数字化档案管理在司法行政工作的运用

范英

摘要：在社会转型时期，我国的司法档案管理也在不断的进行改革，但是在实际的改革中，司法档案的管理遇到了档案管理制度落后、压力大和管理模式不当等问题。所以，该文主要分析了司法档案的特点和数字化档案管理的涵义，概述了数字化档案管理的作用以及在司法行政工作中的运用。

关键词：数字化档案管理；司法档案；司法行政工作

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）15-3465-02

The Use of Digital Archives Management Work in Judicial Administration

FAN Ying

（Jiangsu Province， Zhenjiang， Judicial Bureau， Zhenjiang 212050， China）

Abstract： In the period of social transformation， our country's judicial records management also in unceasing reform， but in actual， the reform of the judicial records management met archives management system lags behind， the stress and problems such as improper management mode. So， this paper analyzes the characteristics of judicial documents and the meaning of digital archives management， overview of the digital archives management role， and in the application of the judicial administrative work.

Key words： the digital archives management； the judicial files； the judicial administrative work

社会的转型对档案管理工作的转型具有一定的推动作用，在社会经济发展的新形势下，档案管理面临着发展的新机遇，但是司法管理工作的要求也越来越高。在新的发展机遇面前，如何做好司法行政工作，强化数字化档案管理在司法行政工作中的运用，提升司法机关的工作效率，已经成为一个亟待解决的问题。

1 简述司法档案的特征

司法档案是具备查考利用价值的集中保管的诉讼文书与声像材料，是在司法机关依法开展的活动中直接形成的，并且是按照相关规定立卷归档的。司法档案具有三大特征：第一，严肃性。司法档案和案件当事人有着直接的联系，所以，司法档案也具有如司法一般的严肃性，彰显着法律的公平与正义。第二，原始性。司法档案大部分都是手抄的孤本，是对案件办理的原始记录，具备高于一般文献的原始价值。第三，专业性。司法档案记录了司法机关依照国家的相关法律侦查、审理与起诉案件的真实过程，并且在国家司法机关的工作中使用的比较频繁，需要在稳定社会治安和打击犯罪的工作中查阅相关的司法档案。第四，保密性。司法档案内容涉及到当事人的个人隐私，基于对个人隐私保密的原则，非相关人员不得查阅。正是由于司法档案的这些特点，决定了司法档案管理工作的高要求，高规范性，司法档案一旦发生丢失或者损坏，相关负责人承担的法律责任也会比较大。司法档案由司法行政机关单独管理，主要是按照其行政职能区划的原则进行管理。另外，司法档案的管理多为长期性和永久性的，具有很强的史料价值和现实意义。所以，强化司法档案的管理，能够有效的提升司法机关的工作质量与效率，可以为社会经济建设和当事人提供最为原始和真实的依据[1]。

2 概述数字化档案管理的涵义

数字化档案管理是将收集起来的科学数据、文本、语音、影像、图像和软件等多媒体信息，进行数字化处理之后，建立能够夸库检索的数字化信息资料库群，利用互联网进行电子存取的一种服务。数字化档案管理是可以利用计算机进行处理和组织的信息集合，也可以称之为储存数字化信息的资料库，主要是利用数字技术对信息资源进行管理与组合，可以储存大量的信息，当事人只需要在指定的地方进行查询与检索以获得自己需要的信息。所以，数字化档案管理必将为档案管理的主要形式[2]。

3 分析数字化档案管理的作用

3.1 提升工作效率

对档案进行数字化管理，能够及时将资料归档并进行利用。数字化档案管理能够真实反映情况，使用户对资料的查询变得更加的便捷，能够让办公人员只要动动手指就能对当前发生的事情有一个全面的了解，数字化档案管理打破了传统档案管理的局限性，真正做到了超时空流动，将档案库的管理从文件实体转变成了信息管理。

3.2 提升了档案的使用效率

传统的档案大部分都是以文件文本为载体，保存在档案室或者是档案馆，不太方便当事人的使用。利用数字化进行档案管理，能够使当事人更加方便和准确的搜寻到对自己有用的资料，数字化档案管理彻底打破了时间与空间的限制，使档案的使用效率得到了大大地提升。

