从应用视角探析高校信息化管控

谈松英

（上海理工大学 管理学院，上海 200093）

信息化是指培养、发展以计算机为主要智能化工具代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程；信息化应用是指将计算机信息技术运用到日常生活与工作的过程。信息化成功与否，关键看应用的实际成效，因为应用才是信息化建设的根本。高校在教育信息化发展的道路上已摸索多年，积累了很多成果，但也不可避免地出现了一些问题，其中一个普遍存在的问题就是信息化应用效果欠佳。如何提高信息化应用水平、挖掘其对一线用户的应用价值，已是摆在高校管理层和信息领域工作者面前的重要课题。

一、信息化应用现状分析

高校信息化建设经历了一个从无到有、由浅至深的过程，在硬件、网络建设已完成的前提下，很多部门相继开发了子网站、专题网站以及教务管理系统、招生系统、财务管理系统、校舍系统等业务系统（以下简称网上应用）。网上应用是信息化建设的主要内容，因直接面向用户，其使用情况可直观反映学校的信息化应用现状。

以所调研高校为例，作为一家从事成人高等教育的开放大学，信息化为支撑学校的教学、管理及师生的网上学习做出了巨大贡献。据统计，学校目前建设的网上应用多达160项，学校在信息化工作上的投入从其网上应用建设的数量就可见一斑。但数量只是硬性指标，并不能客观评价和反映学校的信息化水平。对这160项网上应用进行梳理后发现，从访问状态来看，其中18项应用处于不可访问状态，142项应用可访问。在这142项可访问的网上应用中，从内容来看，门户类应用20个，教务教学类应用81个（覆盖教学、教务、考试、教学资源、专题活动、学习支持等），管理服务类应用27个 （覆盖财务、后勤等），其他类型应用14个。从维护状态来看，40个应用处于维护状态，34个应用处于无维护状态，68项应用没有明确的维护状态。从信息传送来看，信息单向传送的应用有71个，具备信息双向交互的应用有35个，另有36个应用的信息交互性不详。从用户登录情况来看，要求用户必须使用用户名登录的应用有38个，无需用户名登录的应用有66个，可以用户名登录的应用19个，用户登录要求不详的应用有19个。从站点情况来看，有入口链接的站点96个，处于孤立状态的站点有46个。

目前这些网上应用在用户端的使用现状是：网络应用多且设计风格迥异，用户访问体验差；很多网络应用需要用户登录，用户需记住多套用户名和密码，使用不便；较多网络应用内容重复，用户使用时感到困惑；用户要获取信息，需访问多个系统或网站，信息不能共享；有些历史应用已无人访问，但未退运，仍占用着基础设施资源；相当数量的应用仍有使用价值，但却无人维护更新或不能访问。

二、信息化应用问题分析

从所调研高校的网上应用情况来看，虽然在信息化的建设上取得了一定成绩，但是总体来说，应用情况还不是很令人满意。应用过程中暴露出的这些问题，表面上看是技术问题，实际上是管理问题。管理上的不完善之处，直接影响到了信息化应用的效果。这些问题主要反映在如下几方面：

1.组织架构不完善，职责定位不清晰

这是高校在信息化管控方面所面临的一个最主要问题。组织机构不完善，职责定位划分不清的现状造成了投资无序、重复建设、资源浪费，信息化项目的质量也难以保障。

所调研高校的信息化机构主要有信息办、信息中心两个独立的部门。前者负责制定学校信息化建设的总体规划、经费预算，推动信息化建设方面的各项决策决议，监督信息化工作的执行情况。而信息化工作的主要执行部门信息中心一直以来在该校扮演着支持服务的部门角色，地位不突出。另外，该校的某些部门内部还设有数据中心或资源中心，分管部门的信息化工作。由于学校在信息化工作上没有一个权威的管理部门，造成长期以来信息化项目的投资与建设都是分散管理、多头负责，缺乏统一的管控和制度约束。另外，信息部门与业务部门之间缺少合理的互动机制，信息部门的项目建设缺乏业务部门的深度参与，而部分业务部门又在相对独立地开展自己的信息化项目，彼此关系定位较模糊。

2.信息化战略规划缺位，执行力度不够

信息化战略规划即执行什么样的信息化，它是信息化工作的源头，具有系统的指导作用。而目前高校普遍缺乏立足于学校长远发展而制定信息化整体战略规划的思路，或者没有完善的规划团队，信息化项目的建设存在随意性。规划的落地情况也不甚理想，贯彻不够深入。

