创新档案管理工作思路的理性思考

2014-07-18范叶国

科学中国人 2014年4期

范叶国

（哈尔滨市急救中心，黑龙江哈尔滨150056）

前言：

档案工作进行创新，是在发展进步过程中的的一个必然，这也是当前科技技术不断发展的趋势。档案工作必然会在运作的过程中随着社会需要的改变而呈现出多元化的发展模式，在这样的发展背景之下，从事档案工作的工作人员必须要清晰的明白这种趋势的变化，将以往传统的思想观念完全改变，从而不断开拓创新，在档案管理的过程中运用新兴事物融合到工作过程中。使得档案管理工作能够加快发展的进程，并且在工作的过程中将运用到的技术加以学习，从而确保档案管理工作能够不断的保持创新，从而使得档案工作能够更好的服务于社会和人民。

1.目前档案管理工作的困境

档案管理工作长久以来都受到传统思想的束缚，影响了档案管理思想的发展，参与档案管理的工作人员，绝大多数都缺乏市场危机意识，没有清晰的认识到先进社会的激烈竞争，从而也就没有创新精神和工作的激情，在工作的过程中完全没有考虑到将工作完成度提高，这样就使得档案自身拥有的潜在价值就无法发挥出来，最终使得档案在管理的过程中与整个社会的高效运作模式和文化模式不匹配。

1.1.档档案基础建设落后。档案的保管条件一直没有创新，也没有应用各种新兴的技术，甚至一些部门档案管理工作室还是使用的最老式木柜来作为保管的器具，使得档案管理中的许多规范条例都无法被落实到实际的档案管理工作过程中，档案本身的管理环境的湿度等也无法得到有效的控制。于档案管理工作各个环节的基础工作不完善，一些档案资料由于经费以及工作人员个人素质的原因，将其混在一起，没有合理的将不同档案类型区分开来，从而无法高效的录入到计算机中。盂档案管理在信息资源上的开发没有扩开，使得所有档案能够产生的经济价值极少，从而导致了档案管理工作惰性的出现。榆档案管理的工作过程中所需要的基本设备配置不完全，一些档案室根本没有能够上网的计算机，甚至于连一些最为基本的设施、设备都没有配备，使得档案管理工作越加困难。

1.2.档案管理工作不规范。众所周知，在目前的档案管理工作中计算机的应用较为普遍，也实现了传统档案管理模式朝着现代化档案管理工作发展与迈进，在这种社会基础上，我们在工作中采用综合性、全面性的管理流程和管理模式受到人们的关注。但是由于档案管理工作中管理内容、管理措施较为复杂，使得在管理_工作中还存在着极为严重的缺陷与不足。这些缺陷与不足主要表现在档案管理工作中工作制度和工作方法的不规范，造成了整个档案管理活动之中存在着诸多的质量缺陷与隐患。一般来说，在目前的档案管理工作中，我们经常需要针对已经出现了且严重不符合实际的弊端进行处理。在传统的档案管理体系中，由于档案管理工作量庞大，使得档案管理工作中存在着极为严峻的缺陷。在目前的档案管理工作中，大多数的档案在编号中存在着不科学不一致，这些问题最为常见的是有些档案案卷可能存在没有编号或者出现了多个编号的问题，同时同一个档案编号也经常会出现几个档案数据不相符的现象与问题。

2.创新档案管理工作思路的理性思考

2.1.创新管理思路。要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，必须使档案工作从伸手派变成先行官、创造者，努力打造档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作模式。

2.2.创新管理模式。首先，应在立卷管理上创新，改进工作手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，如组卷形式、装订管理等。要做到既不影响日后调档阅档，又能尽快完成归档程序，缩短立卷归档周期是关键。

2.3.创新档案基础工作。其主要包括以下几方面内容。第一，丰富特色馆藏。丰富的馆藏是档案工作基础，应做到馆藏数量和质量并存的原则。在合理扩大接受范围和征集门类的同时，对接受档案的质量进行必要的控制。要求所接受与选择的档案信息含金量高，要有特色，要注重体现档案的综合性和独特性，优化馆藏，形成自己的馆藏特色与服务特色。第二，编制高效的检索工具体系。检索工具编制得越科学，对档案的揭示就越全面，档案信息就开发得越迅速。根据目前状况，除了建立一个科学的更加完善的手工检索系统外，还要逐步适应信息社会的需要，积极应用计算机技术建立自动化的检索系统。

2.4.创新档案工作机制在管理体制上，要遵从管理创新的一般规律，建立以人为本的管理体制和服务机制。为员工创建良好的工作环境和生活条件，对员工的管理不再是以使用为中心，而是将人视为最有价值和最富有竞争力的资本，以档案馆与员工的共同发展为中心。

2.5.提高档案从业人员的素质。树立创新意识。档案工作的创新来自对档案管理的创新想法，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想。培养知识的创新能力，档案工作者应努力优化自己的知识结构，持有怀疑的精神，求变的态度和综合选择的能力，使自己成为适应、符合时代要求的复合型人才。