浅谈文献数字化加工中的质量控制

杨敏黎

摘 要：本文结合民国时期期刊全文数字化项目的实际经验，介绍了文献数字化加工过程中质量控制的途径与方法，提升管理水平，有效保障产品数据质量，使数字资源能更好地服务广大读者用户。

关键词：文献数字化加工；质量控制；民国期刊数字化项目

随着大数据时代的临近，数字化加工也被运用到越来越多的领域，早在多年前，上海图书馆就开展了文献数字化建设，在抢救珍贵史料文献的同时，也推出了不少极具学术价值和史料价值的数字化加工产品，如《民国时期期刊全文数据库（1911～1949）》等。这些数字化加工成果不仅丰富了报刊数字资源，也为广大读者用户进行学术研究带来了便利。如何确保数据质量，使数字资源能更好地服务用户无疑成为文献数字化加工制作中的重中之重。本文将结合民国时期期刊全文数字化项目（以下简称：民国期刊数字化）开展六年来的实际经验，分析探讨提高数字化加工质量的途径与方法，使数字化加工的管理更科学化、系统化，从而有效控制数字化加工的质量，推动数字资源建设发展。

1 注重标准建设，形成规范体系

标准是科学、技术和实践经验的总结，加工标准和规范的建设成为保证数据质量的第一要素，基于民国期刊“品种繁多，内容复杂多变”的特点，在民国期刊数字化项目开展中我们始终投入了大量时间和人力，不断总结归纳，建立完善以技术标准为主体核心、以管理标准为支撑、以工作标准为保障的数字化标准体系，为数字资源的开发在质与量两方面提供技术规范和准则，使数字化项目在各个环节做到有章可循。仅数字化加工制作方面，在《篇名类文档制作标准》、《篇名类图像制作标准》等大类标准下，我们还细化了一些特殊情况的标准，如《汉字处理规范》、《公文类期刊制作标准》、《画报类期刊制作标准》、《符号著录规范》等，解决加工人员无据可依的问题。除了细化标准外，我们也会结合读者体验及用户反馈信息来不断补充完善加工标准，如根据编年整理研究人员的要求制定了有关期刊封面、封底、目录和版权页等信息的著录规则，在呈现期刊原始风貌的同时，提高了数据质量，方便用户查询研究。

2 开展调研测试，致力工艺优化

在生产型企业中，工艺管理可谓技术管理的核心，是提高产品质量保证。基于工艺不确定性和非唯一性的特点，我们将工艺优化的概念引入文献数字化加工中，通过各类调研测试，不断细化、补充、完善工艺流程，使其成为保证数据质量的又一核心手段。

以民国期刊数字化项目为例，在已有标准规范及工序流程下，我们通过问卷调研、行为观察、样本测试等方法，统计汇总加工人员年龄、性别、学历、性格、爱好、操作习惯等信息，结合每一“工艺”的分析研究，我们进行了多次工艺优化，并在保证数据质量的同时，有效提高了生产效率。举例说明，通过观察总结加工人员的操作习惯，我们发现版面分析工序的员工都优先选择左手键盘右手鼠标相结合的操作方式来进行数据加工，基于这点我们对快捷键重新设置，默认以键盘左手边区域为主（如Alt+A，Alt+D等），一来可以照顾到女员工手型相对较小的情况，二来可以避免远距离跨键操作造成的不必要差错；同样情况，还存在于加工界面的调配组合中，员工可根据自身习惯将图像与文字的显示框上下左右随意组合排列，以达到最佳视觉效果，缓解视觉疲劳。这些看似细小的工艺优化，却在实际数字化生产中发挥了大作用，在一定程度上保障了数据质量。

3 把握源头质量，实施全程监控

在民国期刊数字化项目中，我们将质量监控从一个特定点的描述，扩展为一条线的概念，起始于项目启动阶段，贯穿于整个生产加工过程中。

以我们的经验来看，除却加工标准的制定，数字化项目伊始的资源排查整理至关重要。一般由专业人员对文献进行检查，确认文献资源是否完整，是否存在影响后续加工质量的因素，是否存在重复资源等情况，在项目起始阶段打好质量的基础，把好数据加工的第一关。此外，质量监控也不仅在加工验收环节中进行，而是应穿插于整个生产过程中，利用专业验收软件和工具，对生产数据进行合法性检验与人工抽查检验，在加工过程中发现潜在问题，达到有效控制质量的效果。

4 完善员工激励，打造专业队伍

套用广告语“科技以人为本”，笔者认为在数字化质量控制方面，员工是最关键因素，因此有效激励员工，打造一支技术过硬的专业人才队伍是数据质量的又一保障。

实际生产管理中，我们发现非金钱激励手段在提高员工积极性，确保数据质量方面起了显著效果。首先，我们为员工提供了教育培训的机会，学习数据制作、计算机技术、数据管理等理论，充实完善知识结构，提高工作能力和水平；其次，我们注重团队文化建设，提供更多发展机会，培养优秀员工成为数字化加工领域的专家；最后，借鉴美国IBM公司“百分之百俱乐部”的成果做法，采用尊重激励的方式，每年在员工墙上专题介绍优秀员工，并为其提供交流经验的开讲机会。通过这些激励手段，我们逐步打造出了一支具备较强的业务技能，较高的综合素质，高涨工作热情的数字化加工队伍，在业务层面保障了数据质量，满足数字化加工不断发展的需要。

文献数字化加工是一个长期持续的工作，其制作水平的高低，数据质量的好坏，直接决定了对文献资源开发的优劣，决定了用户的直观体验感受，决定了数据库产品的发展未来。笔者结合实际工作经验，为有效提高数字化加工质量提出了方法，希望以此文与各同行研究探讨，正视数字化加工过程中质量控制的重要性，借鉴其他成功案例，弥补自身不足，为文献数字化加工建设提供有效保证，使数字资源能更好地服务广大读者用户。

参考文献

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