浅谈提高办公室档案管理工作效率的思考

摘 要：随着经济的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足社会的发展需求，办公室档案管理工作也将面临着新的挑战，办公室档案管理工作要如何提高，已经成为办公室管理方面的热点问题。我们知道，对于单位而言，办公室是一个重要的组成部分，对于单位下达的各种文件和政策起着承上启下的作用，并且有助于员工和单位的沟通。由此可见办公室档案管理工作的水平对单位的整体管理水平是有一定影响的，因此提高办公室档案管理工作已经是刻不容缓的，只有对办公室档案管理工作进行积极的创新与管理，才可以提高办公室档案管理工作的效率，为单位的发展做出有利影响。本文将根据目前大多数档案管理办公室的现状进行分析，并且根据所出现的问题提出相关改善措施，希望可以对档案管理工作起到一定作用。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

1 提高档案管理工作的必要性

办公室档案管理工作的重点在于对资料的收集和保存，档案客观的记录并且真实的反映了事物发展的过程，不仅具有借鉴作用，还具有查询的价值。但是由于档案具有机密性，想要对其进行查询需经过多种麻烦的步骤，这也是纸质档案的一大通病。而且档案的种类相当的繁杂，由于纸质档案的存档占用的地方较大，这不利于档案管理工作的实施。我们知道办公室档案的内容和性质各不相同，而且档案的重要性也是各有不一，对于内部机密文件，档案管理人员应该做好保密工作，防止机密文件的泄露，影响工作的正常进行。我们知道办公室档案有关于一个人在各个时期的所有经历，加强对个人档案的管理对于个人将来在各个工作岗位的发展将是有很大影响的。有的办公室档案是对某一业务的指导，是业务部门的工作思路和方法，那么加强对这些档案的管理就保障了企业单位的发展。为了提高档案管理工作的效率，方便借阅档案文件，档案管理工作中运用计算机来进行工作已经成为必要，这不仅能够节约存放档案而花费的资金，还方便任何地方对资料的查询，当然我们可以对档案查询设置权限，以保证档案的机密性。

2 办公室档案管理工作存在的问题

办公室档案管理工作是为了保持档案的完整性，方便需要的人员进行借阅，从而实现档案的最大利用价值，但是，由于许多单位对档案管理工作不予以重视，促使档案管理方面的问题不断呈现，这不仅阻碍了借阅人的借阅，还在一定程度上控制了档案的价值，我们应该对这些问题进行探讨分析。

第一，档案管理人员的素质低，对档案管理工作的认识不够。我国办公室档案管理人员对于档案管理的管理意识薄弱，一般管理人员不具备专业的管理水平，并且大多数办公室档案长期处于堆放状况，管理人员并不及时予以整理，那么档案的使用价值也就无法实现。由于档案管理人员的知识面较为局限，而档案涉及的领域较多，那么在整理档案的时候，管理人员将会出现各种状况，严重影响到档案的管理和整理。

第二，管理制度落后。目前大部分单位对于档案管理的制度都是存在各种问题的，不能规范的进行档案管理工作吧，并且单位领导对于档案管理工作不予重视，那么管理人员将会无视这些管理制度，在整理档案过程中出现不认真，且对于档案的保密工作也做不到位，对于借出的档案也不及时归档，导致档案缺失损坏。

第三，档案管理工作硬件投入低。随着科技的不断发展，许多单位也采用了计算机网络来管理档案，但是由于之前的种种原因，档案管理人员对于新的媒体无法适应，而且他们接受新事物的能力较低，这就促使单位仍在使用旧的档案管理方式。并且传统的档案是以纸质档案为主的，由于社会的不断变化，所需整理的档案更加广泛，那么档案管理人员将难以应对这一工作。

第四，档案文件的利用率较低。一般单位里的档案管理工作人员接受的都是落后的管理制度，并且将长期受到落后制度的约束，并且借阅档案的原则和步骤也颇多，一般借阅人会由于繁杂的借阅原则而放弃借阅，这就降低了档案的利用率，档案成为一堆无用之物，那么它的利用价值将无法体现。

3 提高办公室档案管理工作效率的策略

办公室档案管理工作的管理效率直接影响单位工作的效率，那么加强对办公室档案的管理工作十分重要，以加强档案的利用率。并且各单位的档案管理工作也在不断改变，提高管理人员的管理水平也是重要的，由于档案的种类较多，管理工作相对较为复杂，我们可以从以下几点提出改进措施。

第一，加强对档案管理人员的培训，提高专业管理水平。单位可以聘请专业的档案管理人员来对单位人员进行培训，让档案管理人员充分认识到档案的价值，以及档案信息化建设重要性和必要性。并且管理人员应该积极配合单位，不仅接受专业的培训，还要积极的学习心的事物，完善自己的工作能力，更好的完成档案管理工作。

第二，完善档案管理制度，提高对法的认识。目前许多单位在认识到档案管理工作的重要性之后，对档案管理的制度进行了大幅度的修改，但是在执行方面却是不乐观的。单位仅仅是制定完备的管理制度，而不强调执行力是不行的。不仅要加强档案管理人员在管理方面的能力培训，也要对他们进行法律知识的培训，让管理人员了解法律，并且守法。此外单位应该赏罚分明，加大对管理工作制度的执行。

第三，加强档案管理意识，提高工作效率。目前大多数单位对于档案管理的管理意识薄弱，阻碍了档案管理工作的实施，单位想要提高档案管理工作的工作效率，就应该加强对档案管理工作的管理意识，这不仅仅是单位的领导层所要认识的，也是档案管理工作人员需要认识的，建立并完善档案管理意识，树立管理理念，从而更好地为档案管理服务，取得更好地进步。

第四，加快无纸化档案的建设，提高档案的利用价值。由于社会的不断发展，纸质档案的弊端也在日益暴露出来，传统的档案管理浪费资源，不仅是在整理档案方面还出现在存档方面，都极大的浪费了人力物力。因此单位应该对档案管理人员进行培训，并且利用计算机建立无纸化的档案，不仅适应了目前社会的发展，还解决的查找资料难的问题，提高了档案的利用价值。

第五，大力投入硬件设施，提高管理人员的能力。档案管理的涉及面极为广泛，这对与档案管理人员的素质是有很大要求的，因此，单位在引进计算机这一媒介的同时，应该对管理人员进行计算机知识方面的培训，提高管理团队的管理能力，全面促进档案管理工作的实施。

4 结语

办公室档案管理工作与办公室其他工作的开展都是有相关影响的，那么加强对办公室档案管理工作的管理尤为重要。并且档案管理工作相对比较复杂，而且档案涉及的种类较多，所以档案管理人员必须要加强各方面知识的积累，那么这就要求单位加强对档案管理工作人员各方面知识的培训，并且借用新媒体，当然单位的领导层也应该加大对档案管理工作的指导，单位全员提高对档案管理工作的认识，从而提高档案管理工作效率，并且将档案的利用价值体现出来。

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作者简介

杨晓斌（1977—），男，山东省德州市人，工作单位：山东省德州市人民防空办公室，职务：科员。