论述高校数字化档案管理存在的问题及对策

田绍敏

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。

关键词：高校；教学档案；数字化

1 教学档案数字化建设的问题

1.1 档案数字化

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。

1.2 电子档案原件的真实性问题

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。

1.3 电子档案内容的保密性问题

用 网络 的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

1.4 电子档案保管的长久性问题

随着办公自动化的不断深入，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

1.5 档案管理软件的统一性问题

计算机软件研制大大落后于硬件的发展 ，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

由于现代高等教育体制和教学改革，各高校都在致力于提升办学水平，彼此之间存在着激烈的竞争。各高校都在采取各种形式各种方法宣传以期扩大学校的知名度和影响力，纷纷兴建校史馆、编纂校史，强调档案要为学校、学生和社会服务。为此，档案馆根据学校 发展 要求和社会发展趋势加强了收集整理和编研工作，使档案馆成为宣传学校的窗口阵地；同时进行信息化建设，用现代技术手段高效地完成传统手工服务的方法难于应付的大量的查询服务工作，如党政日常工作中档案材料的查考、毕业生学籍证明、学历学位认证、成绩翻译、人事档案补充材料等，档案服务的成效日益为高校所认同；新的形势对档案人才也提出了要求，一是档案馆要增加编制，满足档案工作深入发展和档案规模扩大的需要，二是档案馆要加强人才培训和继续教育，形成合理的知识结构，掌握最新专业技术和理念。

2 教学档案数字化管理的优点

2.1 便捷实现多种媒体信息存储和传递

电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存， 并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性，丰富了档案的内容。

2.2 信息存储容量大

电子档案体积小但存储容量大。一张CD-ROM光盘可存储650 Mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张A4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。

2.3 便捷实现检索浏览

电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料， 大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在教学档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料，网上下载档案信息，或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。

2.4 提高了教学档案的利用率

在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务，大大提高了档案的利用率。

3 建议采取的对策

3.1 尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

3.2 建立健全维护 电子 文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过 法律 形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

3.3 制定 科学 、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

3.4 研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

高校档案工作的重要性早已在《高等学校档案管理办法》中得到体现，在现实中，也逐渐被各高校所认识和重视，很多高校档案馆的办馆条件得到改善，如新建独立的馆舍，更新设备，加大经费投入，注重档案人才培养；档案馆应充分利用收集指导、培训和展览等各种途径宣传档案意识，充分利用较好的办馆条件，扎实做好档案基础工作，努力开发档案信息资源，为学校的管理建设服务，为社会服务。如此则高校的管理建设与档案工作构成良性循环，二者之间的关系越来越密切，相互促进，最终达到提升高校办学水平的目标。

参考文献

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001： 94-99

[2]《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令[2008]第27号）