关于科研机构国际合作工作的思考

2014-08-15龙桂珠

科技视界 2014年35期

龙桂珠

（上海飞机设计研究院，中国上海 201210）

0 引言

改革开放后，国内科研机构的国际交流活动日渐频繁，为规范国际交流合作工作流程，统筹管理国际交流合作的管理，不少科研机构都设有专门的国际合作部门负责国际交流合作工作的管理，也专门设置了专人从事国际合作交流管理工作。国际合作部门作为科研机构对外交流合作的窗口，扮演着对外沟通联络，对内上传下达，为科研机构加强与国（境）外机构的交流合作奠定了良好的基础。

然而，随着科研机构通过与国际一流机构合作交流以增强自身实力的需求日益迫切，国际交流活动和国际合作项目如雨后春笋般层出不穷。这种新环境下，如何对国际交流活动和国际合作项目进行管理，是国际合作部门面临的新挑战。

1 国际合作部门面临的挑战

鉴于成立国际合作部门的初衷是为了加强国际交流和合作，所以国际合作部门主要扮演着沟通交流的角色，其中一个重要职能就是负责收集、整理和传递科研机构合作交流合作的相关信息，组织策划国际交流活动和国际合作项目高层会议，筹备国际交流活动和国际合作项目高层会议时为参会领导收集活动或会议背景资料，以及编制整个科研机构的国际交流合作总结。

从以上职能来看，国际合作部门在名义上虽说是管理整个科研机构的国际交流活动和国际合作项目，但是实际上并没有项目经费管理权，没有项目合同审批权，在国际合作项目上也没有决策权。此外，在国际合作项目的管理中，如项目计划管理、项目风险管理、项目人力资源管理、项目成本管理、项目时间管理、项目范围管理、项目知识产权管理、项目合同管理、项目采购管理、项目干系人管理、项目质量管理等诸多方面，国际合作部门并不是其中必需的参与者，充其量只是凭借其自身的语言优势，在对外的项目沟通管理中充当了信息传递的作用或者是充当了翻译的作用，在深入参与国际合作项目管理和实施过程方面，国际合作部门面临着以下挑战。

从部门职能来看，不少科研机构的国际合作部门主要是负责与国（境）外机构沟通联络，为科研机构的主营业务提供支持，其本身并没有科研经费管理和科研项目管理的权力。

从人员资质来看，国际合作主管的教育背景大都为外语类专业毕业，凭借语言优势，充当信息的使者，却缺乏项目管理或科研方面理论知识和实践经验，难以从整个科研机构的层面上对国际合作项目进行管控。

从人员配置来看，科研机构的国际合作岗的人员配置取决于科研机构的规模以及国际交流合作业务的需求，一般为2-4人。而科研机构同时开展的国际交流活动、国际合作项目或国际外包项目可能高达数十个，国际合作主管不可能每个活动或项目都能深入参与。

从项目性质来看，无论是国际合作项目还是国际外包项目，都紧紧围绕着科研机构的主营业务，具有很强的专业性。主要是科研人员牵头负责，国际合作主管主要是在与外方沟通上进行协助，对项目本身，尤其是项目的技术层面缺乏必要的了解。从工作分工来看，参与国际合作项目、国际外包项目项目管理的有科研机构的项目管理部门、财务管理部门、质量管理部门、知识产权管理部门、法律部门、技术部门等，国际合作部门参与其中主要是起到与外方沟通协调的作用，对项目管理和项目实施和监控本身并没有太多的话语权。如果项目管理团队和项目团队有良好的外语能力或者是通过多年合作与外方达成默契，沟通没有障碍的情况下，未必需要国际合作部门参与其中。

在这些挑战下，国际合作部门该如何加强国际交流合作管理呢？笔者认为，国际合作部门的工作重点应该放在国际交流活动和国际合作项目的信息管理上。通过实时了解国际合作项目的进展、计划、问题和风险等，并及时上报相关领导，主动为推动国际合作项目的顺利开展提供必要的帮助。

要做好国际交流合作的信息管理，首先就是要收集信息。在没有深入参与国际交流活动和国际项目管理和实施的情况下，在缺乏必要的项目管理知识和专业背景之下，国际合作部门通常是通过定期向具体实施国际交流合作的技术部门收集国际交流合作进展小结进行汇编。这一“管而不理”的动作遭到了技术部门的诟病，而且因为国际合作部门在国际合作项目管理上缺乏与项目主管部门的信息共享，也会发生信息孤岛的现象。

如何准确、及时、高效地收集到所需的信息以便进行加工处理从而继续胜任信息的使者这一职能是国际合作部门的难题。

2 国际交流合作管理信息化

要解决这个难题，要做好新时期的国际合作管理工作，国际合作部门需要转变工作思路，创新工作方法，才能继续当好信息的使者，继续发挥对外沟通交流，对内上传下达的桥梁作用。实现国际交流合作信息化是一个好的突破口。通过电脑和信息技术来规范国际交流合作管理可以使整个国际交流合作过程更加透明、规范、科学。

国际合作部门应该充分利用科研机构现有的项目管理平台，从中提取、收集和整理所需信息，因为项目管理系统就是项目的管理者应用专门管理项目的系统软件，使用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。

项目信息化管理能够实现计划、实施、改进和检查等各个环节之间各种信息的互通和共享，让项目成员实时了解到项目的进展和存在问题，项目管理者对反馈问题进行实时处理，解决各个环节之间的信息滞纳和信息处理问题，同时将业务流程规范化和流程化，对研制工作进行实时过程管理。

国际合作部门甚至也可以在项目管理平台的基础上建立自己的国际合作交流管理平台。该平台可直接从项目管理平台提取其中的国际合作信息，在此基础上增加项目管理平台所缺失的尚未达成合作的国际交流活动信息。建立该管理平台，可以为科研机构建立高水平的信息管理平台，可以实现科研机构有效的信息沟通，为有力的工作协调提供保障，为国际交流合作提供可视化管理环境，可以实时全面了解整个科研机构的国际交流合作概况，也为参与国际交流合作的各方提供方便快捷的信息交换平台，“实现管理数据共享，减少信息孤岛，为管理层。为管理层提供更多的决策分析支持。”[2]

作为国际交流合作信息主管部门的国际合作部门，应该充分利用信息化技术，通过建设覆盖整个机构国际交流合作信息与外事接待、项目管理等平台接口的信息化平台，收集、汇总、整理整个机构的国际交流合作数据。通过该信息化平台，可以避免在每个活动或项目都安排人员，也不需要定期或不定期从项目实施部门收取汇报材料，实时管理国际交流活动和国际合作项目的动态和发展。

作为信息使者的国际合作主管，通过登录和查阅信息化平台，就可以实时了解各国际交流活动和国际合作项目的动态和发展，并以这些信息为依据，编制整个科研机构国际交流活动和国际合作项目月度小结、季度小结、半年小结和年终总结。也可以根据需要，汇总整理某些国（境）外机构或地区的交流合作，报送相关领导和部门。通过信息化平台了解国际交流合作计划、重点和难点，国际合作主管也可以更好地对自己的下一阶段工作进行规划，合理安排时间。