汇总归纳，并且可以把市场上的采购信息、仓储信息、生产信息等融合进来，这样企业的管理者就可以通过计算机信息技术查看市场上产品、原材料等信息，及时地掌握市场上顾客需求的变动，并及时根据市场的变化调整企业的发展战略。此外，利用计算机信息技术对采购信息、生产信息的汇总比较可以用来考核相关工作人员的工作能力。例如，如果采购人员采购原材料的实际价格要远远低于市场上的平均价格，说明采购人员有较强的工作能力可以对其重用。另外，计算机信息化在企业管理的应用能够减少公司库存，提高资金的利用率。从企业的存储过程来看，计算机信息化可以对库存进行统计、汇总、分类，管理者可以通过这个系统看出各类库存的剩余量，以及哪些库存需要优先处理。因此，计算机信息化可以大大地提高资金的周转速度，减少库存。

4.2 计算机信息化可以把企业的规章制度硬化

一个企业的正常运行离不开必要的规章制度的制约，企业只有拥有正确、合理、科学的规章制度并且能够把规章制度落实，才能实现企业的平稳发展，逐步地实现企业的发展目标。计算机信息化可以对企业的规章制度进行整理和汇总，然后把这些规章制度输入到软件中。这样就可以通过计算机信息化中的规章制度去控制企业的运作过程，使企业的整个生产流程都在统一的规程内。这样一来就可以避免不规范的操作对企业的生产造成不必要的损害。系统在执行的过程中，不管是操作人员还是管理人员，只要是他们的行为不符合企业的规定，系统就会拒绝执行，从而整个企业从上到下所有的人员都要按照正确的规程去做事。

4.3 计算机信息化可以优化企业的财务管理

一个企业能否发展壮大的关键点在于企业本身能不能把自己的财务管理搞好，使企业拥有良好的现金流。资金的快速周转才能推动企业的发展，因此一个企业的财务状况至关重要。计算机信息化在企业财务管理方面的应用，可以在很大程度上对财务管理进行优化。

(1)计算机信息化在企业财务管理的应用可以提高工作效率。传统的财务管理模式是以纸质数据以及一些纸质报表为基础，工作人员要查找以及总计数据的时候要费很长的时间去查找需要的数据。而计算机信息化可以把这些数据，进行整理和汇总，并能够进行分类[3]。工作人员如果需要某些数据，能够在最短的时间内通过搜索找到想要的数据。而且在分公司的工作人员可以通过计算机信息化远距离查找母公司里的一些数据，这样就大大提高了工作人员的工作效率。

(2)计算机信息化在企业财务管理的应用可以提高资金利用率。计算机信息化可以把公司的各个部门以及各个子公司的财务信息汇总在一起并能够进行分类。管理人员可以通过这个系统观察到母公司以及母公司各个部门、各个子公司的财务状况。管理者可以根据各个部门或者子公司的财务状况对企业的资金进行调配，让资金用到最需要的地方，实现资金最大的价值，提高资金的利用率。