基于Office软件的智能稿件登记送审软件设计

夏成锋

摘要：对于没有采用网络采编系统的期刊编辑常采用Office软件进行稿件登记、送审以及修改意见反馈等编辑工作，这种方法虽然直观但相对比较原始，不太智能。一些单机版稿件管理软件实现了部分采编系统的功能，可以完成稿件登记、审稿签生成等功能，但对现有的一些单机版稿件管理软件进行了试用，发现存在着操作复杂、与稿件处理流程不一致、样式不能修改等问题。通过试验，采用VC++操纵Word＼Excel的编程方法，设计了一款智能、简单实用的稿件登记软件。实现了一些登记项目（稿件名称、作者、电话）的智能识别，采用拖曳的操作方式，以Word作为输出格式，对于稿件不很多的编辑十分实用。

关键词：编辑部；稿件登记；智能识别；VC++ ；Microsoft Office； VBA

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）14-3317-02

Abstract： Journal editors without network editing system for often used Office software for paper registration， peer review and feedback. This method is relatively straightforward， but original and not smart . Some stand-alone paper management software have a part function of the editing system such as paper registration and peer review sign generation， but after a trial for those software， it was found that operation was complex， manuscript processing was inconsistent with the processes ， and the styles could not be modified . By experiment， a smart， simple and practical manuscript registration software was designed with VC + + manipulating Word ＼ Excel. The software could register projects （manuscript name， author， telephone ） by intelligent identification ， is drag operated and take word as the output format. Its very practical for the editor with not too many paper to deal with.

Key words： paper registration； intelligent recognition； VC + +； Microsoft Office； VBA

对于期刊编辑部，传统的纸质稿件登记方式已经过时，现在许多期刊已经采用网络采编系统进行稿件登记送审，但还是有一部分编辑部采用电子邮件投稿，采用纸质或是Excel电子表格进行登记，利用Word生成审稿签。对于编辑个人来说，要管理好自己负责的那部分稿件，有必要对这部分稿件进行登记管理，确定稿件的处理状态，主要包括：稿件登记（稿件名称、作者、电话、收稿日期）和稿件送审（审稿人、审稿日期、结果），虽然这些登记（部分可以复制粘贴）并不是很复杂的事，但许多工作可以让计算机来做，最简单的，送审时间可以利用计算机生成。实际上网络上有些免费的稿件管理软件下载，但试用后发现都不太好用，主要问题：1）不够智能。所有的信息都重新录入，包括题目、作者，甚至部分软件连登记时间都要手工填写。2）不能定制。许多编辑部已经有固定的审稿签，而软件只能按固定样式。3）操作复杂。许多信息没什么必要录入。4）不实用，表现出对编辑流程不熟悉。发现还找不到一款简单实用的管理软件。作者从事编辑工作多年，对编辑审稿流程比较熟悉，同时熟悉VC++编程，因此想自行开发一款简单实用的稿件管理软件。在不断试验中发现，Word稿件的格式比较固定，标题、作者等项目都有一些共同性质，可以利用这些共性实现要登记项目的智能查找填写；直接编程代码比较多，打印的样式也不好控制，采用VC++控制Word文档不但可以利用Word VBA的一些函数，而且可以以Word任意样式输出，方便使用现有稿件登记系统的文档。经过试验，设计了一款简单实用的稿件登记使用软件，主要实现了以下功能：

1）智能识别论文名称。

2）基于Office软件，以Excel为数据库，以Word为输出格式。

3）操作简单，支持拖拽。

4）智能识别第一作者名。

5）智能识别手机号码。

6）部分登记项目的自动生成。

软件采用VC++ 6.0和Office 2003实现。

1 软件总体规划

编辑部稿件处理主要包括：稿件登记、送审、修改意见等。其中稿件登记需要登记来稿的基本信息（名称、日期、作者、电话等），需要一个数据库。送审需要专家库以及送审时间、处理结果等，也需要一个数据库。这里选用Excel作为数据库，其效率可能没有SQL等数据库高，但比较简单同时可以直接查看。审稿签各个编辑部有自己成型的样式，因此选用Word文档作为审稿签的输出格式。VC++采用自动化方法与Word通信，同时可以利用Word VBA的一些函数，减少编码。程序为VC对话框模式，布局如图1。endprint

