人力资源管理信息系统的设计

刘小花，冯智明

人力资源管理信息系统的设计

刘小花，冯智明

针对企业人力资源管理信息系统自身设计缺点和实践应用中出现的问题，将论述如何加以改进：第一，突破传统人事管理信息系统功能相对单一的模式，扩展并完善人力资源六大业务模块信息管理功能；第二，改进并优化现代人力资源管理信息系统，加强六大业务模块信息之间的彼此关联和相互引用。从而为人力资源部门高效、科学工作提供依据，同时，便于企业领导及时掌握人员的动向，并根据内外环境和条件的变化做出科学的决策，使得人力、物力、财力等多种资源得到有效整合和最佳匹配。

人力资源管理；信息系统；功能设计

0 引言

设计或引进企业管理信息系统，实现信息化、智能化、科学化管理，是任何企业发展的必经之路。而人力资源管理信息系统，是企业管理信息系统的一个重要组成部分。

人力资源管理信息系统可以辅助企业发展规划与决策，特别是企业战略规划与高层决策。

人力资源管理信息系统减少了传统的纸质化档案在收集整理、统计分析、数据共享、更新维护企业员工信息等方面所带来的繁琐与诸多不便，极大地提高了管理效率，降低了管理成本，它为企业人力资源管理者高效能工作奠定了坚实的基础。

企业人力资源管理信息系统在设计和应用方面存在一些问题，如传统人事管理信息系统功能相对单一，再如现代人力资源管理信息系统中各大业务模块信息之间无法进行共享、引用等。

综上所述，开发设计并不断改进企业人力资源管理信息系统，对企业管理和社会发展来说，具有较大的现实意义。

1 需求分析

1.1 系统目标

扩展并完善人力资源信息系统的管理功能。由单一的业务模块信息管理，扩展为人力资源六大业务模块信息管理；完善各模块信息的添加、修改、保存、删除、查询、统计分析、报表打印等功能，并通过对企业人力资源数据的统计分析，使信息系统数据更好地为高层高效决策提供可靠的信息依据。

加强人力资源管理六大业务模块信息之间的关联性。充分利用网络资源，实现人力资源信息共享，使企业人力资源管理工作变得更加高效、科学。

1.2 人力资源六大模块信息管理功能需求分析

人力资源管理包括六大业务模块：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理。实现每个模块信息的添加、修改、保存、删除、查询、统计分析、报表打印等功能。

1.3 六大模块信息的关联性功能需求分析

实现人力资源六大业务模块信息之间的彼此关联、相互引用，这样可以防止数据的重复与冗余，大量减轻服务器的负荷，提高人力资源信息的利用率。如招聘专员录入系统的信息，可以被培训专员、绩效专员、薪酬专员引用。

1.4 人力资源信息数据共享功能需求分析

人力资源信息对总经理实现共享。考虑到企业管理的透明与公平性，总经理具备所有员工信息查询、统计、分析系统的功能，但不具备更改信息的权限。

人力资源信息对本部门内部实现共享。专员与专员之间、专员与经理之间的数据相互共享，如：当招聘专员把人员信息录入时，培训专员进行下一步工作时可以查询、运用招聘专员的数据。

人力资源信息对各部门经理实现共享。各部门经理有对本部门员工信息的查询、统计、分析功能，但不具备更改信息的权限。

2 系统设计

2.1 人力资源六大模块信息管理功能设计

设计人力资源管理六大模块信息的添加、修改、保存、删除、查询、统计分析、报表打印等功能，每个模块的信息管理功能具体如下：

（1）人力资源规划，主要实现企业组织架构管理，将企业管理层分为决策层、职能/业务系统层、部门层、科室层、班组层、岗位层等6个主要层级。

（2）招聘与配置，包括员工选拨测评记录、劳动合同记录、工作调动管理。

（3）培训与开发，包括员工培训记录、职业规划管理。

（4）绩效管理，包括员工试用期考评记录、月度/季度考评记录、半年度/年度考评记录、员工奖惩记录。

（5）薪酬管理，包括员工定薪调薪记录、考勤管理、薪资管理、社会保险。

（6）劳动关系管理，包括员工离职管理、经济赔偿。

以招聘与配置模块为例，招聘包括招募、选拨和聘用3个环节，其中选拨和聘用环节产生的信息需要进行记录；员工配置中主要记录员工调动信息。主要从数据库表及功能界面两方面进行设计，数据库设计主要有3个表，分别如下：

（1）选拨测评记录，包含：测评时间、测评阶段（初试、复试）、测评项目、单项成绩、总成绩（等级、分数）等字段的表设计。

（2）聘用员工签订的劳动合同记录，包含：签订类型（初订、续签）、合同编号、合同类型（固定期限、无固定期限、以完成一定任务为期限、非全日制、退休返聘、自定义）、合同期限（1年、2年、3年、5年、自定义）、合同起始日期、合同终止日期、试用期限（1个月、2个月、3个月、半年、自定义）、试用起始日期、试用终止日期等字段的表设计。

