浅析农业科研信息管理系统建设

2014-07-19伍玉洁

科技视界 2014年14期

伍玉洁

（江苏省农业科学院科研处，江苏南京210014）

0 引言

近年来，随着计算机技术的飞速发展，社会信息化进程逐渐加快，我国已步入信息化时代，各行各业已经建立或正在建立起以信息技术为基础指导的管理体系模式。与此同时，目前我国大部分地区的科技管理体系，尤其是农业科技管理体系，却还处于相对落后的传统工业化时代的工作模式，管理手段停留在半手工或手工的基础上，管理效率低下、工作繁琐、耗时费力。基于此，十分有必要开展新型的农业科研信息管理工作，建立一套高效可行的农业科研信息管理系统，提高科研管理工作的水平和效率，为农业科技的进一步发展提供科学可靠的分析及决策依据。

1 农业科研信息管理系统建立的重要性和必要性

随着计算机技术的广泛应用，现代社会信息量急剧增加，传统的人工信息管理体系已经远远不能满足快节奏、高效率的现代生活的需求，落后的管理技术严重阻碍了信息的交流与共享。我国是一个农业大国，近年来国家对农业的投入力度不断加大，使得农业科技发展突飞猛进，农业科研成果的种类和数量均获得高速增加。农业科技的迅速发展与农业科研管理的相对落后已成为制约我国农业进一步发展的突出矛盾，创建一套适应现代农业发展的高效率农业科研管理模式已成为农业科技人员与管理人员的共同需求。

1.1 信息化技术发展的必然趋势

农业科研管理工作是指科研管理工作者用科学的原则和方法对科研项目、科研成果、科技人才、科研条件、科技信息等资源进行有计划、有组织、有目的管理的一种活动，为农业科学研究服务[1]。科研管理是农业科研工作的一个重要组成部分，其管理水平的高低对科研单位的科研进展、成果获得、经费使用、效益高低等都会产生直接影响。

信息是科研管理决策、制定科研计划的依据。在知识经济时代，科研管理部门每天需要面对和处理大量的、具有延续性的事务、业务信息，需要将处理后的信息及时传输或反馈给相关部门。随着科技信息量的迅猛增长以及计算机技术、网络技术和数据库技术的快速发展，如何使信息的收集、统计和交换更加简单方便，如何利用已有技术和条件使工作效率大大提高、减少工作量，如何使科研管理工作更加规范化、科学化、现代化，是摆在每一个科研管理人员面前的问题。而以计算机为主要工具，对组织内部管理诸要素进行优化组合，使人流、物流、资金流和信息流处于最佳状态，以最少的资源投入获得最满意的综合效益，就显得非常重要。

科研管理信息化的工作系统是一套管理方法和管理工具，不管各层次的管理人员的素质多么参差不齐，只要统一业务流程标准，系统就会如高水平的人员在进行管理，其整体管理水平就能得到提高[2]。科研信息化管理着眼点在于与先进的管理手段和方法结合起来，融进现代化的管理思想和方法。

1.2 科技人员创新意识的客观要求

新的时代科研管理工作的性质、任务和管理手段都发生了变化，科研管理工作也要与时俱进，更新观念，转变旧的思维方式，努力培养现代化管理理念与意识，要转变管理现代化可搞可不搞的思想，必须认识到，管理是科学，管理是生产力，管理出效率。用先进的管理思想和科学的管理方法，把管理工作做好，协调好科技活动中的各种关系。最大限度地调动广大科技人员的积极性和创造性。用较少的投入获取更多的科技成果和经济效益，推动科研管理工作科学地向前发展，真正为领导科学决策当好参谋。

科研管理信息化带来了管理观念的革新。它突破了条条框框的旧的科研管理模式，而将整个组织的资源、信息有机地组织在一起。这不仅可以拓宽管理者的视野以及管理工作的深度和广度，而且还可以增强广大科技工作者之间的交流和理解，从而激发他们的创新精神。

众所周知，科研人员要提出质量高、内容新、选题有针对性的科研课题，而且在立题、开题之后，还需要信息跟踪、信息展望、信息策划，使之具备创造性、经济性、可行性，这一切都与科研人员及科研管理人员的信息能力有着密切的关系。要提高科研工作的质量，就必须加强科技人员及科研管理人员的信息素养和信息资源的利用能力。这就要求有一套科学可行的信息资源数据库供科技人员及科研管理人员利用。科研管理信息化的内涵在于创新出能够体现系统性、关联性、即时性和针对性等特点的新的管理流程和管理模式，并使之替代原有的管理模式，从而使工作人员从繁杂的事务处理工作中解放出来[3]。

2 农业科研信息管理系统的功能和架构

我国农业数据库建设最早是1987 年开始自建的 “中国农业文献数据库”，而最早应用Foxpro2.5 软件开发数据库是1995 年中国矿业大学开发的人事档案和申报职称管理系统。农业科技管理信息系统最早报道见于1999 年福建省农科院应用Microsoft／Access 编写的“农业科研院所科技管理数据库”[4-5]，但数据库结构及应用均相对简单。

实行科学化的管理，必须尊重科学研究的规律，改变以往那种静止、封闭的行政管理为主的模式，突出科研工作动态、开放的行业性管理特点。开发科研管理信息系统的总体目标是：运用计算机手段，使科研管理过程实现科学化、系统化、规范化管理，提高科研信息管理水平及工作效率，促进科研信息共享的目的。同时系统还可及时积累、收集、分析各类管理信息并能自动生成用户所需的各类报表，基本实现现代化的无纸办公[6]。