部分内容智能识别，即使识别有误也可以直接修改，审稿日期等一般取当前时间。

2 关键技术

1）VC++与Word文档信息交流。采用自动化方法，为方便自建一个类，主要函数包括：

OpenDocument（CString fileName）（打开文档）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替换），主要变量为Word VBA的一些常见对象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。处理Word文档都是通过这个类。

2）VC++与Excel文档信息交流。采用CSpreadSheet库，Excel表格有2个sheet ，一个为稿件登记，一个为专家库。

3）论文名称的自动识别：工作中发现，绝大部分Word稿件的标题都是Word中首次出现的文字，标题完成后一般会回车到下一行。Word VBA中Sentences对象是以句号、回车等作为一句话的判别标志，因此只要取出Word稿件的第一个Sentences对象，其字符变量就是稿件的标题，为保险加上一个空白判断。经试验绝大部分Word稿件采用此方法可以准确识别标题。

4）第一作者姓名识别。作者名一般在标题名下一行或下二行，一般为两字或三字，不同作者名字以空格或逗号分开。因为作者名字为四字的比较少见，为减少复杂性，在此不考虑。因为名字间有符号，而有些二字名中间会加空格，因此取出该Sentences的前3个字符，不会取到第二作者的名，判断最后一个字符是否为中文字符，不是则去掉。经试验也能识别大部分姓名，但对于其它语种名、三字以上名以及三字名中有空格会识别有误。

5）手机号码。手机号码为1开头的11位数字，利用Word中Find对象，根据这两个特征很容易搜索到，正则表达也很简单。虽然搜索到的可能不是手机号而是这样特征的数据，但实际上这种可能很小，在实际应用中还没碰到过。

6）拖拽功能。首先将对话框置顶，其次响应拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）审稿签生成。审稿签一般期刊编辑部有固定格式，需要填写的项目包括：稿件名称、审稿人、审稿期限、当前日期。为了灵活利用这些固定样式，采用查找、替换的方式进行编程处理。在空白Word审稿签上将要填写的项目分别用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存为只读文档，生成新审稿签只需要根据相应项目使用自建类的替换函数StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替换到相应位置即可。保存的审稿签以“审稿签（稿件名）”的方式自动命名，以区分不同的审稿内容。其它需要的单据都可以采用类似的方法处理。即使这些审稿签的样式和内容发生变更，但只填写项目不变，只需将相应项目对应的字符串移到新位置，就可以继续使用。

3 软件使用

软件打开后会前置到所有Windows窗口之上，将Word稿件按住鼠标左键拖入到软件界面上，一般能自动识别一些登记项目（如标题等），对于不能自动识别项目采用手工修改。审稿专家库需直接在Excel表格中录入。选择一篇文件后，通过下拉框选择合适的审稿人，可以生成Word格式审稿签也可以直接打印。稿件查询是通下拉框实现。在处理一定量的稿件后，宜将一部分Excel表格中的较老登记条目删除（不删除也可以，但稿件名下拉框条目太多，比较难找想找的稿件）。

4 小结

对一些免费的稿件管理软件进行了试用，发现其设计不太合理和智能。通过观察一般稿件的需登记项目的特点，采用合适的方法使稿件的登记智能化。同时充分利用Office VBA功能函数，使编程快速简洁。软件简洁直观，使用方便，避免了一些稿件登记系统的复杂。但是本软件也有一定的局限性，那就是稿件的处理量不能太大，功能上也相对简单。

参考文献：

[1] 刘彤，孙丽达，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的应用技巧[J].编辑学报，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint

