联合档案室：文化站艺档管理的模式创新

郑美珍 （嵊州市鹿山街道文化站 312400）

珍贵的文化艺术档案，不仅是文化艺术活动的真买见证，也是民族文化的根脉。乡镇综合文化站艺术档案作为艺档体系中的一个重要组成部分，随着文化大发展、大繁荣的不断推进，其地位和作用日趋显现。如何更有效地收集好、管理好、利用好文化站艺档是我们基层文化工作者应该认真思考和实践的重要课题。笔者认为，从长远利益和现实需要 考虑，建立联合档案室，对文化站艺档实施分片集中管理具有一定的科学性和可操作性。

一、建立联合档案窒的因由和依据

(一)因由

乡镇文化站大都创建于上量纪七、八十年代，由亍历史短、起步迟，再加上认识上的差距，致使艺档管理工作普通存在规模小、设施简陋、缺少专业管理人员、业务不规范等问题，尤其是一些边缘和山区小乡，前几年刚刚摆脱“一室一人一桌”的工作困境，所有艺档都集中锁在一个抽屉里，什么防潮、防蛀、防磁、防盗的措施都没有，更谈不上科学管理和开发利用价值。同时，从我们嵊州市的情况看，大部分山区文化站都只有一位文化员，而集镇(街道）少则3人、多则有7人。因此，无论是从创新管理的目的出发，还是从硬件设施和力量配备上分析，都为实施文化站艺档分片联合管理模式提供了实践的价值。

(二)依据

文化艺术档案管理是一项专业性强、业务繁琐复杂的工作，没有一个专门的机构常年抓落实，很难有效果。《艺术档案管理办法》第五条明确规定：文化艺术单位应当对本单位的艺术档案实行集中统一管理，保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。有关资料表明，近几年来，上海、江西、内蒙古、甘肃等地已先后成立了省级文化艺术档案馆，河南、辽宁、黑龙江、贵州等地也相继设立了文化艺术档案管理中心，集中统一管理辖区内的文化艺术档案。文化部2008年编辑出版的《艺术档案管理读本》在介绍艺术档案室的形式时，也把联合档案室作为主要形式列入其中。另外，从非遗档案管理的角度看，我们浙江省各级文化主管部门也相应设立了专门的保护研究中心，并将工作经费纳入了年度经费预算。所有这些举措，都为文化站艺档实施分片联合管理模式提供了政策、理论和实践依据。

二、联合管理的运作模式和优势分析

(一)运作模式

文化站艺档分片联合管理模式就是由各县(市)文化主管部门根据辖内的行政布局，从区位优势、经济实力、人员配置、文化特色、库房条件等综合因素考量，有代表性地选择在部分乡镇(街道)文化站设立联合档案室，拨出专款购置电脑、数码相机、摄像机、扫描仪等现代化管理设备，将周边文化站的艺术档案调集到联合档案室，落实专门人员实行统一收集、统一整理、统一利用。以笔者所在的嵊州市为例，全市现有综合文化站22个，其中街道文化站4个、中心集镇文化站5个、边缘及山区乡镇文化站12个、开发区文化站1个。按照分片联合管理模式的构想，可以依托甘霖、崇仁、长乐、三界、黄泽五大中心集镇和市区(含街道、开发区)分6大片设立东、西、南、北、中及市区6个联合档案室开展文化站艺档的集中管理工作。

(二)优势分析

从现状看，相对于现行各文化站分散式管理体制在精力、财力、物力、效率等方面存在的一系列弊端，分片联合管理模式至少具有以下五方面优势。

1.管理会更加规范。艺术档案管理是一门新兴的学科。近年来，各级文化主管部门虽然都在组织举办专门的培训班，但期数少、时间短、参与面小。从文化站的层面看，真正参加过艺档培训的文化员廖廖无几，大多数艺档管理员都是“自学成才”“滥竽充数”，而且身兼数职，导致艺档在收集、整理、分类、归档、编研等各个环节的工作系统化、专业化、标准化程度不高。实施分片联合管理模式后，我们可以通过多层次、多门类的岗位培训，培养一批文化员专职从事艺档管理工作，形成一支相对稳定的艺档管理专业人才队伍。这样，不仅能够大大提升艺档管理的规范化水平，而且能够有效解决部分文化员姓“文”但不从“文”的职业“回归”问题。

2.共享会更加便捷。艺术档案资源的管理，最终目的是为了发挥它的作用，不同文化站产生的艺档资料具有不同的历史背景和文化内涵。现行分散式管理，站与站之间各自为政，交流不多，在信息集聚和流动上存在一定的局限性。实施分片联合管理模式，一方面可以通过艺档的收集、挖掘、利用加强沟通和联系，促进站际间的合作与互动；另一方面，信息技术的快速发展为艺档管理提供了高效、快捷的手段和方法，艺档管理数字化、电子化、网络化已成为艺档资源内部共享的最有效载体。