2.1 农业科研信息管理系统的功能分析

从应用手段上分，系统应具有数据录入、数据查询、数据运算分析三大功能，可为不同用户的不同要求提供各级数据。

从服务对象上分，新的农业科研信息管理系统应具备以下三方面功能作用：

（1）为一线科技人员提供科研课题基本的信息，科技人员既可通过系统备忘记录自己所负责课题的信息，随时了解课题进程，又可查询系统内对其开放权限的其他科研课题及成果等信息，为下一步科研选题提供相关资料；

（2）为科研管理人员提供单位内所有科研课题的进展情况，方便管理，实施课题进程实时监控，同时也为科技人员科研业绩考评提供依据；

（3）为单位领导提供单位内所有科研数据，课题及科研产出分析等，为其对单位科研的下一步宏观决策提供科学可靠的依据。

2.2 农业科研信息管理系统的架构

（1）科研课题信息：提供课题基本信息、项目来源、起始时间、主持及参加人员、课题进展报告、结题情况、项目总经费、经费逐年到账情况及使用情况等。

（2）科技论文信息：提供科技人员在科学研究中发表的期刊论文、会议论文及发表的论著情况。

（3）科研产出信息：提供科技人员在科学研究中产生的专利、标准、农兽药、鉴定成果、品种等信息。

（4）科技人员信息：提供科技人员个人情况、研究方向、所属单位、职称专业等基本信息。

（5）系统数据分析：提供系统内录入数据的简单分析，如人员结构分析、课题来源分析、年到帐经费分析、相关课题分析等。

3 农业科研信息管理系统的管理和维护

农业科研信息管理系统的建立并非一蹴而就的事情，它的建立需要较高的前期投入，需要全体农业科技管理人员的共同努力和创新思维，在实践中不断发展、更新、变革，以期更适应农业科技发展的需要，更好的为农业科技进步服务。另外，系统建成后也非一劳永逸，让它有效地运行，为农业科技的科学决策提供有力支持，还需要后期的系统维护和管理。

3.1 专人负责

根据农业科技的特性，农业科研信息管理系统的信息是由众多使用者记录的，由于每一个人对记录内容的理解不同，计算机应用水平不同以及可能出现失误，就有可能造成数据的不准确，所以，数据库系统需要有专人负责维护，不仅要检查数据的完整性，而且要检查数据的质量。另外，随着管理业务的不断深入，新的管理内容和功能需要加入数据库之中，必须对数据库系统进行功能的不断扩充或系统的更新。从事这样的工作需要时间和精力，如果让科研管理部门的非专业人员负责，那么，繁杂的日常工作将使他们无法进行必要的维护、更新和创新工作。信息维护和管理的专业化、组织化、系统化是科研管理信息化应用得以成功运行的重要因素。

3.2 动态维护

随着农业科技的不断发展，农业科研管理工作的不断深入，无论是管理的内容、任务、目标，还是管理流程等，都会发生不可避免的改变。因此，农业科研信息管理系统建成后也是要不断改进和更新的。这种改进和更新，需要专业人员在系统维护工作的实践中不断地加以创新，以便根据实际需要为用户提供满意的数据存取接口，同时需要专业科技人员不断提供科研第一手资料，及时更新系统内信息资源，以期提供更加翔实可靠的决策依据。

3.3 技能培训

对科研管理人员进行培训，提高工作技能，是科研管理信息化的重要环节。科研管理信息化要求科研管理人员是具有先进的管理理念，既精通业务管理又掌握计算机信息技术的复合型人才[7]。由于科研管理人员年龄差距，接受能力不同，计算机水平良莠不齐，必须持续广泛展开全方位、多层次、针对性的培训，同时，建立完善的培训体系，使系统培训制度化。只有对各个层次的管理人员进行知识改造与更新，提高科研管理人员的综合能力与素质，才能达到强化信息意识、增强信息敏锐性、更新知识、提高操作水平的目的。

3.4 安全防范[8-10]

科研管理信息系统中的数据是科学技术研究、开发、推广等活动的真实记录，是科学技术储备的一种必要形式、一种重要的信息资源，是国家的宝贵财富，是科研管理的重要组成部分和科技活动的重要环节。因此，加强系统数据的安全防范工作就显得尤为重要。做到既防止他人盗取数据造成泄密，又防止黑客入侵造成系统瘫痪而影响工作，可以从以下几个方面来保证。一是用户身份证认证，二是关键信息的加密技术，三是存取控制，四是审计，五是设立防火墙。

通过对用户的身份认证，给不同的用户分配不同的权限，实现对网络的安全控制。

加密技术是保护数据库中的关键数据和保密数据不被他人窃取的另一种主动性的防御方法。目前科研管理信息系统加密方法有文件加密、记录加密、字段加密。加密技术的使用，可以保证其中较高级别的技术成果，保护单位的知识产权。

存取控制指的是数据库系统中，为了保证用户只能访问其有权存取的数据，必须对每个用户预先给予权限。

审计追踪使用的其目的是当数据被盗或损坏时，能及时发现或补救，为数据的完整性提供安全保障。

防火墙技术是网络安全中的另一种有效保证措施，它是一个或者一组网络安全设备。防火墙技术的采用，可以保护和管理内部的网络资源，防止外部入侵，对信息的访问进行记录和控制管理和监督内部以网络的访问，简化网络资源管理等。

另外，系统数据应及时、定时备份，以应对特殊情况下系统无法使用或数据丢失等问题，以免造成不必要的损失。