部分内容智能识别，即使识别有误也可以直接修改，审稿日期等一般取当前时间。

2 关键技术

1）VC++与Word文档信息交流。采用自动化方法，为方便自建一个类，主要函数包括：

OpenDocument（CString fileName）（打开文档）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替换），主要变量为Word VBA的一些常见对象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。处理Word文档都是通过这个类。

2）VC++与Excel文档信息交流。采用CSpreadSheet库，Excel表格有2个sheet ，一个为稿件登记，一个为专家库。

3）论文名称的自动识别：工作中发现，绝大部分Word稿件的标题都是Word中首次出现的文字，标题完成后一般会回车到下一行。Word VBA中Sentences对象是以句号、回车等作为一句话的判别标志，因此只要取出Word稿件的第一个Sentences对象，其字符变量就是稿件的标题，为保险加上一个空白判断。经试验绝大部分Word稿件采用此方法可以准确识别标题。

4）第一作者姓名识别。作者名一般在标题名下一行或下二行，一般为两字或三字，不同作者名字以空格或逗号分开。因为作者名字为四字的比较少见，为减少复杂性，在此不考虑。因为名字间有符号，而有些二字名中间会加空格，因此取出该Sentences的前3个字符，不会取到第二作者的名，判断最后一个字符是否为中文字符，不是则去掉。经试验也能识别大部分姓名，但对于其它语种名、三字以上名以及三字名中有空格会识别有误。

5）手机号码。手机号码为1开头的11位数字，利用Word中Find对象，根据这两个特征很容易搜索到，正则表达也很简单。虽然搜索到的可能不是手机号而是这样特征的数据，但实际上这种可能很小，在实际应用中还没碰到过。

6）拖拽功能。首先将对话框置顶，其次响应拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）审稿签生成。审稿签一般期刊编辑部有固定格式，需要填写的项目包括：稿件名称、审稿人、审稿期限、当前日期。为了灵活利用这些固定样式，采用查找、替换的方式进行编程处理。在空白Word审稿签上将要填写的项目分别用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存为只读文档，生成新审稿签只需要根据相应项目使用自建类的替换函数StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替换到相应位置即可。保存的审稿签以“审稿签（稿件名）”的方式自动命名，以区分不同的审稿内容。其它需要的单据都可以采用类似的方法处理。即使这些审稿签的样式和内容发生变更，但只填写项目不变，只需将相应项目对应的字符串移到新位置，就可以继续使用。

3 软件使用

软件打开后会前置到所有Windows窗口之上，将Word稿件按住鼠标左键拖入到软件界面上，一般能自动识别一些登记项目（如标题等），对于不能自动识别项目采用手工修改。审稿专家库需直接在Excel表格中录入。选择一篇文件后，通过下拉框选择合适的审稿人，可以生成Word格式审稿签也可以直接打印。稿件查询是通下拉框实现。在处理一定量的稿件后，宜将一部分Excel表格中的较老登记条目删除（不删除也可以，但稿件名下拉框条目太多，比较难找想找的稿件）。

4 小结

对一些免费的稿件管理软件进行了试用，发现其设计不太合理和智能。通过观察一般稿件的需登记项目的特点，采用合适的方法使稿件的登记智能化。同时充分利用Office VBA功能函数，使编程快速简洁。软件简洁直观，使用方便，避免了一些稿件登记系统的复杂。但是本软件也有一定的局限性，那就是稿件的处理量不能太大，功能上也相对简单。

参考文献：

[1] 刘彤，孙丽达，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的应用技巧[J].编辑学报，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint

部分内容智能识别，即使识别有误也可以直接修改，审稿日期等一般取当前时间。

2 关键技术

1）VC++与Word文档信息交流。采用自动化方法，为方便自建一个类，主要函数包括：

OpenDocument（CString fileName）（打开文档）、Sentence（int n）（取出第n句的字符串）、StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）（字符串替换），主要变量为Word VBA的一些常见对象：Selection、Range、Find、Replacement、Sentences、Words。处理Word文档都是通过这个类。