3.3 提升档案管理的经济效益

目前，传统的档案管理模式为了满足社会经济发展对大量信息的需求，大量的增加办公人员与办公费用，直接导致档案管理的成本的增加。数字化档案管理技术的运用，改变的传统的管理模式，将以文件文本为载体的档案信息对象转变成了机读档案，节约了大量的管理费用，节省了占地空间。提高的档案管理的经济效益[3]。

4 探讨数字化档案管理在司法行政工作的应用

4.1 建立完善的数字化管理制度

要保证数字化档案管理的建设安全和有序开展，作为司法行政机关，就应建立归档制度、数字档案鉴定制度、网络安全制度一系列的管理制度。档案作为文献资料具有一定的特殊性，有些档案是不能公布，需要保密，在将档案进行数字化管理后，应特别重视其安全工作，尤其是对于司法行政档案而言，其特殊性和重要性更是十分突出。所以，建立电子文档的安全制度显得尤为重要。电子文档管理制度包括软硬件的安全管理，硬件的安全管理主要是要严格把关存储载体的质量，做好电子文档的保存工作，延长电子文档的保存时间，并安排专人负责储存电子文档的设备与磁介质，防止温度和湿度对电子文档的保存造成一定的影响。软件管理制度主要是利用密码管理与多级权限等多种安全控制手段来提高数字化档案管理系统的保密性，保护数字化档案管理系统不受非法的修改、访问与破坏。

4.2 构建信息技术支持系统

数字化档案管理系统的构建是确保司法实施数字化管理的重要举措。因而必须确保所构建的数字化档案管理系统具备平滑升级能力，利用光纤连接磁盘阵列来确保数字化档案管理系统的高性能，利用增多扩展模块来扩大数字化档案管理系统的存储容量。数字化档案管理系统必须具备高可靠性，为确保数字化档案管理系统的安全运行，系统使用的磁盘阵列必须在机构和硬件构成上都采用的是冗余设计，没有单点障碍的存在。为了满足司法档案管理的需求，磁盘阵列需要采用级别不同的RAID保护。为保证数字化档案管理系统使用的连续性，系统所使用的所有硬件都必须能够支持热插拔。由于司法档案的数字化管理对数字化系统的要求很高，应结合实际需要进行数据隔离和共享。另外，数字化档案管理系统还要具备良好的性能，整个系统必须采用全光纤磁盘阵列，可以实现在线升级。并且系统具有一定的开放性，能够实现不同厂家产品的互联，还支持不同的主机系统，维修比较的方便。

4.3 建立信息查询子系统和案件管理系统

作为司法行政档案管理人员，应利用自身的优势，构建司法信息查询系统，以提高办案工作的效率和便利性，节约司法的工作成本。构建一套标准的司法机关的信息数据库，科学管理当前案件数据信息，为司法案件的查询和办理提供及时有效的查询渠道，以尽可能地全面实现案件办理的公开性与透明化[4]。例如：人口信息查询、审判信息查询、公诉和批捕信息查询、公证业务办理等系统，原来需要当事人提供时间、姓名等类别对案卷进行手工逐一调阅查找，现在进行数字化管理后，则可根据利用者提供的时间、姓名、案由、档号、字号等等在计算机上进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项，便可迅速地调阅所需案卷，既方便利用者，也可使档案人员从繁琐的手工工作中解脱出来，又提高了查询效率，而且工作效率高、质量好。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向数字化的档案管理发展。

5 结束语

综上所述，在司法档案管理工作中，传统的司法档案管理模式已经不能满足当今司法工作的需要，不能适应社会经济发展的步伐。在司法行政工作中实现数字化档案管理，能够提高司法工作人员的工作效率，提高档案使用效率，提升档案管理的经济效益。所以，司法行政工作人员在数字化档案管理过程中不断的健全档案管理制度，增强数字化档案管理的安全性；构建信息技术支持系统，做好数字化档案管理的保密工作；司法机关要利用自身的优势资源，建立信息查询子系统和案件管理系统，以实现案件资料的共享，提高办案工作的效率。

参考文献：

[1] 赵德美，和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济，2006（21）：119-120.

[2] 党景丽.数字化档案管理的思考[J].甘肃科技，2011（11）：97-99.

[3] 郑建.试论数字化档案管理建设[J].网友世界，2013（23）：74.

[4] 过新宏.浅析档案数字与数字化档案管理[J].考试周刊，2013（44）：196.