加强企业基层单位档案管理工作

2014-07-15赵凤云

卷宗 2014年5期

摘要：随着社会信息化时代的到来，信息管理越来越多样化。作为原始信息凭证，基层单位档案的存在有着重要的意义，企业档案是企业在各项实践活动中形成的真实可靠的原始依据，记录了企业的发展历程。良好的企业基层档案的管理规划在维护企业健康发展的方面具有战略意义，本文就如何加强企业基层档案的管理工作，结合实际谈一些见解。

关键词：基层；档案管理；规范

就企业而言，档案可以说是一个企业的丰碑，记录着一个企业的成长过程。档案工作的好坏，直接或间接地影响着一个单位的工作质量、工作效率和服务质量。因此，如何做好基层档案管理工作是当今管理者必须考虑的重大问题。

1 目前基层档案管理分析

1.1 管理者管理意识不强

当今，许多的企业基层单位由于管理者管理意识不强，忽视了档案的管理工作，即使有一些单位把档案管理提到了日程上，但是在管理的时候，由于管理人员身兼数职、人事经常变动原因经常会出现档案整理不及时、档案质量不高、业务素质欠缺、服务标准降低等情况，从而造成企业单位档案管理不到位。

1.2 管理体制不够完善

随着经济改革的不断深化，企业内部机构和单位的撤并、重组、迁址逐渐增多。在单位撤并的交接过程中，领导把主要精力都放在安全稳定和平稳交接上，对基础的档案移交工作重视不够，没有纳入议事日程，没有建立健全完善的档案交接体制，加上个别人员对档案的集中管理的意识不够强，致使交接程序简化，交接事项不清、交接手续不严而造成档案信息丢失，为以后的档案利用造成了很大的不便。

1.3 企业单位档案管理的不规范

在档案管理中，档案管理者对基础档案管理的重要性和必要性没有足够的认识，对档案管理不积极，仅仅是为了应付检查、应付差事，对档案的管理没有建立严密有效的档案管理制度、对信息的收集整理到保存没有做到系统规范，甚至有些管理者把文件随意丢放，没有尽到一个管理者的责任。

1.4 提高档案规划质量，加强档案信息化管理

随着信息化时代的到来，许多基层单位档案的管理体系并未创新，由于长期未更新档案信息系统的版本，造成了目前企业的电子信息档案管理混乱，加之单位在档案的管理方面没有制定相应的规定，许多档案没有进行合理的范围划分，导致了文件的保管的混乱，从而降低了档案的管理质量。

1.5 档案管理环境恶劣

为了档案能够完整的存放，档案的存放环境是极为的重要，档案室最好能保证良好的通风条件和干燥条件。除此之外，防止蛀虫也是重中之重。在目前的档案管理工作中，基层单位并未重视这些问题，档案室的温度和干燥度经常不达标，在防止蛀虫方面，目前的企业单位多采用药物杀虫，这种方法虽然能抑止蛀虫，但对管理人员的身体也造成了很大的伤害。

2 加强基层档案管理工作的具体措施分析

2.1 优化档案管理制度，提高档案管理者专业能力

为了能够改变当前的档案管理弊端，管理者积极了解当前的档案管理现状，积极与其他档部门沟通讨论，改革管理体系，制定相应的管理规章，其中主要分以下几个方面。

（1）加强培养档案管理者的责任心和职业道德素质，为企业树立良好的形象，为档案利用者提供更好的查询服务，在档案的管理中，管理者不但要坚持实事求是的思想，保证档案的真实性，完整性。还应该具有保密意识，以确保档案的政治安全。

（2）档案的管理人员不仅要具备专业的理论知识，还应该熟悉档案的管理工作，熟悉现代化信息技术，使传统的档案管理逐渐向现代信息化管理靠拢。此外，要注重提高工作人员的实践能力，规范管理流程。

2.2 提高档案管理者的综合能力

档案的管理好坏在很大程度上都是与管理者的能力直接挂钩，所以档案管理工作人员的综合能力是十分重要的，这对档案管理工作质量上的影响非常显著，为了提高档案材料的收集效率，档案管理人员要具备几下几个方面的条件。

（1）档案管理人员除了对档案管理的理论知识的全面了解以外，档案管理人员还必须了解其他各个学科的知识，如信息、分类、编辑等方面都要有一定的了解。当今社会，计算机的应用已经无处不在，计算机的存在为人类的工作和生活都带来了极大的便利。档案管理者不但要对传统文化熟记于心，还要对计算机操作了如指掌，只有管理者不断地学习新知识，并加以创新改革，才能更好地推动档案管理的健康发展。

（2）企业应该鼓励档案管理人员多参加一些创新、直观、生动的培训课程。企业也可以定期的组织一些多媒体教学课程，为档案管理人员提供与其他企业相互学习相互交流的平台，以提高档案管理人员的管理技术水平。

（3）企业应培养档案管理人员的自学能力，培养档案管理人员的管理能力，提高管理人员的责任心和社会感。

2.3 加强检查力度，提高管理质量

（1）在档案管理工作中，管理者应加强检查的力度，实行年检制度，把年度检查结果同年终考评、先进评选结合起来，从而强化档案管理的规范性。

（2）企业各基层单位间要联合检查，相互督促，主动汇报实施状况。

（3）严格检查，严格执法，对于检查发现的问题要立即通知单位，对于情节极为严重的情况应追究其法律责任。

（4）积极沟通。在检查工作结束以后，应立即与检查单位就检查问题进行沟通讨论，向有关领导和人员通报，积极整改。

2.4 充分使用当前信息化技术，合理管理

随着信息化技术的提高，纸质档案已逐步被电子信息所替代，电子档案不但弥补了纸质档案不易长期保存的缺点，还具有便于快速检索和远距离传输的优点，提高了工作效率，节省了人力、物力、时间和空间，实现了具有现代特色和规律的办公自动化科学管理与人工管理的有效结合。

2.5 普及档案知识，提升档案质量

档案质量的提高与机关工作人员对档案工作的认知程度、档案知识密不可分，针对当前机关工作人员对档案工作认知匮乏、知识欠缺问题需要做好以下两点。

（1）充分认识档案宣传工作的重要性，加强领导，配足必要的宣传设施设备，提高档案宣传工作的质量和效率。