浅谈计算机在企事业单位档案管理中的应用

仇艳华

(广西职业技术学院,广西南宁 530226)

浅谈计算机在企事业单位档案管理中的应用

仇艳华

(广西职业技术学院,广西南宁 530226)

目前计算机被广泛的应用在企事业单位档案管理中计,其为各种信息管理提供了非常方便快捷的技术支撑,为企事业单位的档案管理提供更为深刻的管理内涵,这样对档案管理以及企事业单位其他事宜的进展是非常有利的。本文笔者对详细分析了计算机在企事业单位档案管理中的应用,阐述了对计算机在企事业单位档案管理中的内容,应用的重要性、优点以及技巧,提出了目前企事业单位档案管理信息化应采取的措施。希望能够为企事业单位档案管理的计算机化提供参考。

计算机 企事业单位 档案管理

1 计算机进行企事业单位档案管理的重要性及其优点

1.1 计算机进行企事业单位档案管理的重要性

随着科学技术的不断发展以及计算机技术的普及,计算机科学技术已经不容置疑的进入了我国不同单位的各个领域,并且在我国企事业单位的诸多方面发挥了不可或缺的作用,这样就标志着我国企事业单位档案的管理的企业管理渐渐地向现代化与信息化迈进,计算机科学技术成为了企事业单位档案管理中不可或缺的重要工具之一。目前企事业单位正面临着国际化竞争的严峻考验,准确的完成企事业单位的档案管理、提高自己的财务管理能力以及技术水平,实现企事业单位档案管理的电子化与信息化,创建一个集成的系统平台,这样就可以大大提高企事业单位的综合管理能力与市场竞争力。

1.2 计算机在企事业单位档案管理中的优点

计算机科学技术在企事业单位的应用使人员基本信息的管理流程变得流畅,实现了人事部门和项目经理部之间基本信息的共享,使准确及时的掌握员工的基本信息成为现实。企事业单位档案管理中各项数据的处理也变得更加的快速和准确,数据的准确率都能够达到百分之九十五以上。企事业单位档案数据的流动顺畅,可以使施企事业单位的各个部门可以在最短的时间获得该部门或者是其他部门提供的数据,为企事业单位高效准确的掌握各个员工的基本信息提供了有力的科学的依据。因为计算机科学技术在企事业单位的应用,使大部分手工报表逐渐的取消,这样就大大节省了办公的费用,又使员工的档案变得更加准确快速,使档案实现了资源共享。计算机可续技术运用还实现了员工档案的收集整理的一体化以及基本信息集成化的管理,使得原来相对混乱的部门衔接,通过措施的合理运用,准确自然地衔接在一快,充分体现了计算机科学技术在企事业单位档案管理上的优越性。计算机科学技术在企事业单位档案管理中的应用使得科学的管理方法与先进的技术实现了集成,从而达到了科学管理和先进技术共同发展的目的。

2 企事业单位在档案管理计算机化采用的措施

2.1 深入做好“四化”工作

企事业单位在对档案进行管理时要做到档案工作规范化、装具标准化、管理现代化、文件材料信息化,企事业单位的相关部门领导更加关心、重视档案工作,及时研究解决档案工作中的实际问题,把档案管理工作的信息化纳入单位同步发展规划,提出尽早做好企事业单位档案“四化”工作,通过企事业单位档案工作信息化管理市一级的认定。

2.2 明确工作责任,规范工作步骤

企事业单位在实施档案管理信息化工作时,档案接收、移交都要记录清楚;档案统计要与事实相符、数据准确;档案鉴定、销毁程序规范,手续齐全;档案库房温湿度测定记录准确,利用空调、除湿机确保库房温、湿度符合要求。企事业单位的领导经常关注档案管理的安全管理,督促制定安全管理规章,做到责任明确。

