智能办公综合服务平台的部署

王文举　袁正义

摘要：办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。方便员工的通讯与交流，无纸化办公更环保，节约办公费用，同时提高了办公效率、规范了办公行为。

关键词：OA；智能办公；综合服务平台

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）14-3418-03

Abstract： Office automation（Office Automation，referred to as OA）is a new office mode by combining the modern office and computer network. Making Communication and exchange easier for workers，paperless office is more environmental，saving the cost of office，at the same time，improving office efficiency，standardizing the office behavior.

Key words： OA； Intelligent office； Integrated service platform

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。为提升单位信息化水平，早日实现“无纸化、自动化办公”，需要建设一个智能办公综合服务平台，此平台除满足现有的业务功能的需求，还必须适应未来可能发生的各种复杂情况，具有灵活的应变能力和适应性，充分考虑到今后一段时间内业务需求的变化。

1 项目建设目标

智能办公综合服务平台应达到办公管理的电子化、流程化、规范化，实现提高管理效率，消除信息孤岛，整合资源，提升工作效率，节省办公费用以及移动办公的目的。

系统建成完毕后，用户的内部各办公系统和业务处理系统，彼此能互联互通，屏蔽掉“信息孤岛”和“数字鸿沟”。用户通过一个统一的内部门户入口，即可根据自身权限调用电子邮件、财务数据等各种内部资源，无需考虑资源的出处和底层的管理。

1.1 系统容量

智能办公综合服务平台的建设应满足用户日常办公的容量需求，做到各环节操作体验流畅，不受办公地点、时间限制，无性能瓶颈。

1.2 平台易用性

以用户体验为中心，从整体上考虑系统易用性问题，建立统一的操作模式和界面布局模式，采用清晰无歧义的提示帮助系统协助用户迅速了解各项操作的意义，采用向导方式引导用户完成流程定义等相对复杂的操作，采用进度提示标明较长的执行过程，采用明确的提示信息指出用户操作的结果、警告和错误等。在操作上尽量靠拢职工日常的办公习惯。

1.3 紧密围绕业务增强平台功能

在此平台建设过程中，要时刻紧扣业务部门的办公需求，从根本上提高大家在该平台上办公的积极性，比如通过和相关业务系统整合，实现数据互联、互通，通过综合服务平台更加可视化的展现第三方业务系统的数据和报表。

1.4 实现高可维护性

在保证高可用性的前提下，采用简单和可扩充的服务端部署架构，使用少量的服务器，实现服务端的高可靠性和高可维护性。

系统应实现故障自监控，一旦发现失效的服务应及时写入故障日志并通过邮件、短信等方式向管理员报警，降低故障发现时间，保障业务的连续运行。

系统业务数据应与执行程序等系统数据分类存放，并根据可配置的备份策略自动备份，结合服务器备份策略，整体实现多层次、多颗粒度的数据级和应用级的备份和恢复。

整体上，要求实现单点故障恢复时间不高于1小时，全系统整体灾难恢复时间不高于10小时。

1.5 平台的安全保障

在安全性方面，充分利用单位的专网、机房已有的基础安全设备，结合平台本身的安全性设计，实现软硬件一体的系统安全体系。该体系通过软硬件防火墙、VPN、防病毒系统、用户认证系统、授权管理系统、数据存储安全、应用程序安全、证书体系、移动用户安全接入设计、移动终端设备防盗安全设计等保障系统的整体安全性，保障服务端操作系统安全、避免用户的非授权访问、保证数据库系统的安全、保证数据安全访问与传输、保证移动客户端可信访问、避免因移动设备丢失造成的数据泄密等。

2 总体设计

2.1 平台建设思路

系统建设按照 “平台”+“应用”+“门户”的指导思想规划设计，要围绕以下三个方面展开：

建设安全、稳定、开放的基础平台

提供电子化、流程化、规范化的协同管理应用

整合各类应用，搭建内部门户，为不同用户提供个性化服务

2.2 平台建设原则

2.2.1 先进性原则

该平台设计时应充分考虑技术的发展方向，应用目前业界先进成熟的软件技术和设计理念，强调系统底层的规范性、健壮性和架构弹性，满足需求持续扩展的要求。

技术先进性：采用多层B/S架构，应用面向对象设计（OOA）技术，面向服务（SOA）技术，面向接口技术、组件式开发技术，采用MVC、ORM、Web Service、AJAX等成熟而又有发展前途的先进技术。