所调研高校在信息化规划的制定过程中，高层参与度低，以基层和中层为主，信息化规划的整体性和前瞻性不够。另外，也未建立有效的推动信息化规划实际落地的保障机制，没有首席信息官这样的积极推进信息化工作的高层领导；规划制定之后，也未根据实际情况对规划内容进行重新修订。

3.信息化标准体系不具备，规范不完善

目前高校很重视信息化的建设，但往往忽视了信息化标准和规范的建设。因缺少准则和依据，工作无法有效开展，建的项目越多，信息孤岛越多。

所调研高校出台的信息化标准都偏向于制度流程管理，如日常规章制度方面的《计算机教室管理制度》、《电子邮件的管理办法》、《防病毒管理规定》，项目管理制度方面的 《软件开发项目管理规范》、《信息化项目移交办法》、《项目结项管理办法》等，而缺少对技术的强约束性规范。

4.信息化应用缺乏全员意识，应用范围偏低

高校内部员工在技术和理念上普遍还未跟上建设步伐，对信息化的重视不够。如基层用户迫于行政压力操作各网上应用，对系统的内部运作机制并不知晓，也无兴趣探究，还会抱怨操作复杂。因信息化目前还不支持战略决策，高校中高层不能直接获益，导致他们对信息化工作不重视，也不积极推进这项工作。用户对信息化应用的淡漠态度使信息化工作推动难度很大。

总体看来，目前信息化更多的还是应用于管理，教学的信息化应用相对薄弱，虽然网上学习平台、网络课程、课件都是为教学而建，但是使用率低。在管理部门，也多是基层用户在实际使用和操作各类网上应用，中高层用户参与较少。应用范围低直接影响到了信息化的整体成熟度。

5.信息化评估缺失

高校在信息化上的投入所产生的效果，有些是显性的，可量化，而有些却是隐性的，很难用量化的指标加以衡量,也不是在财务报表中可以体现出来的，如人能力的提升、思维的改变等等。由于高校对信息化工作的投入和产出没有分析，信息化工作缺乏相应的评价体系，一线用户也未真正参与到对信息化项目的评价中。没有评价体系，信息化工作达到既定目标的程度就无法评判，系统或网站的适应性、可用性、可扩展性也无法评定，不利于信息化工作的可持续发展。

6.信息化队伍建设力度薄弱

由于信息技术知识更新极快，该领域的工作人员需不断汲取新知识才能适应岗位需要，而高校中信息部门长期处于支持服务的地位，队伍的建设往往被学校忽视，员工不能获得充分的培训。在知识管理方面，高校并不重视有效的知识管理体系的建设，没有统一的信息化项目文档库，员工之间的知识分享途径少。这些情况都造成了员工的归属感和稳定性差。

三、信息化管控的对策与建议

高校的信息化要想实现好的应用效果，需要管理思想的介入，向管理要效益。

1.优化信息化组织架构

高校要优化组织架构，明确组织机构职责范围，理顺信息与业务的互动关系。信息化需要强有力的高层校领导的重视，同时也需要各业务部门系统终端用户的参与。

首先，高层对信息化工作的支持程度直接影响到信息化建设的成功与否。学校要有一位类似于CIO（首席信息官）的高层领导角色深入参与到信息化工作中，并积极推进该工作。他要清晰学校所处的信息化应用阶段以及成熟度，能够将信息化紧密融合于学校的整体战略中。其次，高校要简化组织机构，设立一个独立的信息化管理机构，它不能只充当维护中心的职能，要定位于管理，对全校的信息化工作进行管控和监督。另外，充分发挥业务部门的需求主导作用，各业务部门要有相关信息化支持人员参与到信息化建设体系中，从而形成一个既有高层领导指挥，又有技术指导和业务需求的全面的信息化组织架构,达到有效沟通、协调和整合。

2.制定全局性和科学性的战略规划,加强执行力度

信息化工作不只是一个部门的事情，也不是一朝一夕之事，高校需要编制全局性的、中长期的信息化战略规划，做好源头工作，从而对学校的信息化建设起到系统的指导作用。

规划的参与人员应包含中高层管理人员、技术骨干、校内外专家。规划要匹配学校的业务发展要求，做到以需求为驱动。规划还要立足实际，在评估学校信息化现状的基础上制定，具备实用性。规划的内容应包括学校信息化建设的愿景、目标、战略、实施策略，具有前瞻性。规划的制定过程应是动态且开放的，是一个自下而上、自上而下多次沟通、探讨、论证的过程。规划制定后，还要在校内普及，深入宣传和贯彻。

