高校教务员工作效率和质量提升策略探析

摘要：在高校教学管理工作中教务员直接为教学一线服务，工作内容具有全局性、繁杂性、艰巨性、规律性、发展性等特点。适应当前“以人为本”的教育管理理念，教务员工作迫切需要把握教育管理的主动性与规律性，发挥其创造性，更好地服务于师生，形成有效的基层教学管理体系并充分运用现代化手段服务于教学，加强教学管理研究的能力，注重工作的整体性、系统性、协调性，并勇于创新，以实现教育管理现代化的目标。

关键词：高校；教务员；工作效率；策略

中图分类号：G640文献标识码：A文章编号：1002-4107（2014）06-0072-02

教务员在高校的教学工作中起到润滑剂的效果，高校好比一辆飞驰的汽车，本科教学工作是核心是“发动机”，教务员在教学管理工作的全过程无处不在，却又润物无声，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是连接学校、学院及师生的纽带，是院系常规教务管理工作的执行者，是领导在教学管理工作中的参谋和得力助手。教务员除了应对平日琐碎的教务管理工作，保证本科教学工作运行顺畅，还要能够钻研业务，开展相关的研究工作，在工作中实践，在研究中提高。本文试从当前高校教务员工作的特征出发，总结教务员工作规律，探讨如何提高高校教务员的工作效率和工作质量。

一、高校教务员工作的特征

学分制打破了传统教学管理模式，使教学管理呈现出动态性、开放性、多维性，学分制的学籍管理、选课管理、考试管理、成绩管理、教师管理、学生管理及教材管理等大量工作都是现代化的系统管理。因此，必须能够熟练操作网络教学管理系统，具有信息化管理理念，才能成为一名合格的教务员。

教务管理工作首先具有连续性，业务性强的特点，教务员对教务管理工作的熟悉和精通需要三年。其次是服务性，教务员的工作具有很强的服务性。为学校的教学服务，为全院师生服务，因此教务员需要具有主动服务的意识。三是能动性。教学管理工作的对象是人而不是物，而人又是有主观能动性、有思维活动和情感反应的，是个动态的管理，需要采取灵活多样的工作方式。四是耐劳性。教学管理工作琐碎、繁杂，它是连结多方面、各部门之间的管理，具有承上启下、桥梁连结的作用，因此必须具备吃苦耐劳、甘于奉献的敬业精神。

二、高校教务员工作的内容

以黑龙江大学为例，每学期18个教学周，在开学前一周需要做好课表的发布工作，提醒有教学任务的教师准备好上课并制定教学检查工作方案。

第1周解决开课初期教师遇到的困难，完成试卷存档；提醒全日制本科双学位班师生按时上课，准备期初补考，成绩上报学校；办理学分制选课的补选、免听等手续，解答关于学分修读、选课、补考、毕业论文写作等方面的问题；完成开课审核，对选课人数过少的课程及时了解情况，协助任课教师办理停课手续或向教务处申请继续开课；安排学生助理的值班表；春季学期须通过毕业论文管理系统监控教师的毕业论文指导进度，及时向主管领导汇报，经常和系主任沟通，对指导进度滞后的要督促；秋季学期须完成毕业论文存档，筹备并组织双学位开学典礼。

第2周制订各项教学管理工作计划，包括学业导师工作、双学位工作等；组织双学位补缓考；春季学期解答师生毕业论文管理系统的问题。第3周英语四六级报名开始；重视对教学工作的宣传，注意相关教学活动照片和文字材料的收集和整理；秋季学期时需在教务管理系统上做好新生的分班工作；完成学业导师的推荐，并在学业导师网站上创建导师班级，提醒导师按计划对新生开展指导；向新生介绍选课网站和学业导师网站的使用；协助教师完成优秀毕业论文校对；和新生学委、双学位班干建立联系；第4周期初补考后，需要连同上学期期末考试成绩一起提交成绩单给教务处。

教务员的日常工作比较琐碎，随时办理调串课手续，解答教学管理系统使用的疑问；对转专业和停学、复学的学生做好登记，在电脑中有专门的记录表。在教师节和相关的节日做好对教师的慰问工作，与师生、领导、同事保持融洽的关系，充分发挥学习委员的作用，使其成为教务员在班级的代言人。定期开展教学管理改革专项调研、组织并参与师生座谈、整理教学数据、总结教学管理经验。注意重大活动影像材料的收集，本科及双学位毕业论文答辩、实习、考试、教学检查、教学评估工作、上级部门的专项教学迎检等。

第6周安排双学位课程和考试，同时确定考核方式、参考书目，在课表中标注学时构成；整理以往试卷送教务处大库存档上附说明，说明内容包括学院、学年、学期、年级等信息，学院只保存近两学年的试卷。在秋季学期筹备双学位招生；春季学期本科毕业论文指导完成中期检查，确定答辩日期。

第7周开始排下学期本科课表，首先确定教学任务书和专业协调课，配合系主任落实教学任务；在春季学期安排毕业生大补考命题，通知毕业生提前准备好复习，联系结业生参加考试；向招生办提供当年本科生招生手册的宣传材料；组织双学位学生填写毕业生登记表、学籍附表。第8周确定伊春分校双学位授课安排；春季学期时需组织系主任完成学生论文答辩稿的提交，按时向黑龙江大学本科生毕业论文（设计）管理系统以word文档格式提交毕业论文（设计）电子版，逾期未提交者按毕业论文（设计）撰写不合格处理，延期答辩。

