教学秘书队伍工作倦怠现状的研究与对策

李慧君

工作倦怠现象作为服务业最容易出现的一种极端反应，越来越多的应用于高校教师和教学管理人员工作状态的研究。高校教学秘书是教学管理工作中的管理和服务人员，其心理健康直接影响了教学管理秩序和教学质量。采取必要的措施避免或者消除教学秘书的工作倦怠，成为高校教学秘书队伍建设中不容忽视的问题。

教学秘书工作倦怠研究对策高校教学秘书是高校教学管理中的基层人员，是学校各项教学工作的具体实施者，是联系教务部门和教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间的桥梁和纽带，是教学工作正常运行的保障，是高校的一个重要组成部分。因此，教学秘书的工作状态、职业道德、价值观和人生观，直接影响高校教学管理水平、教学质量和社会声誉。

工作倦怠是个体不能顺应对工作压力时的一种极端反应，是个体伴随于长期压力体验下而产生的情感、态度和行为的衰竭状态。当今社会已经步入了知识经济时代，高等教育的人才培养模式也从“精英教育”转换成了“大众教育”。对于教学秘书而言，高校扩招、专业细化，意味着更多的工作量，更高的挑战和更大的工作压力。因此，采取必要的措施避免或者消除教学秘书的工作倦怠，成为高校教学秘书队伍建设中不容忽视的问题。

一、高校教学秘书工作倦怠的表现及其原因

工作倦怠（job burnout），又称为“职业倦怠”、“职业衰竭”或“职业枯竭”，是用来形容一种在工作的重压下身心俱疲的状态，1974年由美国的精神病学家Freudenberger H.J引入心理健康领域。他认为工作怠倦是一种最容易在服务行业中出现的情绪性耗竭症状。后由Maslach和Jackson等人从心理社会角度来探讨工作中的情感压力，把对工作上长期的情况及人际应激源做出反应而产生的心理综合症称为工作倦怠。中国人力资源开发网曾公布的《中国“工作倦怠指数”调查报告》表明：中国有70%的职业人士出现了不同程度的工作倦怠，已经成为中国职场人士的“通病”。

Maslach和Jackson提出工作倦怠感的三维概念，即情绪衰竭（emotional exhaustion）、疏远（cynicism）、无效能感（inefficacy）。

教学秘书的工作倦怠主要体现在以下三个方面：

1.情绪衰竭

情绪衰竭是工作倦怠最明显的症状。其表现是缺乏活力，没有精力面对工作中的人和事，工作没有热情、缺乏主动性，经常感到身心俱疲、紧张、焦虑，对前途感到渺茫，对工作失去热情和耐心。绝大部分的教学秘书要么工作到1～2年就立即调岗，剩下的都是长时间从事教学秘书岗位工作，都感受到工作没有挑战性。而且日常突发性、临时性的工作很多，身心具疲，压力大，对工作缺乏冲劲和动力，情绪衰竭比较严重。

2.疏离

疏离指以冷漠、疏远的态度对待工作，降低对工作的付出，甚至放弃自己的理想和目标，从而严重影响工作状态和工作效率。教学秘书成天忙于处理各种数据统计、档案整理，疲于对付数字和文字，基本没有时间去考虑额外的工作创新和效能的提高，更无暇谈及个人的理想和目标。长期以往，也容易在工作产生“应付”的心理。

3.工作效能低

指对自己的工作能力、工作成效及工作意义的评价低，觉得没有成就感，缺乏自信。教学秘书是教学管理岗位中最基层、最繁琐、最辛苦的岗位，工作量大、面广、事杂，而且都是些事务性、程序性、时效性很强的工作。很多人都认为，只要是态度好、工作认真点的人都能做好教学秘书的工作，甚至不少教学秘书都认为自己的工作无足轻重。作为服务者，教学秘书面对教师时没有信心，觉得低人一等，影响了教学秘书正常的心理状态，对自己的岗位评价低，没有成就感。

二、教学秘书工作倦怠的原因

导致个体产生工作倦怠感的因素很多，大致可以分为三大类：一是工作和职业特征因素，包括角色冲突和角色模糊、工作超过负荷、职业类型等；二是组织因素，包含组织的奖惩体系、组织支持、组织给予、员工的参与程度、组织变革等；三是个体因素，包括内、外控、自身水平、自我效能感、个体期望值等。

1.角色冲突大

教学秘书的角色是多重的，在行政上受院系的领导，业务上又受教务处的领导。岗位信息获取和行政指令来源具有多源性的特点。在校院二级管理模式下，教学秘书既是执行者，也是管理者。教学秘书是教学领导的参谋和助手，在具体的教学运行过程中，还充当着学校职能部门、学院以及教师、学生间的联系和沟通者。众多的角色使教学秘书在工作中忙于转变形象和态度，容易失去自我，导致精神衰弱和疲劳。

2.工作量大、责任重

大部分教学秘书反映工作的时间远远超过8个小时的负荷，加班的现象比比皆是。从专业的申报、评估到人才培养方案的制定、教学大纲的编写、教学任务的落实、课程安排、考试的安排、毕业论文工作的组织、毕业实习的汇总等一系列教学管理过程。教学秘书的工作性质和特点，决定了其繁琐性。同时，教学秘书还是教学院长的助手，既要做好日常行政工作的上传下达工作，组织协调各教学工作中的每一个环节，与教务处、兄弟院系、教研室和各位任课教师等打交道。此外，教学秘书还需要负责教学文件资料的收集、整理、归档、保存等，工作杂，头绪多，极易产生工作倦怠感。