2）VC++与Excel文档信息交流。采用CSpreadSheet库，Excel表格有2个sheet ，一个为稿件登记，一个为专家库。

3）论文名称的自动识别：工作中发现，绝大部分Word稿件的标题都是Word中首次出现的文字，标题完成后一般会回车到下一行。Word VBA中Sentences对象是以句号、回车等作为一句话的判别标志，因此只要取出Word稿件的第一个Sentences对象，其字符变量就是稿件的标题，为保险加上一个空白判断。经试验绝大部分Word稿件采用此方法可以准确识别标题。

4）第一作者姓名识别。作者名一般在标题名下一行或下二行，一般为两字或三字，不同作者名字以空格或逗号分开。因为作者名字为四字的比较少见，为减少复杂性，在此不考虑。因为名字间有符号，而有些二字名中间会加空格，因此取出该Sentences的前3个字符，不会取到第二作者的名，判断最后一个字符是否为中文字符，不是则去掉。经试验也能识别大部分姓名，但对于其它语种名、三字以上名以及三字名中有空格会识别有误。

5）手机号码。手机号码为1开头的11位数字，利用Word中Find对象，根据这两个特征很容易搜索到，正则表达也很简单。虽然搜索到的可能不是手机号而是这样特征的数据，但实际上这种可能很小，在实际应用中还没碰到过。

6）拖拽功能。首先将对话框置顶，其次响应拖拽消息OnDropFiles（HDROP hDropInfo）。

7）审稿签生成。审稿签一般期刊编辑部有固定格式，需要填写的项目包括：稿件名称、审稿人、审稿期限、当前日期。为了灵活利用这些固定样式，采用查找、替换的方式进行编程处理。在空白Word审稿签上将要填写的项目分别用aaa、bbb、ccc、ddd等稍微特殊一些的字符串填充，保存为只读文档，生成新审稿签只需要根据相应项目使用自建类的替换函数StrReplace（CString replaceStr，CString replaceStrWith）替换到相应位置即可。保存的审稿签以“审稿签（稿件名）”的方式自动命名，以区分不同的审稿内容。其它需要的单据都可以采用类似的方法处理。即使这些审稿签的样式和内容发生变更，但只填写项目不变，只需将相应项目对应的字符串移到新位置，就可以继续使用。

3 软件使用

软件打开后会前置到所有Windows窗口之上，将Word稿件按住鼠标左键拖入到软件界面上，一般能自动识别一些登记项目（如标题等），对于不能自动识别项目采用手工修改。审稿专家库需直接在Excel表格中录入。选择一篇文件后，通过下拉框选择合适的审稿人，可以生成Word格式审稿签也可以直接打印。稿件查询是通下拉框实现。在处理一定量的稿件后，宜将一部分Excel表格中的较老登记条目删除（不删除也可以，但稿件名下拉框条目太多，比较难找想找的稿件）。

4 小结

对一些免费的稿件管理软件进行了试用，发现其设计不太合理和智能。通过观察一般稿件的需登记项目的特点，采用合适的方法使稿件的登记智能化。同时充分利用Office VBA功能函数，使编程快速简洁。软件简洁直观，使用方便，避免了一些稿件登记系统的复杂。但是本软件也有一定的局限性，那就是稿件的处理量不能太大，功能上也相对简单。

参考文献：

[1] 刘彤，孙丽达，王小唯，等. Excel 2000 在稿件管理中的应用技巧[J].编辑学报，2003，15（3）：202-203.

[2] Yap C W.CSpreadSheet - A Class to Read and Write to Excel and Text Delimited Spreadsheet[CP/OL][2013-10-10].http：//www.codeproject.com/Articles/1636/CSpreadSheet-A-Class-to-Read-and-Write-to-Excel-an.endprint