架构先进性：所有模块设计采用平台化技术，实现接口设计规范、增删组件灵活、利于扩展的系统结构。系统数据结构设计合理，采用基于元数据的设计模式，保证数据、界面，处理流程的数据描述一致。

2.2.2 实用性原则

业务管理实用：该平台在设计和开发时充分考虑各业务层次、各环节管理中数据处理的便利和可行，把满足单位用户业务作为第一要素考虑，建成符合单位工作人员办公管理模式、业务流程、制度规范的业务系统。endprint

操作方便实用：通过整体规范的用户界面设计，力求界面风格一致，美观大方、操作便捷易学易用，整体用户体验符合当前主流趋势。用户界面内提供的菜单、报表、组织机构树、流程向导、查询工具、弹出通知等界面元素既符合平台用户的使用习惯，又在易用性细节方面仔细推敲，做到操作思路清晰、方便实用。

运维管理实用：系统提供方便易用管理员工具软件，管理员工具采用B/S结构，不在客户端安装软件，减少维护工作量和维护成本投入。

2.2.3 兼容性原则

系统在服务端和客户端均基于标准化的协议和接口，保证相当大的兼容性。

在服务端，标准协议和接口的功能模块，使得底层的支撑组件的选择更加广泛和灵活，例如邮件模块采用标准的SMTP/POP协议使系统可以兼容市面上几乎全部的邮件系统、开放数据访问模型的应用使系统可以兼容各种主流数据库等。

在客户端，WEB用户界面应广泛支持绝大多数浏览器（包括IE内核和非IE内核，以及移动版浏览器如IE7/8/9/10、Firefox 22 、Safari 5.1.7、360 5.0）、操作系统（包括移动操作系统），部分高级功能所需的Office软件、媒体播放组件等也采用最新的格式标准，并保持对现有软件和格式的最大兼容性。

2.2.4 开放性原则

该平台各模块采用共同技术标准构成一个开放的、易扩充的、统一软件的系统。全面支持跨硬件平台、跨操作系统、跨数据库，在系统扩充和升级时能够实现平滑过渡。基于框架的组件化设计，可以随时增加新的功能模块和业务组件，提供二次开发平台，提供元数据详细说明和数据字典，使维保人员和后续开发人员容易理解数据结构，便于维护系统。采用基于XML的数据交换语言，支持与第三方软件的应用集成。

2.2.5 共享性原则

该平台在设计时应保证系统数据在各业务模块、各子平台之间的互联互通，相互共享。设计构建统一业务数据资源库为各业务模块提供完整、一致和准确的数据支持，各业务模块根据权限检索和调用共享数据资源池中的数据，避免数据的重复录入，提高数据库效率，提高数据资源的利用率。

2.2.6 可扩展性原则

考虑到平台系统建设是一个渐进式的过程，后续将会应对需求的变化补充新的功能，系统采用模块式结构，所有功能模块均可通过统一的接口层调用底层系统服务和数据流引擎，这种平台化技术保证了系统动态可扩展。可以实时地增加或减少应用模块，实现新需求的快速响应。

3 软件功能设计

通过对各业务部门的走访、调研，确定平台的基本建设需求，主要包含以下部分：

3.1 技术要求

系统架构应采用纯B/S架构模式，客户端零安装，通过浏览器可稳定使用，支持多浏览器兼容，通过采用组件技术的开发模式，系统平台提供可靠的、可伸缩的、易于扩充的综合办公和信息管理的基础架构。