（3）工作调动记录，包含：调动日期、调动类型（晋升、降职、平级调动）、调动前部门及岗位、调动后部门及岗位、是否调薪、调动原因等字段的表设计。

其次，功能界面设计主要分3部分，第一部分用来实现查找功能，第二部显示数据库中表的信息，第三部分实现信息的添加、修改、保存、删除、等功能。以选拨测评记录为例，如图1所示：

图1 选拨测评记录界面

其他各大模块的设计，与招聘配置模块基本类似，因此不再赘述。

2.2 六大模块信息之间关联功能设计

人力资源管理六大业务模块之间的关联性很强，是本系统设计的重点和难点，也是核心功能模块。接下来，本文将以两个视角为例来阐述六大模块信息之间的关联和引用设计。

2.2.1 以人力资源规划为起点的六大业务模块信息的关联和引用，如图2所示：

图2 以人力资源规划为起点

从图2中可看出，以人力资源规划为起点的六大业务模块信息之间的相互依赖性和相互引用，具体如下：

（1）人力资源规划与招聘配置的关联。人力资源规划中，当人员净需求为正时（即：人员供＜求），企业应启动招聘工作，但需要招聘多少人，主要根据人力资源规划中的净需求信息而定。换句话说，人力资源规划信息，可以为招聘与配置提供依据。

（2）人力资源规划与劳动关系管理的关联。人力资源规划的信息，同样也为劳动关系管理提供依据。当人力资源规划中，人员净需求为负时（即：人员供＞求），企业应启动解聘工作，但需解聘哪些员工？解聘多少员工？主要根据人力资源规划中的净需求信息而定。

（3）招聘配置与培训开发的关联。员工的招聘配置过程中，当员工资格条件与岗位任职要求之间存在差距、或为使外部招聘的新员工与内部转岗员工胜任岗位工作时，企业应启动培训工作。但应对哪些员工进行培训，培训什么内容，主要根据招聘信息而定。换言之，招聘配置信息，可以为培训开发提供依据。

（4）招聘配置与薪酬管理、劳动关系管理的关联。招聘配置的信息，同样也为薪酬管理、劳动关系管理提供依据。招聘的新员工或转岗员工应该如何定薪（薪酬管理），如何签订或变更合同（劳动关系管理），根据招聘配置中确定的员工职位、资质条件等信息而定。

（5）培训开发、绩效管理与薪酬管理、劳动关系管理的关联。员工是否转正调薪，是以员工试用期间的培训和考核成绩来加以确定的。换言之，培训开发和绩效管理的信息，为薪酬管理和劳动关系管理提供依据。

2.2.2 以绩效考核为核心的六大业务模块信息的关联和引用，如图3所示：

图3 以绩效考核为核心

从图3中可以看出，以绩效考核为核心的六大业务模块信息的关联和引用，主要体现在以下4个方面（注：分别用了四种不同的颜色标明）：

（1）绩效管理与招聘配置、培训开发、薪酬管理、劳动关系管理的关联（注：以紫色线条表示）。

（2）绩效管理与薪酬管理（月/季度、年终奖金核算）的关联（注：以黑色虚线表示）。

（3）薪酬管理与招聘配置、培训开发、绩效管理的关联（注：以绿色线条表示）。

（4）人力资源规划与招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理的关联（注：以红色虚线表示）。

具体分析，同上述“以人力资源规划为起点的六大业务模块信息的关联和引用”，此处不再赘述。

2.3 人力资源信息数据共享功能设计

共享人力资源信息数据是通过设计用户权限管理功能来实现。用户权限管理主要分为两类：普通用户与管理用户，其中管理用户中根据不用的角色赋予不同权限。

管理员具备本模块员工信息的编辑、查找、统计、分析功能。人力资源专员赋予管理员身份。招聘专员、培训专员只具备员工招聘信息、培训信息的编辑、查找、统计、分析功能。当招聘专员把人员信息录入时，培训专员进行下一步工作时可以查询、运用招聘专员的数据。从而实现了专员之间、专员与经理之间的数据相互共享，也保证了数据的安全性、公开性、透明性。

普通用户具备本部门员工信息的查询、统计、分析功能，但不具备更改信息的权限。各部门经理赋予普通用户身份，如生产部经理只能查找及统计生产部员工的信息，但不能进行更改。这样能保证系统的安全性与可靠性。

3 主要技术难点

3.1 权限控制

针对目前信息系统中操作用户较多及分工等特点，提出了基于角色的访问控制权限（RBAC）。基于角色的访问控制方法主要优点减小了授权管理的复杂性，降低管理开销，灵活地提高了系统的安全性。

（1）基本思想

分为二层，其一，根据用户的不同权限，登录系统之前首先判断用户的权限，如用户没有权限，则窗口中的菜单或子菜单项将不显示。这样可实现基于功能级的控制。其二，用户对某个数据级操作按钮发出请求时，再次判断用户的权限，当此用户拥有该项权限时才执行相应操作，否则弹出错误信息。这样可实现基于数据级的控制。通过这两层控制可禁止用户越权操作，防止用户查看或修改无权使用的信息，从而达到了用户权限控制的目的。

