内部控制在企业会计电算化中的问题分析

2014-08-15山东经贸职业学院张玉

中国商论 2014年22期

山东经贸职业学院张玉

会计电算化的出现给企业内部控制和财务管理带来了新的发展机遇，其应用很好地提高了企业财务管理的质量和效率，减轻了财务管理人员的工作负担。并且会计电算化的应用能够更好地让管理人员参与到企业的决策和管理中去，提高企业决策的正确性。而企业会计电算化的应用也给企业的会计管理以及核算带来了新的变化。首先，企业的制度不够完善，计算机系统也存在一定的缺陷，所以必须根据需要对企业的内部控制制度进行完善，确保其能够更好地满足会计电算化发展的需要，才能保证企业的财产是安全的，会计电算化的优势才能够更好地体现出来；其次，面对新的形势，企业内部控制在进行制度创建的时候，应该确保其是符合会计系统需要的，这样才能给企业创造更多的效益，帮助企业更好地进行经营和决策，让企业更好地参与到市场竞争中去。

1 会计电算化的应用对企业的内部控制造成的影响

1.1 会计电算化的相关软件开发完善程度不够

会计电算化的相关软件在进行设计的时候，考虑得不够全面，特别是对数据的安全方面考虑得不够到位，这也直接导致了很多软件在使用的时候，有很多的漏洞。比如说，数据库呈现公开化的状态或者是数据库打开比较容易；相关的安全设施配置的完善程度不够，在进行实际操作的时候由于硬件方面的保障不够到位，这会对会计电算化软件的使用造成重要的影响；人为因素也会造成安全方面的问题，很多工作人员由于其本身的安全意识不到位或者比较淡薄，在进行密码使用的时候，严格程度不够，这也导致了安全管理方面的制度没有真正地被贯彻实施，给数据库的安全造成严重影响。

1.2 进行会计信息存储时存在一定的潜在风险

以往会计人员进行账目登记的时候，相关的数据都是靠笔和纸进行记录的，在进行修改的时候也会比较麻烦，并且修改的时候，痕迹也会非常明显。这也给数据的检查和控制带来了方便，而会计电算化的运用，是将相关的数据直接存储在计算机上，在进行修改的时候不会留下任何的痕迹，这对检查和控制是不利的。此外，计算机非常容易遭受一些客观方面的破坏，所以利用计算机进行会计信息存储的时候也非常容易被破坏，甚至会出现信息丢失的情况，这会给企业带来非常严重的威胁。由此可以发现，怎样更好地保护计算机中的数据，避免出现数据被恶意修改或者被破坏，是会计电算化过程中必须面对的一个重要问题。

1.3 会计电算化工作必须进行推进

在很多企业中，企业的领导并没有真正地认识到会计电算化对企业的重要性以及作用，这也直接导致了企业会计电算化的发展比较滞后，没有真正认识到在新时期企业内部管理中必须将会计电算化运用进来，甚至有些思想比较落后的领导，认为会计电算化本身便是一种非常时髦的行为，是一种门面上的功夫，对其非常的不重视甚至不屑，这也直接导致了会计电算化本身的管理功能被忽略，这对企业的长远发展和进步是非常不利的，所以必须采取措施推动会计电算化工作更好地进行。

1.4 会计电算化的相关人才本身的职业素质无法满足需要

在很多企业中，都没有进行会计电算化人员的更换，依旧是以往管理企业财务的人员开展相应的工作。这些工作人员往往是经过了一些简单的培训便直接进入到了岗位中，这些人员甚至完全不了解会计电算化的软件，更无法真正地做好会计电算化工作，若是出现一些问题，这些会计人员便会找相关的软件专业人员来帮忙，但是这些专业人员本身对财务不够熟悉，所以很难真正地帮助其解决问题。

2 在会计电算化的情况下解决企业内部控制存在问题的一些措施

2.1 必须保证基础的坚实

想要真正地打好基础，首先，必须根据实际的需要进行电算化系统组织结构的建立，在建立过程中必须保证其严密性、合理性和有效性，并且应该根据需要对组织控制体制不断地进行完善；其次，应该进行规范完善的会计电算化管理制度的构建，为其打下制度的基础；最后，应该保证核算规程以及数据的完整性，这对电算化工作能够顺利的进行是非常重要的。

2.2 对会计电算化的相关软件进行研究，更好地使用

首先，企业应该支持正版，安装一些正版的会计电算化软件和数据管理系统，正版软件能够更好地提供安全方面的保障；其次，必须根据需要定期做好杀毒工作，在进行杀毒软件选择的时候应该选择那些可靠性比较强、可用性比较强的软件，此外，还应该重视杀毒软件的升级和更新的速度，这样能够确保会计电算化信息系统的运行环境是相对安全并且有保障的。

2.3 必须做好会计电算化部门组织管理控制方面的改善

企业应该根据实际的需要对以往的部门组织机构进行一定的改善，必须根据工作职权以及会计岗位做好岗位的划分工作，利用手段进行岗位分离，以往会计电算化部门职务是比较混乱的，所以必须对其进行明确，确保每个工作人员都能够很好地做好自己的工作，在进行岗位划分的时候，可以根据以往会计工作职能岗位的区分进行，这样能够确保人员和岗位之间能够真正地实现职权的分离。在实行会计电算化之后，内部控制方面的要求也更加的严格，需要进行内部控制的内容也在不断地增多，进行内部控制的方式也在不断地增加。而根据实践能够发现，利用计算机进行数据计算，出现差错的概率基本上是零，而人在计算中出现差错以及因为这些差错给企业带来巨大损失的情况发生几率却在不断地上升。所以，必须根据实际的需要对会计电算化系统的内部控制制定进行严格的规定，确保会计信息的真实性，减少智能犯罪出现的几率。保证岗位分工的有效性能够给内部控制制度更好的实施奠定基础。在会计电算化系统中实行岗位责任制，能够更好地对工作人员本身的职责、工作范围和权限进行一定的明确，能够让其在开展工作的时候，能够根据自己的职责和权限进行工作，并进行定岗、定责、定人的制度，这样能够确保每个工作人员都能够做好自己权限内的工作，不但能够真正地实现分工协作，还能够提高监督的效率，保证相互监督的有效性。若是单位的条件允许，企业还可以进行内部控制监督机构的建立，还可以实行岗位轮换等一些制度，保证内部控制更好地进行。