第10周发放四六级成绩单，做好成绩的存档工作，统计考试通过率；秋季学期核对本科生未报到情况，删除未报到的学生，做好学籍管理；协助院领导组织系主任、实验室主任、教学秘书填写教学质量年报；参照学校相关时间安排设定毕业论文时间点，向全院发布；春季学期发放实习手册，大三学生开始毕业实习，在实习期间补充缺少的实习协议。双学位招生集中宣传；奖学金评选和发放；本科毕业论文反剽窃检测，组织本科和双学位毕业论文答辩。

第12周安排期末考试考场和监考；秋季学期开始大一新生选课指导，介绍选课系统、校园网及教学在线、学业导师网站等，同时讲解黑龙江大学的学分制和专业培养方案；第13周统计双学位工作量上报课时费。春季学期14周报送优秀毕业论文评选材料；毕业论文网站开题、中期检查、论文终稿提交完毕。

15周调停课补课，如果已经补课请在“申请停课、补课”网站填写补课信息，如未补课请在该网站上提交补课预案，以上工作需要在17周前完成，否则因教师个人原因临时停课而没有按时补课的学时，将在审核总学时数中减除；组织四六级监考报名，提醒学生参加四六级考试。秋季学期填报本人的年终考核材料；春季学期第15周统计双学位学生的毕业信息，了解其修读双学位的收获。

16周开始计算本学期本科教学工作量；报送公共课监考教师名单；确定伊春双学位课表；录入本学期期末考试考表；学期优秀学业导师考核；提交学业导师工作总结；组织学生和学业导师领导小组对学业导师工作进行考核，上报考核结果。17周去教材科领取考试用品；春季学期实习工作收尾，完成实习材料归档；发放双学位毕业证、学位证。18周开始组织期末考试，期末教学文件归档。

三、提升教务员工作质量和效率的策略

从上述的工作内容可以看出，教务员的工作贯穿学期，主要是教学计划制订、考务工作、学籍管理、日常教学工作、教学档案管理和处理随机性、突发性工作。每学期前两周十分重要，“一年之计在于春”，要在学期初科学、合理地制订好各项工作计划。

教学管理文件、工作方案都是相关部门集体智慧的结晶和教学管理经验的凝练，作为一个基层教学管理人员熟知学校的教学管理文件是至关重要的，并且要对每一项工作的各个步骤胸有成竹。作为一个好的执行者，一定要相信上级，认真贯彻执行教学计划、规章制度、工作安排。教务员不但要做好一个执行者，还要给教务处积极的反馈，帮助学校完善教学管理。

更新和转变管理观念和管理手段。教务员积应极参加业务培训以及学习教育管理方面的知识；从烦琐的事务性工作中抽身出去学习其他高校的先进管理经验，管理方式勇于创新，注重管理科研的积累。同时教务处把优秀的教务员送出去学习先进的管理理念，使其开阔思路，提高工作效率，在同行中推广先进教学管理手段。

提高责任意识。责任意识需要在工作中用心培养、努力提高。教务工作看似都是些琐事，但其实是一项严谨的工作，每项工作都差之毫厘谬以千里。俗话说“教学无小事”，上学期有两名教务员由于工作琐事处理不当而被通报批评，调离原岗位———只有具备高度的责任心，认真履行自己的职责，工作方式科学规范，才能使自己少犯错。

为确保教学工作稳定运转，在保质保量的完成教学管理工作同时教务员需要有“抢前抓早”的观念，要有忧患意识，做到“防患于未然”，提高办事效率。教务工作复杂而琐碎，必须学会合理地安排时间并要“弹好钢琴”，善于处理中心工作和其他一般工作的关系，既要抓住中心工作，又要兼顾其他各项工作，统筹兼顾、有条不紊地开展各项工作。

主动学习教育学、心理学以及管理学等相关知识，接受过系统的理论基础培训，对高等教育发展及改革新动向关注和研究。深入分析和研究教学管理事务，工作不能停留在表面。不能墨守成规、按部就班地工作，要积极学习和应用新技术，主动适应教学管理现代化的要求。

用真诚、热心的态度和精湛的业务能力为师生提供服务，通过优质的服务最终提高高校的教学管理水平。一支素质较高、经验丰富、熟悉教学管理工作规律和特点的教务员队伍，会使高校的教学秩序稳定，教学改革事半功倍，提高教学质量，较好地服务于师生，全面推进高校的发展。

参考文献：

[1]吴艳.高校教务员队伍建设的思考[J].当代教育论坛，2008，（12）.

[2]李漪.当前高校教务员工作中存在问题分析及解决对策[J].江苏技术师范学院学报：职教通讯，2009，（5）.

[3]李良菊.从自身实践浅谈教务员的工作[J].中小企业管理与科技：上旬刊，2009，（13）.

收稿日期：2013-10-25

作者简介：路珺（1981—），男，黑龙江哈尔滨人，黑龙江大学教育科学研究院助教，主要从事教学管理研究。

基金项目：2013年度黑龙江省教育科学“十二五”规划课题“高校基层教学组织内涵式建设研究”（GBD1213002）阶段成果

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