2.3 科学管理,培养专业人才

企事业单位要建立规范、科学的计算机档案管理体系,全面准确地记录和反映各个员工的基本信息建设与企业项目发展的历史过程。企事业要部门培养专业人才,就需要举办档案管理人员培训班,并要求企事业单位内设机构、直属单位及单位的项目主管领导、及档案管理人员都要参加该培训。企事业单位档案管理人员培训班要采取理论讲解、典型案例分析、现场学习答疑相结合方法,对项目档案的含义,档案意识的法律涵义,项目管理办法、管理流程,档案的归档、整理、分类及档案的信息化管理等课程进行全方位地培训。通过培训,使各单位充分认清档案管理信息化的重要性,高度重视档案管理信息化工作,充分发挥档案信息服务作用。同时也会提高了档案管理人员的管理与实际操作水平,为积极做好计算机在企事业单位档案管理的普遍应用起到了积极作用。

3 企事业单位档案计算机化应解决的问题

3.1 企事业单位档案计算机化采取相应措施的重要性

档案信息化过程中,还存在着一些亟待解决的问题,需要注意企事业单位档案信息化是一个系统性的工程,在工作的前期需要经过充分研究和调研,结合企事业单位档案信息化相关技术标准规范体系建立数字资源。规划企事业单位档案信息化的过程中一定要注意解决存在的问题。

3.2 在企事业单位档案信息化的过程中突出重点,分层要分明

在企事业单位档案信息化过程中首先就要做好数字资源的建设,随着企事业单位数字化项目工作的深入开展,以纸质为载体的档案内容已经采用图像扫描等方式以数据集的方法存储,对于这种数字化档案的数据应该首先提供利用,确保用最短的时间内以最快的速度达到企事业单位档案信息化在实际生活中的应用。

3.3 注重对专业人才的培养

在企事业单位档案信息化的过程中,有关部门一定要注重对人才队伍的培养,这样才能够从根本上改变了传统档案的管理模式,应该重新对档案管理岗位以及管理模式流程做出定位,聘用专业知识过硬的、有工作经验的复合型人才。另外企事业单位内部也可以对知识结构进行思考整合,一起解决企事业单位档案信息化过程中存在的问题。

3.4 企事业单位信息系统存在的安全问题

信息系统的安全不单单是一个技术问题,它还与系统的管理以及法律法规的保障有关。另外信息系统的稳定性也是系统安全的重要保障,信息系统除了应该具有处理大量数据而且在短时间内快速处理数据的能力之外,还要能够提供最好的措施来解决系统灾难性恢复,最大限度的避免因为系统的不稳定性所带来的安全问题。

3.5 对数字化档案信息进行管理时存在的问题

在工作人员对数字化企事业单位档案信息进行整理存入档案时,比较普通的资料保存为一般平台都能使用的TXT文本格式就可以了,但是对于特殊格式的资料就必须要在归档信息中存储能够打开该特殊格式资料的软件以及改软件如何使用的说明。对已经整理存入档案的电子文件每隔一段时间就要精心的抽查巡检,如果出现文件存储载体损坏的现象时,就要在短时间内对存储数据进行修复处理,对存入该软件的存储载体要进行刻录备份。企事业单位档案信息化通过不断努力一步一个脚印,一步一个阶梯来实现的,因此在企事业单位档案信息化的过程中就要经过不断的实践探索和发展,期间一定要遵循实用性的原则,这样才能够实现企事业单位档案管理的跨越式发展。

4 结语

总而言之,我们要深刻的认识到,伴随着企事业单位人事改革的不断进行,为企事业单位的档案管理事业带来巨大发展机遇的同时,与此同时还带来了很大的挑战。企事业单位的档案管理具有巨大的挑战性,企事业单位档案管理是企业知识共享的主要平台,它能够反映出知识型企业文化。在日后的工作中,需要工作人员对档案管理质量不断地提高,提高档案的利用率。企事业单位档案管理的计算机化,使员工档案档案管理业务水平得到跨越式提升,也为文书档案信息化的全方位覆盖奠定基础,必将极大地提高档案管理和利用服务的现代化水平。

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