3.心理压力大

一方面，教学秘书的工作要严格遵循学校教学管理制度。另一方面，在实际的工作中，又得在组织内实行较为松散的人际管理，对教学过程、人才培养方式下放较大的自由度。这种矛盾经常让教学秘书处于尴尬的状态。再者，教学秘书在协调各个部门的工作时，难免会产生一些摩擦和矛盾，往往因为一个细节而得罪人，导致人际关系紧张，从而造成较大的心理压力和神经高度紧张。

4.体现价值小

各大高校重视教师的教学和科研水平，提供了众多的进修和培养机会，却忽视了教学秘书等的教辅人员的培养。在高校的工作中，教学秘书地位越发渺小，越发边缘化。高校还缺乏教学秘书的评奖评优平台，通常在总结和汇报里的工作成绩和荣誉都是属于一线教师或者学院的，属于教学秘书个人的荣誉几乎没有。因此，大部分的教学秘书觉得比较自卑，个人成就感低，对自己缺乏信心和价值认同感。

三、消除工作倦怠的对策

1.培养高校教学秘书良好的职业道德和敬业精神

教学秘书只有牢固地树立起爱岗敬业、乐于奉献和吃苦耐劳的精神，树立起良好的职业道德观念，才能主动热忱地为师生服务，为学校的教学工作服务，高质量、高效率地完成各项教学管理任务，从而在实践中体现出自身所应具有的基本素养。

2.提高对教学秘书岗位的重视

校领导应该充分认识到教学秘书岗位的重要性，高度重视教学秘书队伍的建设。常规性的教师队伍和管理队伍建设规划中，加入对教学秘书的培养和队伍建设，提高教学秘书在管理体系中的地位。鉴于高校的教学秘书基本都是年轻女性，学校相关部门更应该未雨绸缪，及时的“储备干部”，避免教学秘书请产假后，无人接替工作等尴尬情况出现。3.加强高校教学秘书的岗位技能培训任职前，应该有详细的教学秘书岗前培训，以便教学秘书在工作中少走弯路。教学秘书需要“精于管理，懂得教育”，应该掌握教育学方面的基本理论，对高等教育理论及发展方向有所了解，熟悉教育学、心理学、管理学和秘书学的相关知识。在教学秘书人员培训和知识更新方面，学校要加大投入，在政策和经费上予以保障。制定切实可行的短、中、长期培训计划，多渠道、多形式地加强教学秘书的培训，培养稳定的专业的教学秘书队伍。4.开展教学秘书的岗位考核，引入合理的激励机制在工作中，必须明确教学秘书的岗位职责，进一步完善岗位责任制，努力做好责、权、利相结合。完善对教学秘书的考评标准，加强竞争，实行岗位责任制、聘任制，将考核结果和评职称、晋升、等实质性措施挂钩。5.帮助教学秘书设计职业生涯规划创新职业发展机制，解决教学秘书职业发展问题，帮助教学秘书设计职业生涯规划。要建立完善的教学管理人员的轮岗和升迁制度，研究除教学管理系列外的多种职业发展渠道，开辟岗位间的交换和流动，真正实现人才的流动和全面培养。从长远角度来看，教学秘书走专业化发展道路。教学管理本身就是一门非常专业的管理科学，需要专门的才人不断的去研究、实践和创造出更科学的管理模式。而现在大部分高校的教学管理一直在经验管理和行政管理模式的主导下进行运作，管理的专业性没有引起重视。因此，教学秘书专业化是我国高等教育发展的一个必然趋势。6.增加对教学秘书的情感支持高校对待教学秘书有“重使用，轻培养”的趋势，普遍关注教学秘书的工作，而忽略了教学秘书本人的心理健康和职业发展。教学秘书普遍产生了较为强烈的情感需求，需要被理解和被尊重。所以，来自领导和同事的情感关怀和激励对于教学秘书的健康成长尤为重要。2014年国家公务员考试的主题就是心理健康，开篇就是体制内的职业倦怠，结尾的命题作文则引用了2013年刚获得诺贝尔文学奖的加拿大女作家爱丽丝•门罗的一句话“幸福总是充满着缺陷”，说明工作倦怠现象普遍存在于各行各业。人们想在工作中实现个人价值，获取成就感和幸福感，除了必须的付出和努力外，还会遭遇很多不尽人意的事情，也正是这些缺陷让幸福感更加真切，真实。作为任何一个工作者，工作倦怠这种心理反应是无法避免的，采取必要的措施及时回避和消除工作倦怠才是上策。作为一名教学管理者，应本着“学校无小事，处处是教育”的原则，教书育人、服务育人，为高等教育和教学管理做出一份贡献。作为高校和教育机构，也应该关注教学管理人员的心理健康，才能保证教学质量和教学管理的稳定提高和健康发展。参考文献：[1]陈翠微.高校教学秘书职业倦怠的调查与对策研究[M].武夷学院学报，2010，（29）4：99-101.[2]柳靓南，尚庆为.关于高校教学秘书现状的思考与建议[M].商业经济，2010，（7）.[3]毛丽萍.教学档案管理人员职业倦怠的应对策略研究——以高校院系教务秘书为例[M].当代教育论坛，2011，（3）.[4]吴方领.高校教学秘书不良心理成因分析及其调适[M].湖北师范学院学报，2006，（3）.

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