3.2 角色权限管理

此平台应采用分散式权限管理模型，实现分层管理。权限管理员管理系统的基本设置，各功能模块的设置交由模块管理员管理，从而实现分块管理。

系统支持无限多级的树形机构和部门设置。支持角色、用户和数据范围的控制。

为了更加合理的利用硬件的空间，管理员可以为每个人定制其邮箱容量、个人共享文件夹的容量。

3.3 文件直传

文件直传设计类似邮件客户端，设置收件箱、发件箱、已发文件、草稿等文件夹；

为防止数据库大小无限增长，应为每个用户设定数据量上限，自动删除超过上限的历史数据，但在即将删除前提醒用户下载；

收件箱、发件箱、已发文件列表均支持查询、转发功能；

支持邮件、短信、系统消息等方式的收件提醒功能；

支持基于个人证书的文件加密传输和文件签名。

3.4 公文管理

实现电子化的公文流转是平台建设的重点需求，平台要实现公文收发（上行、下行、平行）、审批、流转，支持快速发文；能够灵活的自定义模版（各文种、拟稿单、签收单等）、自定义流程；并支持Office文档在线编辑，无需下载，自动上传，支持文件办理过程中的痕迹保留；同时配备电子印章验证功能，确保文件的安全。

3.5 工作流程

这一模块可以实现平日纸质流程的电子化，比如请假流程、出差流程、物品管理等，通过此模块的搭建，可以极大的提高单位的工作效率，节约办公成本。

3.6 邮件整合

和单位邮件系统整合，做到使用单位邮件系统提醒系统的代办信息，并可以实现反向登陆。

3.7 沟通交流

短信：平台要和运营商提供的短信接口进行对接，从而实现通过短信对平台其他模块进行提醒，邮件、通知、公文、任务等模块的提醒。

即时通讯：通过与IM软件的深度集成，提供类似文字、语音、视频的多方互动，可实现用户之间的实时通讯、文件传递。

微博：提供全单位内部的微博模块，单位工作人员能通过这一平台完成快速的交流和意见分享。

3.8 全文检索

新增全文检索功能。独立的全文检索引擎支持对结构化数据（数据库）和非结构化数据（文档）的自动生成词典索引，允许按照内容关键词进行跨模块的全文搜索。公文、文档、通知、任务、邮件等模块的各类格式的文本数据通过索引生成索引文件，用户在前台通过WEB查询接口对平台内数据实现全文检索；

所有检索操作均须经过权限系统过滤，确认检索人是否对检索结果拥有访问权限。

3.9 个人办公

通过这一模块，可以实现单位个人事务的办理，比如待办、待阅文件的查询；工作计划、任务、日志；工作汇报、通讯录等。

3.10 督察督办

平台应提供独立的催办督办功能，可以对公文办理、流程审批、会议、领导批示等各项工作进行在线催办督办，办事人员可以向催办人反馈进展情况。

3.11 资产管理

管理计算机设备的信息及预订情况，并对资料提供分类管理及按登记类型的管理，以及对资料的借阅情况进行管理，可通过超期列表查看所有借阅超过期限未归还的资料并可以批理催还。

资产采购可以和资产信息相关联。通过资产采购入库的资产，可以在采购单中查看该资产的信息；在查看资产信息时，也可以查看到该资产的采购单。

3.12 档案管理

相当于单位的一个电子档案室，可以归档公文、重要流程、重要文档等核心信息，也可以分类别对部门的办公文件进行归档。并提供档案从产生、借阅、销毁的一系列过程，完整记录每个档案的生命周期。

3.13 合同管理

单位很多部门都涉及到对合同的管理，所以平台要建立合同管理模块，能够实现对不同类型的合同进行过程化的管理，并且通过工作流，实现过程的审批。

3.14 移动功能

单位很多业务部门的领导经常出差，所以移动办公的功能也是此次系统建设需要考虑的。移动办公可以实现领导在外出差无法通过电脑上网时通过手机或平板电脑访问办公系统，实现随时随地的办公。移动办公功能主要包含邮件、文件办理、工作汇报、知识管理等功能。能和市面上常用的手机系统进行无缝适配，比如IOS系统、安卓系统等。

智能办公综合服务平台的建设给员工的工作带来了便捷，方便内部员工的通讯与交流；无纸化办公更环保，节约办公费用，同时提高了办公效率、规范了办公行为，此外此平台不受时间和区域的限制，实现了移动办公。endprint