3.资料会更加齐全。丰富藏量是艺术档案事业发展的重要条件，也是艺术生产发展的迫切需要。藏量是否丰富是衡量一个艺术单位档案收集工作好坏和业务状况的重要标志，藏量不足，质量不高，利用率就低，作用就不能发挥。从我们嵊州市的情况看，各站普遍存在现实的艺术活动材料较多、历史上收集形成的材料较少，共性材料较多、个性材料较少，分散性材料较多、成套性材料较少等现象，从而削弱了艺档质量的系统性和复用性。实施分片联合管理具有一定的互补性和差异性，能较好地解决门类不全、资料不足等问题。

4.设施会更加先进。由于一些乡镇尤其是山区小乡档案资料较少，且大多为传统的纸质文件或照片、音像，导致政府财政在库房和管理设备的投入上缺乏热情。建立联合档案室，不仅可以避免“天女散花式”的重复投入和设备闲置，而且还能集优势财力全面改善艺档管理的硬件设施，如建造防火、防盗、防潮、防磁库房，统一购置计算机、数码相机、复印机、扫描仪等等，大大提高艺档管理的集约化和科学化水平。

5.监管会更加有力。由于乡镇(街道)综合文化站直接面对基层群众，公共文化服务战线长、任务重。因此，县(市)级文化和档案主管部门在对文化站艺档管理实施监督检查时，常常会流于形式或“走过场”。列入年度工作考核内容也往往只是象征性的一条或很小分值。建立联合档案室后，就可以详细制定工作目标和规划，明确工作职责和纪律，细化考核内容，落实奖惩措施，实施有效监管，促进艺档管理迅速步入科学化、法制化、专业化发展轨道。

三、实施联合管理模式的主要原则及保障措施

(一)主要原则

从科学发展观的总体要求出发，针对各地行政区划布局和自然环境差异，结合基层文化工作具体实际，笔者认为，文化站艺档分片联合管理模式重点要遵循以下四条原则。

1.划片上要就近就便。为便于艺档的收集、调送、查阅和利用，文化主管部门在划片建室前，要围绕“地缘相近、人缘相亲、文化相通”的基本理念，先进行深入细致的调研，认真征求当地政府和文化站的意见，充分确保划片建室的合理性和科学性。

2.资源上要共建共享。艺术档案来源于文化艺术工作，又服务于文化艺术工作，这是它本身的职能，也是建立和保存艺术档案的重要目的之一，更是我们实施分片联合管理的初衷和愿望，对于联合档案室的一切资源，相关文化站不仅有共建的责任的，更有共享的权利。

3.管理上要专职专人。艺档管理工作专业性、延续性要求高，工作量大面广，必须要有专职专人来具体负责。实施分片联合管理模式的主要目的就是为了提高文化站艺档管理的规范化、专业化水平，如果联合档案室管理人员不能做到专职专用的话，这一模式也便失于实践的意义。

4.业务上要有统有分。对于各站定期不定期收集送达的艺档资料和实物，联合档案室要根据艺档的特点、本质和运行规律进行分类整理、立卷归档。该形成系列的要形成系列，该分站单独立卷存放的要单独立卷存放，做到有统有分，有机结合。

(二)保障措施

实施文化站艺档分片联合管理模式是一项探索性、创造性的工作，必须要有一整套的保障措施作支撑，否则就是“空中楼阁”“纸上谈兵”。

1.组织保障。以文化部和国家档案局部局长令形式颁布的《艺术档案管理办法》第四条明确提出，各级文化行政管理部门应把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，在业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。为此，建议由县(市)文化部门牵头，联合档案部门成立艺档管理工作领导小组，负责对有关乡镇(街道)政府进行沟通、协调，落实推行分片联合管理模式所需的场地、人员和相关设施，开展督促、检查工作。

2.资金保障。建议县(市)文化主管部门通过争取县(市)财政拨一点、职能部门贴一点、乡镇(街道)补一点等办法，及时解决建立各片联合档案室所需的资金和日常工作经费，保证管理工作顺利运转。

3.机制保障。建议县(市)文化主管部门制定出台《文化站艺档分片联合管理制度》《艺档专职管理员岗位职责》以及《定期信息通报制度》《年度岗位目标考核制度》《艺档工作评价制度》等一系列长效制度；建立健全《文化、档案管理部门定期协商交流机制》和《联合督查考评机制》等；努力以完善的体制机制来推动艺档管理事业的健康发展。

[1]《艺术档案管理办法》(文化部令第21号)，2002.2.

[2]《艺术档案管理读本》(文化艺术出版社出版)，2008.11.

[3]《文化部关于进一步加强文化艺术档案工作的意见》(文办发[2008]37号).