企业档案数据库的应用分析

崔惠杰等

计算机信息技术的飞速发展，带来了很大的视觉冲击和技术革命。通过使用计算机信息技术来有效提高企业的管理水平，已成为档案信息化管理的一种必要的发展的趋势。自动化的装置可以实现对档案的辅助管理，对档案进行分类使用的文件管理软件，能够有效提高档案管理的信息化水平，从而降低了工作人员的劳动强度，提高人们的工作效率。档案管理信息化的发展是档案部门实现科学的规范化管理的一种有效的途径。

一、企业数据库的一些具体特征

1.1 保证原始数据的真实性

企业原始业务数据需要手工采集，通过筛选将实用性，及时性的材料形成一个系统有序的数据体系。输入数据库需要进行规范的分类，并根据时间和客户信息的变化，及时更新数据信息。在不违背其原始数据的真实状态，以确保数据的准确性和完整性。因此，存储在数据库中需要以数字信号的形式的原始属性文件。原始数据是数据库的生命，在实际工作中对档案的全面管理有着一定的影响。

1.2 数据的保密性

需要对数据库进行加密，数据库管理员应该严格监测数据文件的安全，防止信息泄漏造成企业亏损。通过一系列严格的权限和一些操作权限，确保相关部门和人员在其职权范围内能够有效和安全地使用数据库里面的档案。对档案数据进行拷贝操作的时候，使用系统应该严格记录下来，使数据在使用过程中能够做到有案可查，尽量避免数据出现外泄的事情发生。

1.3 数据具有可读性

数据的存储需要确保电子数据的完整性和真实性，长期的电子档案需要遵守可读性的原则。这是按照系统有序的和客观的要求标准化进行操作。应用多媒体技术和可视化的图片图像，以及一些文字和表格数据集成的技术，使得数据呈现在人们的眼前。数据分析系统的使用，能够使信心同化集成到文件系统当中，实现档案信息和数据的统一管理和应用。

1.4 数据的编号

数据库需要对数据进行编号，编制各种检索工具和目录，提高企业档案的查询效率。充分挖掘和发挥企业档案的查询效率，充分发挥企业档案在商业活动中存在的潜在效率，开放非机密的档案信息，有效实现档案信息资源的共享。

二、加强企业档案数据库的有效应用

2.1 信息数据库文件的统一管理

档案数据库能够统一对数据进行管理，把企业的信息形成一个整体，能够方便企业员工的查询，提高人们的工作效率。最初只在信息检索档案信息处理技术。数字信息是嵌入式技术和视频存储，为档案信息数字化提供了有效的技术手段。随着网络技术和大容量存储技术的进步，档案数据库变成了形状信息的管理，能够进一步完善信息的语义检索系统。数字处理档案，它建立了一个专业的综合信息数据库，不仅能够方便信息检索和查询，还能够保护信息的计算机管理系统。因此，建立了各种信息资源数据库，就能够更好地服务企业，促进企业的发展。

2.2 加强企业数据库的研究与建设

近年来，数字档案管理在我国仍然处于整体管理系统的一个初级的阶段，完成这一步的关键需要建立一个完整的数据库。数据库系统的发展和建设是档案信息工程的一项核心和基础的工程。数据库依靠先进的信息技术，数据库系统是一个长期的任务，必须从低到高，从一个单一的过程到整体的管理。数字档案信息具有内容制作和采集，进行有效的存储和管理，提供人们需要的档案信息，保障信息安全和权限管理，支持和实施的五个基本功能。电子档案数据库在一些地区有许多成熟的技术，在同一时间有进一步研究了许多的新课题。不断加强电子档案数据库建设，目的是实现信息共享和资源的互补利用，提高资源的利用率，有效缓解各企业档案管理人员短缺的问题，更好地服务企业的发展。

2.3 优化企业档案管理库的团队结构

档案工作的迅速发展，对档案管理团队提出了一些新的要求。档案专业的组成需要大量的信息处理的技术型人才，他们要对信息进行分析和研究数据库的建立和维护，有效运用计算机软件、硬件和网络环境。突飞猛进的信息技术对整個社会和技术的进步有着很大的影响，新事物的层出不穷，新的问题就会出现，在档案工作中需要不断更新新技术，从而更新补充档案里面的知识，满足人们对自己知识的要求。档案工作的现代化不仅取决于员工的知识和管理水平，在很大程度上取决于他们的补充知识和更新技术的速度。对档案管理队伍的建设，我们必须做出一定的改变，档案部门应定期对工作人员进行继续教育和岗位培训，邀请专家和学者讲解最新的成果，让人们及时了解现代可行技术和档案领域的发展，建立一个高质量的档案管理团队使得企业档案数据库得到合理的应用。

企业档案数字化建设是一个长期而复杂的过程，需要我们不断更新和补充。企业档案的信息化管理能够有效提高企业信息的利用率。档案信息化建设的实施，是适应现代科学技术飞速发展的需要，只有抓住发展机遇，努力用先进的科学技术知识来促进档案信息化建设的发展，实现档案事业的飞跃发展，促进企业的发展。