3.健全信息化标准体系，以规范促效率

信息化建设的流程应是先定标准、理数据，再建平台、搭服务，标准体系的建设应走在信息化项目建设之前且尽早开展。因信息化渗透在科研、教学、管理、服务等方方面面，情况复杂，校方需要制定详细的数据标准、接口标准及应用标准，具体包括数据编码标准和共享规范、身份信息数据标准和认证接入规范以及使用规范。定标准时要区分和兼顾国标、行业标、校标，并支持已存在的事实编码，在此基础上制定全校统一的数据编码标准，并统一维护，统一下发。

除了对技术制定强约束性的标准规范外，信息化管理也十分重要，必须要在制度和流程上对信息化项目建设进行规定和约束。首先，要对信息化工作中的资源进行统一管理，包括软资源、硬资源和人力资源等，避免重复投入，提高利用效率。其次，要加强纵向和横向、外部与内部的业务联系，制定管理流程对业务流、资金流、物流、信息流等进行规范。再次，对信息化项目的全生命周期进行规范管理，包括立项、计划、实施和收尾等各环节。进行项目的具体建设时，可根据项目的特点引入管理学中科学的方法，如对有着共同的战略目的、分享同样稀缺资源的项目可采用项目群管理法。

4.加强信息化应用的推广宣传

用 户的范围、信息技术水平以及对信息化的态度、观念都会直接影响到信息化的应用效果。要想增强信息化的应用实效，就要合理扩大信息化的应用范围，提升用户整体的数字媒介素养，并使信息化融入到用户的思维、工作及生活中，固化为自然的日常行为。

具体措施可以是强化对中高层管理人员的信息化知识培训，普及教职员工的信息技术技能培训，使他们具有主动采用技术手段进行管理、教学、科研及交流的需求和意识，对信息化的态度由原来的被动抵触转变为开放接纳。可以通过开展数字化论坛邀请校内外专家或信息行业的公司代表与大家交流，传递新思想新理念，也可开展形式多样的知识竞赛或技能普及活动，充分调动大家的积极性、主动性，从而整体推进信息化进程。

5.加强信息化应用的绩效评估

“能度量的，就能管理”，评价对于高校的管理意义重大。虽然目前在高校信息化绩效方面，国内还没有形成统一的指标和模型，但是我们可以从国内外的一些评价方法中获得参考，如企业采用的IS成功模型、平衡积分卡（BSC）绩效评价体系等，国外的enGauge评估框架、StaR工具等。学校可从这些评估方法中获得借鉴，并制定适合本校的可操作的绩效评价方法，从而对在资金、资源及人力的投入上所产出的效果、效能和效益进行评价，也可以请社会评估机构协助评估。

6.加强信息化队伍建设

信息化工作中最主要的资源就是队伍。信息技术更新速度极快，从事相关工作的员工感受到巨大压力，因为个体要不断汲取新知识以保持成长状态才能适应工作需要，非常辛苦。学校要为员工创造学习机会，帮助他们成长，如加强与企业或其它高校的交流与合作，依托信息化项目培养人才，为员工提供公平的福利待遇，让他们愿意贡献和回报自己的才能、忠诚及责任心。

新媒体联盟NMC发布的2013地平线报告 （高等教育版）指出，未来五年内影响高等教育的六大信息技术有学习分析技术、大规模网络课程、平板电脑、3D打印技术、游戏及游戏化、可穿戴技术。对于这些新技术，信息化队伍要及时关注并不断跟进，但又不能仅拘泥于技术。因为教育行业的信息化既有“技术”元素，又有“教育”元素，所以我们要对新技术与教学如何有效融合进行探索和研究。信息化管理部门还要注重培养信息管理、信息科研队伍，以提升信息化团队的整体实力和部门地位。

[1]百度百科[EB/OL].http://baike.baidu.com/view/5073167.htm.

[2]（美）杰弗里 K·宾图（Pinto,J.K.）著;鲁耀斌,董圆圆,赵玲译.项目管理[M].北京:机械工业出版社,2010.1.

[3]薛伟.高校信息化管理规范及制度建设探索[C].上海:同济大学出版社,2012.9.

[4]Johnson L.AdamsBecker S.Cummins M.Estrada V.Freeman A.Ludgate H.;张铁道,殷丙山,殷蕾,白晓晶.国际教育信息化2013地平线报告（高等教育版）[J].北京广播电视大学学报,2013(2).