（2）关键问题

关键技术，对于每一个登陆系统的用户，建立此用户与一个或多个角色之间的基本对应关系；用户和会话之间是一对多的关系。用户分配（UA）和权限分配（PA）分别是指建立用户和角色之间以及权限和角色之间的对应关系。对于权限分配（PA）来说，在分配过程中应遵循最小特权原则，即分配给用户的权限不超过用户实际中完成工作所必需的权限。

菜单的定制，本文采用菜单动态管理机制，提高了系统应用的灵活性，即将菜单项与相关用户的操作属性都作为数据存储，用户登录时决断权限再动态生成菜单，这样既能实现不同角色操作相应功能模块的要求，也能方便系统的维护与更新。管理员只需通过界面对菜单项数据与相关用户属性进行相应操作即可修改界面的菜单项。

约束限制要求，在设计过程中要考虑到某些约束限制，主要包括以下二个方面约束。其一，限制一个角色可支持的最大用户容量，比如总经理这个角色只允一个用户，该角色的用户容量是一。其二，设置互斥角色或功能，授权时不允许将互相排斥的角色或功能授权给同一用户。比如，专员角色有权申请培训项目，管理者角色有权批准该项目。若一个用户同时被赋予两个角色或两个功能，将会造成安全隐患及威胁。

（3）权限控制算法实现

用户要进入系统，首先要输入用户名和密码进行身份验证。通过身份验证后，将判断此用户所属角色的权限并动态生成菜单。其技术要点在于调用函数及菜单变量。进行菜单的动态授权，其核心就是设置菜单项的Enabled属性，关键是如何搜索以找到一个特定的菜单项，由于菜单的数据结构属于树形结构，即采用遍历的方法进行访问。基于数据级的权限控制，为角色授予数据库对象权限（select权、update权、insert权、delete权），实现了应用程序和数据库相结合的访问控制。

3.2 HR数据流和工作流

工作流（WorkFlow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何顺序组织在一起的逻辑和规则，在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流的用处是可以提高企业运作的灵活性和适应性、能集中精力处理核心业务、能使得内部与外部数据整合、消除信息孤岛等。

（1）工作流建模

工作流一般分为3个阶段：即模型建立阶段、模型实例化阶段和模型执行阶段。在建立阶段，通过利用工作流建模工具，完成工作流过程模型的建立，将企业的实际经营过程转化为计算机可处理的工作流模型。在模型实例化阶段，给每个过程设定运行所需的参数，并为每个活动分配所需要的资源。在模型执行阶段，完成经营过程的执行，主要是完成人机交互和应用的执行。

（2）工作流引擎驱动

工作流通过工作流引擎使系统中的工作流从一个个体“流”向另外一个个体，实现工作流的自动化。它其实是一个后台驱动，对于用户来说是不可见的。它主要包括运行服务功能、监控管理功能。本文的工作流引擎驱动如图4所示：

图4 工作流引擎驱动

由上图分析，通过流程驱动人力资源业务，实现人力资源信息化管理。从人力资源规划出发，假如本年度企业员工需求数量500，当企业有600，则考虑裁员100。人力资源部可以根据培训与测评结果、绩效考核成绩、签订劳动关系筛选优秀员工，如有退休或考核不合格者优先解除劳动关系。当企业员工数量仅有400时，则需要招聘100，通过招聘、培训与测评结果安排新人到合适的岗位工作，试用期满，则再次进行考核，合格者转正，优秀者加薪，整个工作过程都能将几个模块的数据相互引用，整合，从而形成工作流。

4 总结

综上所述，本文通过全面、深入分析用户对人力资源信息管理的需求，论述了从人力资源六大业务模块信息管理及六大业务模块信息之间的彼此关联和相互引用，到人力资源信息数据共享的功能设计，并描述了开发过程中的两个技术难点，从而为人力资源部门高效、科学工作奠定坚实基础，并为企业高层领导者科学决策提供更加准确、可靠的人力资源信息。

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The Design of Human Resource M anagement Information System

Liu Xiaohua, Feng Zhim ing
(1. Jiaxing Nanyang Polytechnic Institute, Jiaxing314001, China; 2. Zhejiang federation of trade unions cadre school, Jiaxing314003, China)

In the view of the problems appeared in the design flaw and practical application of enterprise’s human resources management information system. The paper discussed how to make further improvement: Firstly, breakthrough the relatively single mode of traditional human resource management information system functions, expand and improve six business modules of human resources information management function; secondly, improve and optimize the modern human resource management information system and strengthen mutual relevance and quotation between information of six business modules, so as to provide basis for human resource department’s efficient and scientific work. Meanwhile the system makes it convenient for leaders to grasp crews’ trend and make appropriate decisions according to the changes of internal and external environment and conditions. As a result, the manpower, material resources and financial resources are managed to be effectively integrated and matched

Human Resource Management; Information System; Function Design

TP311

A

2014.06.24）

刘小花（1981-），女，江西萍乡，嘉兴南洋职业技术学院，讲师，研究方向：计算机应用，嘉兴，314001

冯智明（1978-），男，江西萍乡，浙江省总工会干部学校，副教授，研究方向：人力资源管理，嘉兴，314003

1007-757X(2014)11-0061-04