医用耗材采购信息化管理模式的探索

2014-08-07韩爱斌

中国医疗设备 2014年12期

韩爱斌

清华大学附属北京市垂杨柳医院设备管理部，北京 100022

0 前言

随着医学技术的迅猛发展，医用耗材品种越来越多、使用量越来越大、价格越来越贵，其价格的上涨影响了医疗费用的整体增长。由于医用耗材品种繁多，给采购管理带来很大困难，也不利于对产品的追溯管理和不良事件的召回。因此传统的医用耗材管理方式已经不能适应医院现代化建设和新医改的要求，医院必须通过精细化管理，特别是供应链优化管理，打造供应链全程的信息化系统，进行耗材集中供应，从而降低采购成本，提高耗材供应效率，提升采购管理水平[1-2]。

1 医用耗材采购管理存在的问题

（1）流程不规范，管理系统功能简单。从临床申领到供货再到回款系统相对独立、信息不联通，容易造成供货和回款差错的发生。

（2）目前医用耗材多为代理销售模式，分为一级、二级、多级代理，另外很多代理商只代理某一类产品，财务不得不对多家供货商开户，容易造成因回款不及时而违反采购合同规定，影响医院信誉和与供应商的合作关系；加之供货商变更频繁，增加了对供货商的实力及售后服务考量难度；分散的供货商也增加了资质审核的工作量。

（3）首先，低值耗材数量大、品种多、易断货、质量保证难，高值耗材价格贵、监管难，植入、介入耗材风险大、追溯难。其次，手工填写记录存在记录不完整的问题。再次，产品追溯困难，发生不良事件时产品召回应对能力差。

（4）植入医用耗材的专业性非常强，往往需要根据患者手术中的实际情况选定规格、型号，供货商不可能将各种型号的产品都备到医院，医院也不能投入大量资金备货，只能采取使用后再到采购部门办理手续，这种先用后管的做法必然加大了医院监管工作的难度。

（5）随医用耗材货物验收力度的加大，库房现有人员的工作量不断增加，造成人员紧张，耗材的领取和下送工作由医务人员亲自进行，占用了医疗工作的时间和精力，形成了较高的人力成本。另外，现有库房已不能满足库存要求，造成产品堆积、摆放无序的现象。

（6）耗材命名没有统一标准，同一类产品不同生产厂家有不同的命名，造成“一械多名”，且价格各异。

2 采购管理的信息化建设

2.1 建设目标

为了提高医院管理水平，保证产品质量安全，实现耗材信息化、专业化、全过程的管理，医院应建立一套信息化管理系统，达到保障供应、提高效率、成本可控、使用可追溯[3]。通过订单协同、统一配送、医院零库存的管理模式达到降低采购成本，进而降低患者就医成本的目的。通过采购平台可直接、快速完成配货、发货等工作，选择具备一定供应实力的经营企业进行委托采购，提高供应效率、保证质量安全，实现最优的管理模式。

2.2 信息化管理系统功能

信息化管理系统由医院物资管理系统、耗材采购信息平台、供应商物资管理系统3部分组成[4]。包括物流和信息流2种功能。信息化管理系统操作流程，见图1。

图1 信息化管理系统操作流程

2.2.1 医院物资管理系统功能

医院物资管理系统具有采购计划管理和物资管理2种功能，采购计划管理功能是指临床通过物资管理系统网上提交订货单，采购部门收集临床需求进行审核、汇总、生成采购订单，通过信息平台发送给供应商。

物资管理功能是指出入库管理、库存管理、产品追溯管理等。货物送到医院采购部门后，采购人员通过扫描货物条形码进行验收，办理入出库手续。系统可查询每一货物的流向，包括病人姓名、使用时间等，做到耗材全程可追溯。

2.2.2 耗材采购信息平台功能

信息平台具有采购、配送、库存查询、发票管理、结算管理、物流分析等功能，是传递和接收采购订单、供应商库存信息、回款信息和交流沟通的平台。通过信息平台实现供货商与医院的信息交互，完成订单跟踪与查询、结算确认工作[5]。

供应商的货物库存信息通过采购平台对医院采购部门开放，采购部门人员可随时了解供应商的库存信息，进行动态跟踪，避免断货、缺货现象发生。医院基本实现零库存，应急、抢救物资根据需求定量储备，既缓解医院库房空间紧张问题，又减少库存物资积压和资金占用，从而降低耗材价格[6]。

2.2.3 供应商物资管理系统功能

供应商物资管理系统具有供应商所需物资管理的相关功能，其系统的耗材基础代码维护要求与医院代码维护一致，便于规范产品名称和医院货物验收。另外为了便于产品的验收、入库、计费和追溯，产品在供应商处进行条形码处理，供应商物资管理系统生成的条形码要与医院物资管理系统对接，医院通过扫描条码识别产品信息，完成货物验收、入库、计费和追溯工作。