浅析高校办公室文秘的工作

2014-07-18张纯娜

科学中国人 2014年4期

张纯娜

(大连科技学院，辽宁大连116052)

一、高校文秘工作的主要职责与任务

高校办公室是学校的一个综合性部门,参谋、协调、服务是这一部门的主要职能,围绕学校的中心工作和常规管理工作做好自己的本职工作是这一部门的主要责任。在这个机构里工作的文秘人员主要负责公文处理、信息收集、稿件草拟、调查研究、协调关系等职责。

近年来,随着我国高等教育改革的逐步深入,高校内外管理事务日益增多,高校办公室工作发生了较大的转变:从单纯的任务执行转变为一个主要发挥参谋助手职能的智囊型机构,从注重内部建设转变为一个协调学校各部门各方面发展的综合型机构,从侧重行政化管理转变为一个满足师生和教学需求的服务型机构,从偏重经验式办公转变为一个程序化运行的专业型机构,办公室工作表现出越来越强的政策性、综合性、服务性和专业性,这对办公室人员尤其是文秘人员提出了新的更高的要求。

二、高校院系行政文秘的工作现状

高校院系行政文秘是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政文秘的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。

1.工作繁杂，专业知识综合性强

知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政文秘工作。行政文秘队伍中，包括文秘、计算机、数学、等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政文秘缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政文秘必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。

2.职业规划不清晰，执行力不强

细致繁忙的行政工作，缩短了行政文秘参加教学和科研活动的时间。高校行政文秘对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政文秘，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政文秘的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。

三、高校文秘人员要有专业化的职业技能和心理素养

当前，社会在飞速发展，各项办公技术也紧随社会发展的脚步，想要与现代办公文秘工作实现有效接轨，高校办公室文秘人员需要积累自身专业的职业技能，要将传统的“笔杆子”式办公手段改为全能手，以求跟随信息化发展的更新更快的要求，实现真正意义的高效率、高精度的文秘工作。

高校办公文秘人员还要在实际的工作当中不断地积累和学习，在网络上搜集信息、学会电脑软硬件的日常维护以及现代办公自动化所要求的综合知识，这样也会成功有效的解决工作拖延，提高工作效率，更有效的避免了机密文件、文字信息的泄露。而地处大连等沿海城市地区的我们，具有较大优势，科技发展与文化传播速度均较内陆地区快的多，在日常的学习生活当中，也无形的在提高着我们自身的竞争力。

同时高校办公室文秘工作繁杂，与社会各阶层及校内多部门工作往来频繁，期中需要处理非常复杂、广泛的人际关系，如何能够以平和的心态、积极的态度去面对，成为专业发展路上的重要挑战，因此，文秘人员需要正视，始终要保持着乐观、热情的工作和生活态度，去面对工作和生活中所遇见的委屈，不公平等，要承受的起嘉奖，也要经受的住考验，确保本质工作得以顺利完成。

四、不断提高礼仪修养

当下环境来说，各高校与社会的往来愈加密切，高校办公室秘书，身为领导的左膀右臂，必须肩负起帮助领导管理、决策等的工作，不可避免地在社会中的公务行为中大量的接触形色的人，处理多重复杂的关系，甚至要安排和组织各种活动，因此作为领导的辅助者，必须要有帮助领导处理各种纷繁事宜的能力，礼仪、修养则贯穿在整个秘书工作的全过程当中，具有相当重要的意义。

高校办公室文秘的姿势、仪容仪表、谈吐会直接影响到高校人员和社会人员对其所处学校的态度和印象，甚至会成为关键性、决定性的。秘书人员的高素质、精专业务体现在饱满的精神状态、真诚热情的待人、积极健康的态度、得体大方的举止等。秘书工作的岗位要求，要与多种类型的对象打交道，如果素质礼仪修养不达标，则会直接影响到访客对学校的印象。使其具备有专业的知识和足够的能力，高校办公室文秘要加强服饰礼仪、办公室礼仪、饮食礼仪、社交礼仪等的学习。同时在工作当中要分清主次、把握分寸，能够将平日积累的民族、宗教、各地域等的相关知识，运用到实际工作中。